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Siete atributos de un CMMS altamente efectivo

Equipo de mantenimiento revisando CMMS en tableta

Invertir en un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) no es poca cosa para una empresa. Si bien estos sistemas son una necesidad en el amplio mundo actual del mantenimiento, es difícil encontrar el adecuado para sus necesidades. Este problema se agrava porque la mayoría del software CMMS no ha demostrado ser efectivo.

Es importante saber que estos sistemas no son necesariamente malos; simplemente no están proporcionando la información que la empresa necesita para optimizar su nuevo activo . ¿Cómo pueden las empresas encontrar y aprovechar el mejor CMMS para sus necesidades y qué trabajo deben esperar poner en él?

Para responder a estas preguntas, examinemos en detalle qué hace que un CMMS sea altamente efectivo y cómo las empresas pueden medir la efectividad al tomar sus decisiones de selección.

¿Qué hace que un CMMS sea altamente efectivo?

El propósito de un CMMS es rastrear, organizar y diagnosticar las necesidades de los activos. Cuando se implementa y utiliza correctamente, esto crea un mayor tiempo de actividad, procesos optimizados y una mayor producción general de las instalaciones.

Por otro lado, cuando los sistemas CMMS no se implementan correctamente, las instalaciones tienen dificultades, los retrasos en la producción y aumentan las frustraciones de los empleados. El sistema puede ser desechado y los sistemas más antiguos e ineficaces pueden ocupar su lugar, lo que lleva a una espiral de improductividad.

Lamentablemente, la mayoría de los sistemas no son efectivos. Fallan en uno o más de los tres elementos básicos que se les exigen. Ya sea rastreando, organizando y/o diagnosticando, todos los días que una empresa ejecuta un sistema CMMS no optimizado, pierde dinero, tiempo y recursos.

El mejor sistema CMMS:

Es fácil de usar.
Está organizado de manera que todas las funciones del CMMS dependen unas de otras.
Proporciona los requisitos de éxito de CMMS.
Gestiona la salud de los activos de la empresa.
Tiene roles definidos para todo el personal.
Admite el mapeo de procesos de mantenimiento.
Crea cuadros de mando de gestión de mantenimiento.

¿Cómo se ven estos siete atributos en la práctica? ¿Cómo se pueden implementar? ¿Para cuántas personas necesitan ser verdad? ¿Los empleados necesitan capacitación especial sobre el sistema, o el sistema se adaptará automáticamente a la empresa?

Echemos un vistazo a cada uno de estos siete puntos y cómo se ven en el mundo real de las instalaciones y los empleados.

Los Siete Atributos, en Detalle

1. Fácil de usar

En primer lugar, un CMMS altamente efectivo debe ser fácil de usar. Si bien es posible que se requiera algo de capacitación, un CMMS que nadie puede usar es muy ineficaz. Dicho esto, el sistema no podrá ser utilizado por todos los empleados. Es demasiado grande y contiene demasiada información para ser una herramienta común. Entonces, ¿cuál es el saldo?

El equilibrio es que un CMMS de instalación debe ser fácil de usar para los empleados que deben usarlo regularmente. Esto puede incluir, pero no se limita a:

Responsables de diferentes departamentos y áreas.
supervisores
Empleados de repuestos.
Otro personal capacitado que trabajará con el sistema de manera regular.

Cuando sus especificaciones de usuario son claras y los empleados están capacitados , entonces está bien encaminado hacia un sistema fácil de usar.

[alert type="success" icon-size="normal"] Sugerencia de mantenimiento: defina qué empleados deben usar el sistema antes de evaluar la facilidad de uso de cualquier CMMS.

2. Todas las funciones del CMMS dependen unas de otras

Un CMMS se centra en los activos. Cada función del sistema trabaja con los activos dentro del sistema. Para proporcionar una evaluación coherente y clara de cualquier activo dado, estas funciones deben trabajar juntas.

Una vez que pones tus activos en el sistema, se pone a trabajar. Por eso es tan importante que el sistema sea fácil de usar. Si se comete un error al comienzo del proceso, seguirá al activo por todo el sistema y creará confusión en el sistema y la instalación.

[alert type="success" icon-size="normal"] Sugerencia UpKeep: tenga un equipo dedicado con la única función de proporcionar datos precisos a su CMMS para brindar la mejor información posible.

3. Requisitos claros para el éxito de CMMS

Un CMMS es costoso y, naturalmente, las empresas quieren ver qué tipo de retorno de la inversión recibirán de él. Además, si el sistema no sabe cómo es el éxito, abre la puerta a todo tipo de malentendidos. Es por eso que los requisitos claros de éxito de CMMS son imprescindibles en cualquier sistema efectivo.

Los sistemas de mantenimiento de clase mundial son mucho más baratos de lo que muchas empresas creen que son. Los puntos de referencia de éxito claros demuestran su eficacia y valor cuando se cuestiona un CMMS.

4. El sistema administra la salud de sus activos

El mantenimiento preventivo es fundamental para el éxito a largo plazo y la salud de los activos. Sin embargo, puede ser una de las formas de mantenimiento que consumen más tiempo en una instalación debido a su nivel y requisitos avanzados. Su CMMS debería poder acompañar su estrategia de mantenimiento preventivo y, como resultado directo, administrar el estado de los activos en todas sus instalaciones. Por ejemplo, un CMMS altamente efectivo recopila información sobre sus activos constantemente. Este es uno de los pasos principales para un programa de mantenimiento preventivo de calidad .

El estado y la gestión de los activos también son fundamentales para el estado general de la empresa. Cuando se optimiza adecuadamente, su CMMS puede asumir la carga principal de estas tareas, liberando a los empleados, la administración y los sistemas de las funciones de administración de activos.

5. La gerencia define los roles de todo el personal

Un CMMS altamente efectivo no está destinado a ser utilizado por todos los empleados. Incluso los sistemas más fáciles de usar necesitan una amplia capacitación del usuario para aprovechar la herramienta. Para maximizar la eficiencia, la administración de las instalaciones debe definir los roles de todo su personal.

Esto parece simple, pero puede ser la diferencia entre el caos y el orden. Cuando los roles no están claramente definidos, crea confusión y estrés para casi todos los empleados.

Además, cuando los roles no están claramente definidos, los datos se corrompen mucho más fácilmente. Si se ingresan datos incorrectos en el sistema, producirá respuestas inexactas. Esto conduce a que la información incorrecta se propague por todo el sistema.

[alert type="success" icon-size="normal"] Sugerencia de UpKeep: Considere usar una hoja de trucos para mantener a todos actualizados.

6. Soporta Mapeo de Procesos de Mantenimiento

Todos los procesos de mantenimiento deben estar mapeados y su CMMS debe ser capaz de admitir esta función. Dado que el sistema ya tiene un registro de todos sus activos y un flujo constante de datos de esos activos, está en una posición única para respaldar su mapeo de procesos a fin de crear los procesos diarios más eficientes y efectivos.

Si su sistema es incapaz de hacer esto o tiene dificultades para admitir el mapeo de procesos, considere verificar los datos de entrada y los requisitos de éxito que ha establecido.

Otra forma de pensar en el mapeo de procesos de mantenimiento es como programación de mantenimiento. Esto es especialmente efectivo si muchos de los procesos existentes funcionan bien y necesitan pocos o ningún cambio. En estos casos, un CMMS puede mostrar brechas, redundancias y otros cambios que deben ocurrir en el esquema general de las cosas.

7. Crea paneles de administración de mantenimiento

Finalmente, su CMMS necesita crear paneles de administración de mantenimiento de alguna variedad. Debe poder ver lo que está sucediendo, y eso es exactamente lo que deberían mostrar estos paneles.

Considere un juego de baloncesto. Los espectadores, árbitros y jugadores quieren poder ver cuáles son los puntajes. Lo mismo es cierto para el mantenimiento de sus instalaciones. Algunas áreas que los tableros pueden monitorear incluyen:

KPI de planta.
Retorno de la inversión en activos.
Fiabilidad de los activos.
Reelaboración de mantenimiento.
Tendencias de horas de trabajo de emergencia.
Cumplimiento de PM.
Y más.

Conclusión

Un CMMS es una gran inversión para empresas e instalaciones. Afecta a casi todos los aspectos de los activos de la instalación, la gestión de activos, el mantenimiento preventivo y más. Para justificar la importancia de dicha inversión, debe poder señalar los hechos y las estadísticas que lo respaldan a usted y a la inversión.

Cuando un CMMS ofrece estos siete atributos, estará en el camino correcto para demostrar su valor y la eficacia del nuevo sistema para usted, las instalaciones y los empleados involucrados.

[alert type="info" icon-size="normal"] Nota: este artículo se basa en un seminario web "7 atributos de un CMMS altamente efectivo" con Ricky Smith. Para ver la grabación del webinar, visite este enlace .