¿Cuáles son las fallas más comunes en la implementación de CMMS?

La implementación de CMMS puede parecer simple a primera vista, pero un asombroso 70% de las implementaciones fallan (y muchas de ellas exactamente por las mismas razones). Las organizaciones sienten que usar software nuevo es fácil, por lo que renuncian a muchas de las estrategias críticas de planificación y preimplementación que hacen que la adopción de CMMS sea un éxito.

Hay cuatro formas realmente importantes de estropear la implementación de un CMMS , y la mayoría de los proyectos fallidos sufren de una o más de ellas.

1. Planificación
La planificación es un paso vital en el proceso y uno que a menudo se pasa por alto.

Un CMMS por sí solo no solucionará los problemas de mantenimiento que afectan a una instalación. Para implementar correctamente un CMMS (o incluso para elegir el software adecuado), una instalación debe crear un plan de acción que incluya:

• Qué tipo de datos quieren rastrear
• Qué tipo de funcionalidad necesitan
• Que tipo de presupuesto tienen
• Aprobaciones y aceptación de las partes interesadas

Invertir inmediatamente en un CMMS sin un plan es un gran error que puede acabar con un proyecto al llegar.

2. Implementación
El paso con la mayor variedad de lugares para fallar es probablemente el paso de implementación.

Hay más en esto que instalar el software y comenzar las órdenes de trabajo. La implementación involucra toneladas de factores críticos:

• ¿Cómo se migran los datos de sistemas anteriores?
• ¿Existe un plan PM diseñado y listo para ser programado?
• ¿Se probó el software en un área antes de implementarlo en toda la instalación?
• ¿Todos se comunican cuando las cosas se están implementando?

En esta etapa, la comunicación, las pruebas y la planificación siguen siendo partes muy importantes del proceso de implementación de CMMS.

3. Entrenamiento
Cuando un nuevo activo llega a una instalación, el personal de mantenimiento debe recibir capacitación sobre el uso y las tareas de mantenimiento. Lo mismo ocurre con un CMMS, pero las instalaciones aún continúan revisando este paso.

La capacitación tampoco debe ser algo de una sola vez; la capacitación continua es increíblemente importante, especialmente si un CMMS recibe actualizaciones para nuevas funciones. Cuando una organización escatima en capacitación, el personal de mantenimiento no sabrá cómo usar el sistema que se supone que facilitará su trabajo.

Además, está comprobado que la capacitación aumenta la adopción ; no deje que esto elimine una implementación.

4. Datos
Finalmente, el proceso de recopilación de datos puede acabar con un CMMS con facilidad: si ingresa datos basura, obtiene datos basura.

Los equipos de mantenimiento deben comprender qué tipo de datos deben ingresar. La capacitación práctica puede ayudar con esto: si a los técnicos se les muestra cómo completar las órdenes de trabajo con información útil y de calidad, los datos que obtenga serán procesables.