Los mejores KPI y puntos de referencia para los fabricantes de alimentos y bebidas

Dado que la industria de alimentos y bebidas (F&B) se basa cada vez más en los datos, es importante saber qué indicadores clave de rendimiento (KPI) y puntos de referencia vale la pena seguir. En términos generales, los mejores KPI y puntos de referencia para realizar un seguimiento son aquellos que más se alinean con los objetivos estratégicos de su organización.

Contenido

En este artículo, discutiremos lo siguiente:

• Las diferencias entre un KPI y un benchmark.
• Por qué el seguimiento de los KPI es importante para la industria de F&B.
• Qué métricas normalmente vale la pena rastrear.
• Cómo determinar qué métricas son mejores para su organización.
• Cómo rastrear y utilizar mejor los KPI y los puntos de referencia.

Diferencia entre un KPI y un Benchmark

En primer lugar, es importante darse cuenta de que los KPI y los puntos de referencia no son exactamente lo mismo. Si bien es cierto que ambos involucran métricas que pueden usarse para mejorar su proceso, son tipos de mediciones completamente diferentes.

Indicadores clave de rendimiento

Los indicadores clave de rendimiento son mediciones generales que indican cómo le está yendo a su instalación en términos de alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, si uno de sus objetivos estratégicos es reducir el producto desperdiciado debido a defectos en el empaque, puede considerar las tasas de fallas en sus máquinas de empaque o la pérdida general de productos como indicadores clave.

[alert type="info" icon-size="normal"] Sugerencia: es importante asegurarse de que los KPI que realiza un seguimiento realmente lo ayuden a lograr sus objetivos. A veces, puede ser fácil concentrarse en métricas que son demasiado amplias o que no brindan información útil sobre el estado de sus instalaciones. [/alerta]

Puntos de referencia

Si bien los KPI son en gran medida medidas conectadas a sus procesos internos, los puntos de referencia implican compararse con otros para ver cuál es su posición en la industria. Puede utilizar puntos de referencia generales, en los que compararía sus procesos con los del mundo en general, o puede centrarse en competidores u otros en industrias similares. Algunas empresas incluso realizan evaluaciones comparativas internas, en las que comparan los procesos en un área de su empresa con los de otra, como entre diferentes almacenes o instalaciones de producción.

Los puntos de referencia a menudo sirven como objetivos que puede usar al realizar un seguimiento de los KPI.

Por qué los fabricantes de alimentos y bebidas deberían realizar un seguimiento de los KPI y los puntos de referencia

Esencialmente, los KPI le brindan información sobre la efectividad de sus procesos en términos de alcanzar objetivos estratégicos, mientras que los puntos de referencia lo ayudan a establecer objetivos realistas. Hay una serie de razones por las que desea realizar un seguimiento de ambos, que incluyen lo siguiente.

Meta Objetivos importantes

En primer lugar, los indicadores clave de rendimiento y los puntos de referencia lo ayudan a concentrarse en objetivos comerciales importantes. La evaluación comparativa en particular lo ayuda a determinar dónde deben estar ciertas métricas y prácticas, ya sea que esté buscando la satisfacción del cliente, racionalizando los costos, mejorando la seguridad del producto o eliminando el desperdicio de sus procesos de producción.

Al comparar puntos de referencia relevantes con sus KPI actuales, podrá identificar las áreas en las que falta su empresa y establecer objetivos que le ayuden a alcanzar el nivel más alto de mejora.

Sigue el progreso

Los KPI y los puntos de referencia también lo ayudan a realizar un seguimiento del progreso. Le brindan visibilidad sobre sus procesos, finanzas, satisfacción del consumidor, etc. y, por lo tanto, lo ayudan a ver cómo lo está haciendo en términos de alcanzar los objetivos estratégicos. De esta manera, puede ver cómo los cambios en sus procesos y prácticas afectan su progreso y hacer ajustes a medida que avanza. Si algo no funciona, monitorear su progreso con KPI debería permitirle corregir su curso con un desperdicio mínimo.

Proporcione información sobre los problemas

Si hay áreas problemáticas en cualquier sección de su empresa, el seguimiento de los KPI correctos puede ayudarlo a conocerlos. Además, algunas métricas pueden ayudarlo a comprender mejor cómo resolver esos problemas. Por ejemplo, si los datos financieros muestran un gasto de mantenimiento comparativamente alto en una de sus instalaciones de producción, junto con un alto número de horas de inactividad no planificadas en comparación con instalaciones similares en el sector de alimentos y bebidas, eso podría orientarlo hacia la mejora de la gestión de mantenimiento en esa instalación.

Controle los datos vitales de su empresa

Al monitorear de cerca los KPI, esencialmente realiza un seguimiento de los signos vitales de su empresa. Si algo falla, será una señal de que algo ha sucedido que ha disminuido la salud de su organización, lo que le dará una señal para comenzar a rastrear posibles problemas y resolverlos. Al observar los datos de referencia junto con esos KPI, podrá ver si se trata de un problema interno o un problema que afecta a la industria de alimentos y bebidas en general, lo que le dará una idea de dónde enfocar los esfuerzos de mejora.

En última instancia, los problemas no se te presentan tan fácilmente si vigilas de cerca los KPI.

11 de los mejores KPI y puntos de referencia para fabricantes de alimentos y bebidas

Si bien la mayoría de las personas en la industria de alimentos y bebidas son muy conscientes de la importancia de la evaluación comparativa y el seguimiento de KPI, puede ser difícil determinar qué métricas realmente vale la pena usar. Algunos de los mejores KPI para rastrear y comparar incluyen los siguientes.

1. Margen operativo

Uno de los KPI más fundamentales es el margen operativo. Su margen operativo es una medida de cuánta ganancia le queda después de los costos operativos variables (como salarios, materiales, operaciones, costos administrativos, etc.) y antes de pagar impuestos o intereses. Esta métrica puede mostrar si su rentabilidad está mejorando o no, o incluso si se mantiene estable, con el tiempo, y brinda cierto contexto para las otras métricas que medirá.

El margen operativo es útil cuando se compara su empresa con negocios similares dentro de su industria, pero mucho menos cuando se va fuera de su mercado. Como tal, se utiliza mejor como punto de referencia frente a otros en la industria de alimentos y bebidas que tienen niveles similares de ingresos.

2. Tiempo de inactividad no planificado

Uno de los diversos gastos que deben afrontar los fabricantes de alimentos y bebidas es el de mantenimiento y operaciones. Mantener esos costos bajos es clave para mejorar la rentabilidad, y el tiempo de inactividad no planificado es uno de los principales culpables de los altos costos de mantenimiento y la disminución de la productividad.

El tiempo de inactividad no planificado a menudo se calcula como un porcentaje de su tiempo operativo total, y los altos niveles de tiempo de inactividad no planificado a menudo resultan de fallas frecuentes en los equipos. La prevención de esos eventos de avería puede reducir al mínimo el tiempo de inactividad y la pérdida de productividad que conlleva, por lo que su seguimiento puede ayudarlo a controlar el rendimiento de sus procesos de MRO.

[alert type="info" icon-size="normal"] Sugerencia: los KPI de operaciones pueden tener un gran impacto en sus métricas financieras. De hecho, un estudio mostró que el 80% de las empresas que experimentan altos niveles de mejora financiera también se centraron en mejorar los KPI de operaciones. [/alerta]

3. Finalización del mantenimiento preventivo

Otra métrica de mantenimiento vital es la finalización del mantenimiento preventivo (PM). PM es clave para operaciones saludables, pero si se dejan tareas importantes sin hacer, es probable que vea más eventos de tiempo de inactividad no planificado en sus instalaciones de producción. El porcentaje de tareas de PM que se completan a tiempo le dará una idea de cuán efectivas son sus prácticas de gestión de mantenimiento.

Si las tasas de finalización de PM son bajas, es posible que deba ajustar sus prácticas de planificación y programación de mantenimiento , mejorar la gestión de inventario de MRO o incluso eliminar algunos PM que pueden no ser totalmente necesarios.

4. Rendimiento

En términos de producción, el rendimiento es una medida de la cantidad de producto que sus procesos de fabricación pueden producir durante un período de tiempo determinado. Esta métrica puede darle una idea de cuánto puede producir, y cuando se mide para máquinas individuales, puede darle una idea de dónde pueden ocurrir cuellos de botella en su proceso.

Además, las caídas en el rendimiento pueden indicar problemas o averías en algún lugar de sus líneas de producción, lo que le indica cuándo realizar el mantenimiento necesario o realizar mejoras.

5. Rendimiento

Mientras que el rendimiento mide el volumen bruto de alimentos y bebidas que producen sus instalaciones, el rendimiento se vuelve un poco más específico al indicarle cuánto se produce correctamente. Si tiene un rendimiento constante pero un rendimiento general más bajo, es una señal de que es posible que una de sus máquinas o procesos no esté funcionando correctamente.

Como tal, monitorear constantemente el rendimiento de sus procesos puede informarle sobre posibles problemas antes de que se conviertan en fallas completas o inflen los costos operativos debido al desperdicio.

6. Rotación de inventario

La rotación de inventario es una medida de cuántas veces recorre su inventario actual durante un período de tiempo determinado. En otras palabras, muestra con qué frecuencia se vende y reemplaza todo lo que hay en su inventario.

Dado que los fabricantes de alimentos y bebidas se ocupan de artículos perecederos, es importante asegurarse de que su inventario se renueve mucho antes de que sus productos tengan la posibilidad de estropearse en sus estantes. Además, cuanto mayor sea la rotación de su inventario, más productos podrá vender.

7. Tasa de llenado

Si bien una alta rotación de inventario es importante, es igualmente importante asegurarse de poder cumplir con todos los pedidos a tiempo. Su tasa de cumplimiento es el porcentaje de todos los pedidos que envía a tiempo y en su totalidad.

Idealmente, esto debería estar al 100%. Pero dado que también debe asegurarse de rotar su inventario con frecuencia, puede ser un equilibrio difícil de mantener. Tener una gran cantidad de productos a mano ayudará a mejorar su tasa de llenado, pero demasiado podría resultar en una pérdida de inventario con el tiempo. Por otro lado, mantener muy poco inventario significará que se rota con frecuencia, pero a costa de una tasa de llenado más baja.

8. Costo de distribución como porcentaje de los ingresos

Uno de los gastos más altos que enfrentan los fabricantes de alimentos y bebidas es el costo de distribución del producto. Como tal, un aspecto clave de la eficiencia de su empresa es mantener esos costos bajos. Al realizar un seguimiento de los costos de distribución como un porcentaje de sus ingresos totales, podrá ver cuán eficientes son sus esfuerzos de distribución a lo largo del tiempo y tomar medidas cada vez que comiencen a tener una tendencia al alza.

[alert type="info" icon-size="normal"] Sugerencia: los mejores valores de su clase para los costos de distribución son del 3,5 % o menos. Esto se puede lograr mediante la consolidación de envíos más pequeños en envíos más grandes y el uso de cross-docking con procesos de envío "justo a tiempo". [/alerta]

9. Días de ventas pendientes

El número promedio de días que tardan los clientes en pagar las facturas se representa por días de ventas pendientes. Cuanto más bajo sea el número, mejor porque significa que podrá ver rendimientos más rápidos en sus operaciones y gastos administrativos. Centrarse en esta métrica puede ayudar a su empresa a mejorar su capacidad de cobrar deudas.

10. Hora de cerrar libros

Otra métrica financiera es el tiempo que le toma a su oficina de contabilidad cerrar los libros y crear informes como Balances y Cuentas de Pérdidas y Ganancias. Al mantener esta métrica baja, podrá responder mejor a los cambios financieros de manera rápida y eficaz, ya que sus datos estarán más actualizados.

11. Gasto en TI como porcentaje de los ingresos

A medida que la industria de alimentos y bebidas avanza hacia procesos más automatizados, monitoreo de equipos, etc., existe una mayor necesidad de una administración de TI eficiente. Un bajo porcentaje de gasto en TI es generalmente una señal de que su gestión de tecnología de la información es eficiente.

Cómo saber qué KPI y puntos de referencia debe seguir

Si bien los indicadores clave de rendimiento anteriores pueden proporcionar información importante a los fabricantes de alimentos y bebidas, cada negocio es único. En última instancia, los KPI y los puntos de referencia que realice un seguimiento dependerán de sus objetivos comerciales.

Comience con sus metas

Los KPI que mida en su negocio deben basarse en sus objetivos. De lo contrario, probablemente terminará desperdiciando recursos rastreando métricas que tienen menos probabilidades de tener en cuenta sus decisiones comerciales o medir el progreso en relación con sus objetivos.

[alert type="info" icon-size="normal"] Sugerencia: la etapa actual de su negocio también es un factor al analizar sus objetivos. Las empresas más jóvenes tienden a centrarse en asegurarse de que su modelo de negocio funcione, mientras que las empresas más antiguas buscarán optimizar los procesos establecidos. [/alerta]

Encuentre indicadores clave para respaldar sus objetivos

Con los objetivos de su negocio en mente, busque métricas que lo ayuden a seguir el progreso hacia esos objetivos. Por ejemplo, si su objetivo es reducir el desperdicio de producción, es probable que medir la rotación de inventario o el tiempo de inactividad no planificado sea más relevante que el tiempo para cerrar libros o el gasto en TI.

Concéntrese en lo que es medible

Finalmente, los indicadores clave deben ser medibles dentro de su negocio. Si carece de los medios para registrar métricas importantes, o si las métricas que está utilizando son demasiado abstractas para precisarlas con números reales, probablemente no valga la pena intentar rastrearlas.

Además, no intentes hacer todo a la vez. Seleccione unos pocos importantes y evite estirar demasiado sus esfuerzos.

Cómo rastrear y utilizar mejor los KPI y los puntos de referencia

Para ser efectivo, deberá asegurarse de realizar un seguimiento y utilizar sus KPI de manera efectiva. Aquí hay algunas mejores prácticas y consejos a seguir al hacerlo.

Usar software empresarial

La tecnología y el Internet de las cosas han facilitado mucho el seguimiento de los datos. Si bien la industria de alimentos y bebidas suele tardar más que otras en adoptar nuevas tecnologías, existe una necesidad creciente de implementar soluciones de software para rastrear los datos de su empresa.

El software ERP (planificación de recursos empresariales) se utiliza para realizar un seguimiento de numerosos procesos comerciales mediante el registro de información en una base de datos central. El software utilizado en varios departamentos de su empresa puede integrarse en su sistema ERP para agregar visibilidad a sus procesos en toda su organización.

Cuando se trata de datos de mantenimiento y operaciones, necesitará un CMMS (sistema de gestión de mantenimiento computarizado) para registrar datos y ayudarlo a mejorar la eficiencia de sus procesos de MRO.

Capacite a su personal

Junto con la tecnología, debe asegurarse de que su personal conozca los KPI que está rastreando, en particular aquellos que se ven directamente afectados por las actividades en su departamento. La capacitación constante sobre lo que significa cada indicador, por qué es importante y cómo su personal puede ayudar a mejorarlo puede contribuir en gran medida a que todos participen en sus esfuerzos de mejora.

Publicar información de KPI en áreas visibles

En un esfuerzo por hacer que su personal conozca sus KPI y puntos de referencia, considere publicar información sobre los indicadores clave que ha elegido monitorear, así como sus objetivos, en áreas visibles, como salas de descanso o donde sea probable que las personas registren datos.

Algunas soluciones de software lo facilitan al incluir paneles personalizables que muestran métricas clave. Tener un tablero configurado para mostrar métricas pertinentes al departamento del usuario puede ayudar a mantener a todos al día.

Mantenga los KPI en contexto

Al realizar un seguimiento de los KPI, el contexto es clave. Por ejemplo, si su objetivo es vender más productos, puede comenzar a realizar un seguimiento de las tasas de cumplimiento. Pero hacerlo sin recordar la necesidad de mantener el inventario optimizado puede generar grandes cantidades de productos vencidos y mayores costos de mantenimiento del inventario. Es importante asegurarse de considerar la función de cada KPI en su organización en lugar de tratarlos a todos como fines en sí mismos.

Al elegir los KPI correctos y mirarlos en su contexto adecuado, evitará que trabajen uno contra el otro.

Conclusión

Al alinear los KPI y los puntos de referencia con los objetivos estratégicos de su organización, y centrarse en particular en aquellos que son relevantes para la industria de alimentos y bebidas, podrá controlar mejor los procesos de su negocio mientras mejora la toma de decisiones, reduce el desperdicio, y aumentando la rentabilidad.

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