Una descripción general de las regulaciones del IRS para el mantenimiento

El IRS permite que las empresas elijan costos que se pueden deducir o capitalizar. Las deducciones se realizan restando el costo de un gasto comercial de los ingresos en el año en que se incurre en el costo o en el año en que se paga el costo. Si se capitaliza un costo, una empresa puede recuperarlo durante un período de tiempo a través de deducciones por amortización, agotamiento o depreciación.

En este artículo, citaremos algunos costos deducibles específicos y costos de mejoras de capital que están directamente relacionados con las operaciones de mantenimiento y cómo el IRS permite que las empresas recuperen esos costos.

Nota: Para conocer las reglas completas del IRS que se aplican al mantenimiento, visite la publicación 535 del IRS . También tenga en cuenta que los requisitos continúan cambiando y que un buen CPA puede ser la mejor referencia.

Deducibles

Costos de reparación y mantenimiento

Los montos pagados por reparaciones y mantenimiento de bienes tangibles pueden deducirse si los montos pagados no requieren ser capitalizados. Sin embargo, una empresa puede optar por capitalizar los montos pagados por reparación y mantenimiento según sus propias políticas internas para el manejo de libros y registros. Los especialistas en contabilidad e impuestos revisan las reparaciones menores y mayores que se hacen a los bienes de capital. Las reparaciones menores pueden deducirse inmediatamente y las reparaciones o mejoras mayores pueden depreciarse con el tiempo.

La depreciación es el proceso de distribuir el costo de un activo a lo largo de su vida útil. Este método de recuperación de costos se utiliza para activos tangibles como edificios, vehículos y equipos de fabricación.

Consulte nuestra publicación de blog titulada Por qué la depreciación de activos es importante para los equipos de mantenimiento para obtener información adicional sobre la depreciación y cómo UpKeep puede ayudar a los equipos de mantenimiento y finanzas a realizar un seguimiento de la depreciación.

Costos de retiro de activos retirados

El IRS establece que si retira y retira un activo depreciable en relación con la instalación o producción de un activo de reemplazo, puede deducir los costos de retirar el activo retirado. Sin embargo, si reemplaza un componente (parte) de un activo depreciable, capitalice los costos de remoción si el reemplazo es una mejora y deduzca los costos si el reemplazo es una reparación.

En nuestro artículo sobre órdenes de trabajo , usamos el ejemplo de Food Packer ABC que se requiere para instalar una nueva línea de envasado. Sin embargo, antes de la instalación, el equipo de mantenimiento primero debe contratar a un tercero para que retire un equipo antiguo y haga espacio. Siguiendo la regla de los costos de retiro de activos retirados, el costo del servicio por la contratación del tercero puede ser deducible.

Costos de eliminación de barreras

Las empresas pueden optar por deducir los costos de hacer que una instalación o un vehículo de transporte público sean más accesibles y utilizables por personas discapacitadas o de edad avanzada. Ejemplos de estos son los costos asociados con la instalación de rampas, ascensores y símbolos de accesibilidad.

Hay límites a la cantidad que se puede deducir y la eliminación de barreras debe cumplir con ciertas pautas y requisitos según la Ley de discapacidades estadounidenses (American Disabilities Act, ADA) de 1990 .

Mejoras de Capital

El IRS proporciona formas de determinar si las reparaciones deben deducirse o clasificarse y depreciarse durante un cierto número de años. Una unidad de propiedad tangible se mejora solo si las cantidades pagadas son para mejoramiento, restauración o adaptación de una unidad de propiedad. Las características de cada uno se resumen a continuación según lo definido por el IRS :

Mejoramiento

• Las cantidades pagadas para reparar una condición material o un defecto material que existía antes de la adquisición o surgió durante la producción de la unidad de propiedad; o
• Montos pagados por una adición importante, incluida una ampliación física, expansión, extensión o adición de un componente principal a la propiedad; o
• Cantidad pagada por un aumento material en la capacidad, incluido el espacio cúbico o lineal adicional, de la unidad de propiedad; o
• Montos pagados que se espera razonablemente que aumenten materialmente la productividad, la eficiencia, la fuerza, la calidad o la producción de la unidad de propiedad, cuando corresponda

Restauracion

• Reemplazo de un componente principal o parte estructural sustancial
• Reconocimiento de ganancias o pérdidas y ajustes de base
• Deterioro al estado de deterioro
• Reconstrucción a una condición como nueva

Adaptación

• Se paga una cantidad para adaptar una unidad de propiedad a un uso nuevo o diferente si la adaptación no es consistente con su uso normal de la unidad de propiedad en el momento en que originalmente la puso en servicio.

El papel del mantenimiento en las finanzas

El mantenimiento puede ayudar a financiar el seguimiento de posibles deducciones y mejoras de capital a través de:

• Comunicación detallada y oportuna : defina el propósito de las compras de bienes y servicios, cuándo se necesitan, cuánto se necesitan o cuánto tiempo se necesitan
• Documentación adecuada y presentación de registros : mantener y compartir registros de compras, comprobantes de entregas y facturas; reenviarlos a contabilidad para la copia de seguridad
• Uso de CMMS para centralizar datos : el uso de un CMMS como UpKeep puede eliminar la entrada de datos redundantes, proporcionar un acceso más fácil a los datos para todos los equipos involucrados y reducir los gastos al eliminar la necesidad de un software de gestión de activos adicional.