¿Qué hace un sistema de gestión de inventario?

Un sistema de gestión de inventario realiza un seguimiento de los artículos que una organización compra para fabricar o entregar su producto o servicio final a sus clientes. Por lo general, incluye una variedad de hardware, software y procesos para identificar y seguir un artículo desde el momento en que ingresa a una instalación hasta el momento en que se usa en un producto final o se consume.

Probablemente piense en los artículos de inventario como aquellas cosas que utiliza una empresa para crear su producto. Por ejemplo, un fabricante de acondicionadores de aire puede tener artículos de inventario como condensadores, ventiladores, correas, bobinas y refrigerante.

Si bien esas materias primas se rastrean en un sistema de gestión de inventario, las empresas también deben realizar un seguimiento del inventario de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO). De acuerdo con Supply Chain Mangement Review , aproximadamente el 40 por ciento del presupuesto de compras de una empresa puede gastarse en artículos MRO, como suministros de limpieza y herramientas de mantenimiento.

Componentes necesarios

Un buen sistema de gestión de inventario debe contener ciertos componentes que incluyen un sistema de identificación, software de gestión y procedimientos estandarizados.

Un sistema de identificación puede ser un registro manual de los números de modelo o de piezas en una hoja de cálculo, un sistema de código de barras que etiqueta cada artículo o un sistema complejo de identificación por radiofrecuencia que involucra etiquetas de microchip.

Se puede usar un sistema informático centralizado como un CMMS para registrar, rastrear y reportar la información de manera continua. Un sistema integrado de etiquetado de inventario y CMMS pueden proporcionar información útil sobre los datos de inventario en tiempo real, así como ayudar a tomar mejores decisiones de compra.

Finalmente, una empresa debe tener procesos claros y consistentes en términos de etiquetado, documentación y requisitos de informes para que se generen datos de alta calidad. Todos los miembros del equipo deben recibir capacitación periódica sobre estos procesos.

Beneficios

La gestión precisa del inventario puede mejorar la eficiencia y la productividad de una organización. Cuando los artículos para las actividades de producción y MRO se ordenan lo más cerca posible del justo a tiempo, una instalación reduce el espacio, la administración y los costos asociados con el exceso de inventario.

Además, un inventario reducido puede mejorar el flujo de caja, los informes de previsión, la organización y las relaciones con los proveedores.