¿Qué es una solicitud de trabajo? | Solicitudes de trabajo explicadas

Una solicitud de trabajo es un documento formal (digital o en papel) que describe el trabajo de mantenimiento que debe completarse. Una solicitud de trabajo es la identificación del trabajo necesario, emitida por el cliente al departamento de mantenimiento.

Descripción general

El departamento de mantenimiento es el hogar de trabajadores capacitados en el mantenimiento de instalaciones, terrenos, equipos, vehículos y otros activos. Son los cuidadores de la propiedad y, como resultado, respaldan una variedad de necesidades de los clientes. Estas necesidades pueden agregarse rápidamente al trabajo regular programado, como la limpieza de rutina y el mantenimiento preventivo. Para administrar y validar todas las tareas, el mantenimiento debe operar con un flujo de trabajo claro.

5 elementos clave para una solicitud de trabajo:

1. Parte solicitante: una persona individual o departamento
2. Problema: estos pueden incluir grifos que gotean, trabajos de carpintería, remoción de nieve, paisajismo, renovación de iluminación interior, cambio de herramientas y reparación de vehículos
3. Prioridad: baja, media o alta; las fechas de vencimiento deben indicarse si se conocen
4. Ubicación: área específica en la instalación y planta específica si hay múltiples
5. Presupuesto: importante para la planificación y las negociaciones del trabajo, los registros contables y financieros y la aprobación de la dirección

Cuanto más detallada sea una solicitud de trabajo, mejor. Las solicitudes de trabajo detalladas ayudan a los supervisores y gerentes de mantenimiento a convertir una solicitud de trabajo en una orden de trabajo más rápido.

3 tipos de solicitudes de trabajo

Las solicitudes de trabajo se pueden clasificar de varias maneras según el tipo de industria, el tamaño de la empresa y el tamaño del equipo de mantenimiento. A continuación se enumeran algunos tipos diferentes de solicitudes de mantenimiento.

1. Por tipo de solicitante

• Solicitud del inquilino: HVAC deja de funcionar, inodoro funcionando, reparación de paneles de yeso
• Solicitud del operador: la máquina deja de funcionar, altas tasas de desechos, fugas de fluido
• Solicitud de empleados: reubicación de muebles, cambio de luces de oficinas, reparación de alfombras

2. Por tipo de establecimiento

• Solicitud escuela: mantenimiento de baños, aulas, laboratorios
• Solicitud de parque: césped, paisajismo, reparación de letreros
• Solicitud industrial: altos hornos, calderas, mantenimiento de transportadores de alimentos

3. Por tipo de prioridad

• Discrecional (importante pero no obligatorio): pintura de oficinas, mudanza de muebles, mejora de cubículos
• No discrecional (obligatorio)
  • Emergencia (asociada con la protección de vidas o la prevención de la pérdida de activos costosos): derrames de productos químicos, cortes de energía, remoción de hielo de los pasillos
  • Urgente (asociado con la puntualidad del trabajo necesario): restauración de agua caliente en un baño, reparación de aire acondicionado, funcionamiento de urinarios
  • Rutina: actividades de mantenimiento preventivo, limpieza de rutina, corte de césped
  • No rutinarios: además de los trabajos de emergencia y urgencia, esto también incluye proyectos especiales planificados

Ejemplo de una solicitud de trabajo

A través del software CMMS de UpKeep , el gerente de producción de Food Packer ABC envía una solicitud de trabajo a su equipo de mantenimiento con los siguientes detalles:

• Título de la solicitud de trabajo: Instalar una nueva línea de envasado de alimentos
• Detalles: Se ha entregado nueva línea de embalaje con 12 tarimas. Se instalarán en la misma sala de procesamiento que otras 8 líneas. Llevamos un mes de retraso en este proyecto y necesitamos capacidad adicional para cumplir con los requisitos de nuestros clientes. Trate de completar el montaje una semana después de recibir esta solicitud. El presupuesto restante del proyecto es de $3,000.
• Prioridad: Alta

En este ejemplo, el gerente de producción está bajo presión para poner en funcionamiento la nueva línea de empaque de la compañía en una semana. La solicitud de trabajo se envía a mantenimiento con el objetivo de convertirla en una orden de trabajo. Ciertos parámetros están incluidos en los detalles y deben ser considerados por mantenimiento antes de pasar al siguiente paso del flujo de trabajo.

La solicitud de trabajo le permite al departamento de mantenimiento hacer las siguientes preguntas:

• ¿Podemos realizar el trabajo dentro del plazo solicitado?
• ¿Tenemos los recursos internos para completar la solicitud?
• Si no tenemos los recursos internos, ¿el presupuesto restante es suficiente para cubrir los costos de subcontratación?
• ¿Tenemos las instrucciones de montaje?
• Si no podemos completar en el tiempo solicitado, ¿cuándo podemos hacerlo?

En este escenario, el tipo de solicitud puede considerarse una solicitud no rutinaria, ya que es un proyecto especial. Dicho esto, es probable que la solicitud de trabajo se convierta en una orden de trabajo y sigan el resto de los pasos del flujo de trabajo.

Cómo las solicitudes de trabajo mejoran el mantenimiento

En lugar de que todo se convierta en una orden de trabajo, las solicitudes de trabajo sirven como un "regulador" entre el trabajo deseado y el trabajo asignado. Todo debe pasar por un filtro, ya sea el supervisor, el gerente u otra persona. Mejora la priorización y la organización.

En nuestro ejemplo con Food Packer ABC, el beneficio específico para el mantenimiento es que las expectativas quedan claras en la sección de detalles de la orden de trabajo. Estos vienen en la forma de la razón de la urgencia, el cronograma de finalización deseado y el presupuesto asignado. Si se pueden cumplir todos los parámetros, la persona de mantenimiento asignada aprobará la solicitud de trabajo y la convertirá en una orden de trabajo. Si no se pueden cumplir todos los parámetros, entonces la persona de mantenimiento asignada deberá comunicar lo que se puede lograr con el solicitante.