¿Qué es el software CAFM?

El software de administración de instalaciones asistido por computadora (CAFM) brinda a los administradores de instalaciones las herramientas para planificar y monitorear activos, programar tareas de mantenimiento y reparación, rastrear órdenes de trabajo y cumplir con los requisitos de cumplimiento. El software CAFM ayuda a los gerentes de mantenimiento a aclarar el costo de reparar y mantener los activos, la calidad y el estado de los equipos actuales y el desempeño de los proveedores.

En ciertas áreas, como grandes almacenes antiguos, empresas con décadas de antigüedad con grandes inventarios y empresas que utilizan múltiples instalaciones, el software CAFM puede marcar la diferencia entre el caos y el orden. Llena el vacío que dejan otras soluciones de software y es un gran salto hacia el futuro.

Otras cosas que el software CAFM puede lograr incluyen:

• Utilizando el Internet de las Cosas en sus instalaciones.
• Supervisión de activos remotos que forman parte de sus instalaciones pero que se encuentran en una ubicación diferente.
• Organizar datos e información en informes concisos.
• Controlar ciertos aspectos del mantenimiento físico del edificio, como las órdenes de trabajo y el papeleo de reabastecimiento.
• Trabajando junto con otras soluciones de software para proporcionar una comprensión más clara de la relación de la instalación con la empresa en general.
• Y más

Dependiendo de la solución de software en cuestión, puede o no ser capaz de lograr estas cosas. Sin embargo, dependiendo de las necesidades de la instalación, es posible que no se necesiten todos. He aquí por qué las empresas eligen utilizar software de administración de instalaciones asistido por computadora y las circunstancias en las que ven el mayor retorno de la inversión de estas soluciones.

¿Por qué usar CAFM?

Las empresas utilizan el software CAFM porque brinda eficiencia de costos, flexibilidad, movilidad y mediciones métricas a cualquier instalación. Si bien las métricas en cuestión pueden cambiar, los objetivos parecen ligeramente diferentes y las necesidades de las instalaciones son muy diferentes, el software CAFM llega a todas las industrias y mejora la gestión de sus instalaciones.

Comencemos con una descripción general de alto nivel y analicemos algunos ejemplos para ver cómo el software CAFM mejora la instalación en su conjunto. Tenga en cuenta que estos son solo ejemplos de cómo puede funcionar un sistema CAFM. En última instancia, dependerá de la empresa, las instalaciones y los empleados en cuestión.

El propósito del software CAFM

El software CAFM permite que cada instalación adapte su solución para satisfacer necesidades muy específicas. Por ejemplo, considere una instalación utilizada para almacenar productos de gran valor. Necesitarán una mayor seguridad, recuentos de inventario muy precisos y un control estricto sobre quién entra y sale de las instalaciones.

Ahora considere un enorme almacén en expansión que contiene cantidades masivas de inventario que se distribuye a nivel regional. Ambas instalaciones pueden utilizar exactamente la misma solución de software, según el sistema individual. Todo lo que tendrán que hacer es adaptarlo para que se ajuste a sus necesidades únicas.

Esto crea una situación en la que un administrador de instalaciones con experiencia ahora tiene la capacidad de implementar una solución de trabajo en múltiples ubicaciones en un período de tiempo bastante corto.

Administradores de instalaciones y software CAFM

Pasando a una mirada de nivel medio, ¿cómo utilizan las personas a cargo de las instalaciones las soluciones CAFM? La respuesta corta es que los gerentes de las instalaciones pueden operar sus edificios de manera más eficiente con CAFM porque pueden controlar fácilmente todas sus órdenes de trabajo desde un sistema y un punto de acceso.

Todos los gerentes necesitan datos e información al alcance de la mano. Esto es particularmente cierto para los gerentes de las instalaciones. En lugar de pasar horas de tiempo infructuoso leyendo papeleo, unos simples clics pueden brindarles el informe que necesitan en un sistema de software bien organizado.

Esto libera a los gerentes para atender la gran cantidad de otras tareas en un segundo plano y permite a las empresas concentrarse en el panorama general que, de lo contrario, se desvanecería en un segundo plano.

Beneficios diarios de usar un software CAFM

¿Qué tal a diario? Cuando una instalación utiliza el software CAFM, la mayoría de los técnicos de mantenimiento pueden acceder cómodamente a los datos del sistema con dispositivos móviles. Pueden ingresar el trabajo completado o los problemas identificados en una ubicación desde cualquiera de una serie de puntos de control. Los empleados pueden tomar medidas proactivas para identificar problemas casi de inmediato, en lugar de leer múltiples formularios y documentos para informar un problema o problema.

Ya no es necesario completar y archivar copias impresas de los documentos. No pueden ser destruidos sin darse cuenta u olvidados en un rincón. Si bien aún persisten algunos problemas, como entregar los formularios a tiempo, se eliminan muchos de los obstáculos para mantener registros precisos.

Por último, y lo que es más importante, el software CAFM de calidad proporciona los datos que permiten a los administradores de las instalaciones realizar un seguimiento y medir sus KPI de formas que de otro modo no serían posibles. Por ejemplo, considere una instalación que quiere medir su tiempo de cumplimiento de órdenes de trabajo. Esa información se puede rastrear automáticamente a través de una interfaz CAFM. Lo mismo ocurre con otros KPI, como la productividad de la fuerza laboral, la cantidad de quejas de los empleados y el tiempo promedio de finalización.

Ahora que hemos cubierto lo que hace el software, veamos los fundamentos de los sistemas CAFM, lo que incluyen y dónde marca la diferencia en una instalación.

¿Qué incluye un CAFM?

Todo el software CAFM incluye tres componentes principales en torno a los cuales el resto de las características hacen sinergia. Estos son:

1. Administracion del espacio
2. Seguimiento de habilidades de activos
3. Y administración de edificios físicos.

La gestión del espacio está en la mente de todos los equipos de gestión de instalaciones. Cómo una instalación puede usar su espacio de manera más efectiva y eficiente es una lucha que casi nunca termina. El software CAFM toma gran parte de esta carga y la automatiza.

Llevar el software CAFM a un nuevo espacio, extensión o instalación permite a los administradores de las instalaciones planificar una mudanza a un nuevo espacio o una expansión al trabajar con herramientas de modelado de información de construcción (BIM) y otro software arquitectónico. Un esfuerzo de colaboración entre estas soluciones de software permite que las nuevas instalaciones comiencen con el mejor esquema organizativo posible.

El siguiente aspecto del software CAFM es su capacidad de seguimiento. La mayoría del software CAFM convencional rastreará activos de todo tipo. Estos pueden incluir la ubicación, el historial y el historial de:

• Herramientas y equipos de todos los tamaños.
• Computadoras de la empresa y el software en ellas
• Sistemas de cerradura y entrada, tanto llaves tradicionales como tarjetas programadas
• Gastos y cuentas específicos de la instalación
• Sistemas de instalaciones, como HVAC y sistemas eléctricos.
• Y más.

En conclusión, cuando se utiliza una solución de calidad para administrar sus instalaciones, el software CAFM toca cada parte del edificio en cuestión.

Una cosa es decir que cualquier solución puede mejorar cualquier situación. ¿Dónde hace la mayor diferencia el software CAFM?

Donde el software CAFM hace la mayor diferencia

El software CAFM puede marcar la diferencia en cualquier instalación de cualquier industria. La teoría no está limitada por el tamaño, el espacio, las solicitudes, el alcance u otras barreras comunes con las que luchan la mayoría de las soluciones de software. (¡Eso está reservado para soluciones individuales!)

Sin embargo, ofrece algunas ventajas significativas para industrias, empresas y empleados específicos. Echemos un vistazo a cada una de estas categorías y cómo marca la diferencia a nivel industrial, de empresa y de empleado.

Industrias

El software CAFM hace la mayor diferencia a nivel industrial en industrias que requieren grandes instalaciones y mantenimiento pesado en esas instalaciones. Cuanto más grande es la instalación, más difícil es hacer un seguimiento de todo sin algún tipo de automatización. Cuando se implementa una solución centralizada en estas instalaciones, los beneficios tienen mucho más impacto en una instalación grande en comparación con una instalación más pequeña que no necesita mucho mantenimiento.

Algunos ejemplos de industrias donde esto es particularmente cierto incluyen:

• Fabricación
• Mantenimiento
• Instalaciones de tecnología industrial
• Grandes escuelas técnicas o vocacionales
• Universidades u otras instalaciones de campus grandes

Compañías

Si una empresa tiene una instalación de gama media a grande, normalmente puede beneficiarse de algún tipo de solución de software CAFM. Incluso si necesitan una solución de software mucho más grande para informar todas sus necesidades, algún elemento del software de administración de instalaciones será parte de esa solución más grande.

Las empresas verán el mayor retorno de la inversión de una solución de software CAFM en los casos en que:

• Instalaciones grandes o múltiples que deben administrarse desde una ubicación bastante centralizada
• Se necesitan altos niveles de supervisión/seguridad en la instalación
• Se requiere una mayor documentación por parte de la alta dirección o de las fuerzas del orden
• Y otras situaciones que requieran un mayor seguimiento, observación, etc.

¿Es CAFM adecuado para usted?

Si bien las soluciones CAFM ofrecen muchos beneficios para algunas instalaciones, a otras les puede ir bien con un software simple y menos costoso, mientras que algunas grandes empresas pueden exigir aún más funcionalidad. Aquí hay una descripción general rápida de los dos principales sistemas de software que pueden ser más adecuados para ciertas instalaciones y organizaciones, según sus necesidades.

Lo primero es una situación en la que el enfoque debe estar en el mantenimiento. La mayoría de las organizaciones centradas principalmente en tareas de mantenimiento pueden obtener todo lo que necesitan con un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) que maneja los horarios de trabajo, las asignaciones de órdenes de trabajo, el seguimiento de las reparaciones y los activos, y el cumplimiento.

Por otro lado, CAFM trabaja con CMMS, diseño asistido por computadora (CAD) y herramientas BIM para reunir una mayor cantidad de datos de instalaciones de lo que es posible con un CMMS. Un buen lugar para comenzar si cree que puede necesitar más datos y potencia en su sistema en el futuro es con un CMMS que pueda, en el futuro, interactuar con un conjunto de herramientas CAFM.

¿Qué pasa si una instalación es simplemente demasiado grande para una sola solución? El software que amplía la funcionalidad para incluir análisis pesados, facturación, pagos y contratistas de abastecimiento está fuera del alcance de CAFM. Un sistema integrado de gestión del lugar de trabajo (IWMS) es el siguiente paso anterior, extendiendo la gestión de datos a temas inmobiliarios, de gestión de proyectos y de sostenibilidad. Esto suele estar encima de los otros elementos en un CAFM.

Sin embargo, debido al enorme tamaño de una solución IWMS, no es necesariamente la mejor inversión que puede hacer una pequeña o mediana empresa. Estas soluciones también suelen requerir mucho tiempo para configurarse y su implementación es lenta. Si se encuentra en un campo que cambia rápidamente o utiliza instalaciones que cambian de un propósito a otro, es posible que un IWMS no le ofrezca la flexibilidad que necesita. Las pequeñas empresas normalmente se encuentran sin los recursos necesarios, mientras que las instalaciones más grandes pueden quedar esclavizadas por el software.

Un sistema CAFM llena el vacío entre los sistemas simples de uno o dos trucos y los sistemas prohibitivamente grandes que cubren más de lo que se necesita en cualquier instalación en particular. Elimina los sistemas antiguos y obsoletos de una manera bastante sencilla y, al mismo tiempo, conserva la flexibilidad y la funcionalidad de múltiples sistemas.

¿Encajas en esa categoría?

En conclusión

El software CAFM es un software diseñado específicamente para los administradores de instalaciones y sus necesidades. Llega a múltiples industrias y tamaños de empresas. La única característica unificadora entre sus muchos usos diferentes es una instalación que necesita ser administrada.

Ofrece muchos beneficios diferentes a las empresas, desde el nivel ejecutivo hasta los nuevos empleados del turno de noche. El software CAFM puede reemplazar los sistemas obsoletos, aumentando la eficiencia y la productividad en cuestión de semanas en lugar de meses.

Cuando un administrador de instalaciones puede acceder a todos los datos importantes sobre cualquier instalación determinada, en cualquier momento, el tiempo, los recursos y la energía se liberan de las minucias. Estos ahorros impactan en muchas áreas diferentes que van mucho más allá de las instalaciones hasta el corazón mismo de las empresas.

Y comienza con la determinación de hacerlo mejor.