El método recomendado para documentar el mantenimiento preventivo

La forma en que recomendaría documentar el mantenimiento preventivo es con un CMMS u otra forma de software de gestión de órdenes de trabajo , pero la forma exacta que tome puede depender de su tamaño, industria, etc. Sin embargo, el objetivo final es el mismo: llevar un registro del trabajo realizado, cuándo se completó, quién lo hizo y cuáles fueron sus resultados.

Maneras de documentar el mantenimiento preventivo

Por supuesto, no todos usan los mismos métodos de documentación. Lo que usa un equipo de mantenimiento a menudo depende de lo que está más familiarizado y puede verse afectado por el tamaño y las necesidades de la empresa. Algunos métodos que puede ver incluyen:

• notas de papel
• hojas de calculo excel
• Bases de datos informáticas
• Software de gestión de mantenimiento
• Llevando los datos en sus cabezas

El último de esta lista solo es posible si ejecuta una operación muy pequeña; no es realmente recomendable. Es muy fácil que los datos se pierdan y no son muy accesibles para otros. Los otros, sin embargo, son más viables.

El método recomendado para la documentación de mantenimiento preventivo

De los elementos enumerados anteriormente, el software de gestión de mantenimiento como un CMMS es el más efectivo. Lleva algo de tiempo y esfuerzo implementarlo, pero agiliza considerablemente el proceso.

Documentación de CMMS y PM

Un CMMS hace que sea muy fácil asignar tickets a sus técnicos , recibir informes de PM sobre el trabajo completado para cada activo y almacenar esos datos en un solo lugar. Los sistemas modernos facilitan la compilación de informes y la visualización de tendencias en cada activo, lo que lo ayuda a ajustar sus procesos de mantenimiento.

También se ha demostrado que aumenta la eficiencia de su flujo de trabajo hasta en un 15% , lo que hace que su PM sea más eficiente además de más fácil de rastrear.

Cómo funciona: Documentación de mantenimiento preventivo

Independientemente del sistema que utilice, el núcleo de la documentación de PM son sus órdenes de trabajo y los informes de PM. El proceso es algo como esto:

• Se programa una tarea de mantenimiento preventivo y se crea una orden de trabajo para realizar inspecciones, afinaciones, lubricación, etc.
• La orden de trabajo se asigna a un técnico.
• Van a hacer el trabajo prescrito en la orden de trabajo.
• Presentan un informe declarando que la tarea se ha completado.
• Ese informe se archiva (con suerte).

Esencialmente, el proceso de documentación rastrea los informes de órdenes de trabajo completas e incompletas, y gran parte de esa carga recae sobre sus técnicos. Si bien su supervisor de mantenimiento u otros superiores pueden ser los que organicen los informes de PM, sus técnicos son los que los crearán en primer lugar.

Ejemplo de documentación de mantenimiento preventivo

Para ver un ejemplo, tome una máquina envasadora al vacío hipotética en una instalación hipotética de envasado de alimentos. Todas las semanas, la máquina se somete a un mantenimiento preventivo de rutina, que incluye controles del nivel de aceite, barras de sellado, juntas, etc. Como tal, el planificador de mantenimiento utiliza un CMMS para generar una orden de trabajo de PM recurrente cada semana con esos elementos enumerados.

El supervisor de mantenimiento asigna esa orden de trabajo a un técnico todos los miércoles, quien va y realiza las tareas prescritas. A medida que realizan cada tarea, la marcan como completa en la orden de trabajo. Si algo no sale bien, lo anotan e incluyen las notas necesarias.

Una vez que todo está hecho, la orden de trabajo se marca como completa y se archiva en el CMMS de la empresa (que puede ser instantáneo si tiene capacidades móviles). El software registra la fecha de finalización y el informe, y el planificador maneja cualquier tarea de seguimiento.

En los casos en que el CMMS utilizado no esté disponible en un dispositivo móvil, la orden de trabajo completada se enviará al supervisor, quien registra todo en el sistema. Se debe ingresar todo lo registrado en la orden de trabajo, poniéndolo a disposición del planificador y gerente de mantenimiento cuando sea necesario.

Uso de órdenes de trabajo en la documentación de PM

Como podemos ver en el ejemplo anterior, la gestión de órdenes de trabajo es clave para documentar los MP. Como tal, es importante asegurarse de que las órdenes de trabajo se completen y registren correctamente.

La información registrada en las órdenes de trabajo.

Las órdenes de trabajo completadas le brindan una vista completa de cada tarea de PM. La información que brindan a los planificadores y gerentes de mantenimiento incluye:

• Una descripción completa de la tarea PM
• El nombre del departamento o persona que solicitó el trabajo.
• El técnico que completó la tarea.
• Dónde se completó la tarea
• La fecha estimada de finalización
• La fecha real de finalización
• Notas adicionales, incluidos informes sobre si se necesitan más trabajos de mantenimiento

Cada orden de trabajo debe ser lo más completa posible, particularmente en lo que respecta a las fechas y los informes/tareas de seguimiento. Esa información es esencial para una buena planificación del mantenimiento y para mejorar la confiabilidad del equipo.

Uso de los datos de las órdenes de trabajo

Los datos de órdenes de trabajo descritos anteriormente tienen numerosas aplicaciones en la planificación y gestión del mantenimiento. Algunas de estas aplicaciones incluyen:

Seguimiento del cumplimiento del cronograma de PM

Sepa si las tareas importantes se completan a tiempo.

Análisis de raíz de la causa

Un historial de las tareas de mantenimiento realizadas en un activo ayuda a diagnosticar las causas fundamentales de las fallas del equipo.

Planificación de mantenimiento

Ver cómo los PM coinciden con la condición de un activo ayuda a mejorar la planificación del mantenimiento.

Seguimiento de métricas y KPI

Los datos que se encuentran en las órdenes de trabajo ayudan a calcular métricas como PMP (porcentaje de mantenimiento planificado) y costos de mantenimiento.

Mantener las órdenes de trabajo en archivo

Mantener las órdenes de trabajo archivadas es simple cuando se maneja a través de un CMMS automatizado, pero aún se requiere diligencia. Si su equipo de mantenimiento no está acostumbrado a realizar un seguimiento del trabajo de mantenimiento, deberá capacitarlos en los procesos involucrados para hacerlo. Los puntos que podría necesitar cubrir incluyen:

• Completar listas de verificación en cada orden de trabajo de PM.
• Completar cada sección de cada orden de trabajo asignada.
• Enviar órdenes de trabajo cuando estén completas.
• Ingresar órdenes de trabajo completadas en el CMMS (si no se maneja automáticamente).

Parte del objetivo de su capacitación es lograr que su equipo se acostumbre a registrar órdenes de trabajo en su CMMS. Una vez que ese hábito esté en su lugar, debería convertirse en una parte automática de sus operaciones diarias.

[alert type="info" icon-size="normal"] Sugerencia: Capacitar a su equipo de mantenimiento en el uso de listas de verificación es clave para asegurarse de que sus registros de PM estén completos, pero requiere un esfuerzo diligente para que el proceso se asiente por completo. [/alerta]

Consejos para una documentación eficaz de PM

El proceso de documentación de PM es bastante sencillo en principio, pero como cualquier proceso, puede volverse un poco complicado cuando se pone en práctica. Estos consejos deberían ayudarlo a aprovechar al máximo sus esfuerzos de documentación de PM.

Incluir listas de verificación en las órdenes de trabajo

El uso de listas de verificación en sus órdenes de trabajo es clave para asegurarse de tener un registro completo de sus esfuerzos de mantenimiento preventivo. La lista de verificación definitiva de PM tendrá los siguientes elementos:

• Tareas agrupadas en un orden lógico
• Descripciones de tareas detalladas, pero concisas
• Imágenes y diagramas para ayudar a navegar cada tarea
• La frecuencia de cada tarea (diaria, semanal, mensual, etc.)
• Tiempo para completar cada tarea.
• Acciones de seguimiento

Cada uno de estos elementos no solo asegurará que cada tarea se complete correctamente, sino que también ayudará a completar sus registros cuando se archive la orden de trabajo.

Capacite a su equipo de mantenimiento

Hacer que su equipo adquiera el hábito de completar órdenes de trabajo e iniciar sesión en su sistema puede llevar tiempo. Para ayudarlos a llegar a ese punto, la capacitación debe incluir:

• Cómo completar órdenes de trabajo
• Cómo iniciar sesión en su sistema
• El proceso de trabajo necesario para respaldar el hábito de documentar el mantenimiento preventivo
• El "por qué" detrás de la documentación de PM

Hacer un seguimiento

A medida que acostumbre a su equipo a registrar las órdenes de trabajo a medida que se completan, haga un seguimiento con ellos de forma regular. Sin ese seguimiento, será fácil para ellos pensar que la documentación de PM no es realmente una prioridad.

Durante las reuniones de capacitación de seguimiento, pregúntele a su equipo cómo va el proceso de registro de PM y vea si puede haber algún obstáculo en su flujo de trabajo actual. Esto le dará la visibilidad que necesita para ver dónde se pueden necesitar ajustes.

Sugerencia: Además, realice un seguimiento de los datos recopilados , así como del proceso de documentación de los mismos. Su planificador de mantenimiento normalmente será el que revise los datos en su CMMS.

Usa los datos registrados

A medida que documente los PM, comenzará a crear una poderosa base de datos que puede usar en la planificación del mantenimiento. Eso es bueno, pero debes asegurarte de que realmente lo usas. De lo contrario, es posible que su equipo no vea el sentido de registrar todos esos datos y que su sistema se desmorone.

Automatice el proceso

La automatización de la documentación de su PM aliviará la carga de su equipo de mantenimiento y hará que sea mucho más probable que se implemente de manera consistente. Un CMMS que está diseñado para registrar órdenes de trabajo a medida que se completan puede cambiar las reglas del juego para las instalaciones que históricamente han manejado la documentación de PM a través de hojas de cálculo o sistemas de archivo en papel.

Conclusión

La mejor manera de documentar el mantenimiento preventivo es registrando órdenes de trabajo en su CMMS. Cuando esas órdenes de trabajo estén bien diseñadas y su equipo las registre regularmente de manera consistente, comenzará a crear una poderosa base de datos que lo ayudará a planificar futuras tareas de mantenimiento y mejorar la confiabilidad.