Empresas de gestión de instalaciones: ¿Debería contratar una?

¿Cómo consiguen clientes las empresas de gestión de instalaciones?

Una empresa de gestión de instalaciones ofrece un servicio valioso a sus clientes. Al centrarse únicamente en la gestión de las instalaciones, una empresa puede desarrollar las mejores prácticas e invertir en una importante formación y desarrollo de los empleados. Luego, puede ofrecer estos servicios de forma general a muchos clientes en diferentes industrias, eliminando su necesidad de mantener departamentos internos de mantenimiento.

Si está pensando en iniciar una empresa de administración de instalaciones, debe abordar el desafío como la mayoría de los otros proveedores de servicios cuando se trata de encontrar nuevos clientes. Estos son algunos pasos clave.

Paso 1: Crear una estrategia comercial

El primer paso para establecer cualquier negocio de servicios exitoso es idear una estrategia y objetivos medibles. Para una empresa de administración de instalaciones, esto incluye apuntar a una industria específica o grupo de industrias y definir qué los hace sobresalir por encima de la competencia.

Paso 2: establecer un plan de marketing

Una vez que su equipo de gestión ha establecido una dirección, estrategia y objetivos, un proveedor de gestión de instalaciones normalmente define su base de clientes potenciales y cómo llegar a ella. Al centrarse en una industria en particular, obtienen acceso a prospectos a través de organizaciones profesionales, ferias comerciales y conferencias, o sitios web, blogs o publicaciones específicos de la industria.

Antes de comunicarse, las empresas más exitosas invierten tiempo en crear una marca y un mensaje que se pueda comunicar de manera consistente a través de cada interacción con su público objetivo. El objetivo principal es generar reconocimiento, curiosidad e interés, de modo que las empresas que buscan una empresa de administración de instalaciones investiguen la suya.

Paso 3: Bajo Promesa y Sobre Entrega

No hay nada como las críticas positivas y las referencias entusiastas de clientes felices para construir un negocio. Sí, cualquier empresa de administración de instalaciones puede salir, golpear el pavimento y llenar su embudo de ventas con consultas sobre sus ofertas.

Sin embargo, el resultado final será si brindan un servicio valioso que ayude a los clientes a ahorrar dinero y tiempo. Las empresas de administración de instalaciones tienen la oportunidad de estar detrás de escena, ayudando a los clientes a concentrarse en su negocio principal mientras se ocupan de todos los problemas de mantenimiento regulares e inesperados que seguramente surgirán. Si una empresa reduce el estrés de los problemas cotidianos de las instalaciones, seguramente será apreciada, aplaudida y se considerará que la inversión vale la pena.

Consejos para reducir los costos operativos

Ya sea que decida contratar una empresa de administración de instalaciones o administrar su propio programa de mantenimiento internamente, querrá que al menos uno de sus objetivos sea reducir los costos operativos . Aquí hay algunas áreas clave donde la mayoría de las instalaciones pueden reducir el gasto.

Seguimiento de todos los costos de mantenimiento. A menos que las empresas entiendan cuánto están gastando en el mantenimiento de sus instalaciones y activos, realmente no pueden tomar medidas para reducir esos costos. Las empresas que utilizan un sistema informático centralizado, como un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS), pueden comenzar a recopilar información completa sobre las órdenes de trabajo actuales. Las soluciones de software actuales brindan muchas herramientas analíticas y de generación de informes para que las empresas puedan tomar decisiones comerciales más inteligentes en el futuro.

Mira el consumo de energía. Ya sea que esté hablando de costos de HVAC o energía consumida en usos industriales como enfriadores y calderas, siempre hay espacio para mejorar. Pequeñas mejoras, como la reducción de los termostatos, la instalación de dispositivos detectores de movimiento o el uso de tecnología inteligente, como sensores, pueden marcar una diferencia significativa en el uso de energía a largo plazo. Además, muchas más alternativas de energía sostenible están disponibles en la actualidad. Las empresas pueden querer explorar estas opciones ya que los sistemas más antiguos requieren reemplazo.

Considere todos los costos del ciclo de vida. Al comprender los costos de los activos críticos desde el momento de la adquisición y la implementación durante todo su ciclo de vida hasta el desmantelamiento, las empresas pueden tener una mejor idea de los costos generales de mantenimiento. Estos costos se pueden comparar con los costos de reparación, reconstrucción o reemplazo.
Preste atención a los modos de falla. Muchas soluciones tecnológicas efectivas y asequibles están disponibles hoy para ayudar a las empresas a identificar los modos de falla de los activos críticos. Si la empresa puede identificar las condiciones en las que un activo crítico puede tener un mayor riesgo de falla, puede implementar tareas de mantenimiento preventivo para evitar esa falla. Esta acción por sí sola puede reducir significativamente los costos operativos.

Comprender las fortalezas y debilidades de los diferentes programas de mantenimiento. La mayoría de las organizaciones operarán una combinación de esfuerzos de mantenimiento reactivo, preventivo y predictivo . Es importante comprender los pros y los contras de cada programa. Por ejemplo, el mantenimiento reactivo puede tener sentido para aquellos elementos que no afectan la producción o la seguridad si fallan. En estos casos, puede tener sentido simplemente reparar o reemplazar el elemento o componente en caso de falla. Las tareas de mantenimiento preventivo son adecuadas para aquellas actividades que deben completarse en un cronograma regular, según el tiempo o las horas de operación. Aunque el mantenimiento predictivo a menudo se aclama como el estándar de oro en la actualidad, se deben implementar muchos componentes para llevar a cabo dicho programa de manera efectiva. Es importante aplicar esfuerzos de mantenimiento predictivo en los activos más críticos, o aquellos procesos que tienen un impacto significativo en la productividad o la seguridad para justificar el tiempo y los costos asociados con él.

Errores comunes de gestión de instalaciones

Dado que la administración de instalaciones puede abarcar una cantidad tan amplia de actividades, es fácil que tanto los administradores de instalaciones internos como los contratistas externos cometan errores comunes . Aquí hay algunos para evitar:

Inventario escaso

Se puede requerir una gran cantidad de herramientas, piezas y materiales para mantener cualquier instalación individual. Las empresas de gestión de instalaciones tienen un desafío mayor porque deben mantener las instalaciones de sus clientes. Por lo tanto, es fundamental que las empresas de gestión de instalaciones tengan una forma eficaz y precisa de mantener los niveles de inventario. Las empresas clientes confían en ellos para poder responder con mano de obra y materiales tan pronto como surja un problema.

Datos inaccesibles o de mala calidad

El tema de los datos puede ser complejo para una empresa de gestión de instalaciones. En muchos casos, los consultores externos deben poder confiar en los datos del cliente para tomar decisiones. Es importante establecer una asociación de confianza con sus clientes para que pueda acceder a datos históricos y registros de mantenimiento de los sistemas de los que es responsable. Sin estos antecedentes y datos de alta calidad, es fácil tomar decisiones costosas e ineficaces.

Recursos inadecuados

Si es una empresa de administración de instalaciones, es importante que se mantenga a la vanguardia en términos de tecnología y capacitación. Sus clientes confían en usted para que aporte conocimientos actualizados y les brinde buenos consejos. Asegúrese de poder ofrecer las mejores prácticas, un catálogo de tecnologías disponibles y empleados expertos para brindar el servicio de nivel excepcional que esperan los clientes.

No ser proactivo

Si bien es comprensible que la empresa de administración de instalaciones quiera responder de inmediato a las llamadas telefónicas de emergencia de sus clientes, también es importante asignar tiempo para hacer una planificación estratégica y un pensamiento proactivo para cada cliente. Después de todo, sus clientes confían en usted no solo para minimizar sus gastos generales, sino también para brindar un servicio de nivel excepcional. Para hacer esto bien, deberá asegurarse de pensar en el futuro y poner en marcha programas para anticipar problemas potenciales.

gente sin sentido

Para cada relación contratista/cliente, es importante que haya una sola persona tanto del lado del consultor como del lado del cliente. Estas personas deben ser responsables de la relación y de la correcta implementación del programa general de administración de instalaciones. Tener demasiadas personas trabajando con múltiples contactos de clientes puede resultar en un programa de administración de instalaciones ineficiente e indisciplinado.

Conclusión

La decisión de contratar una empresa de administración de instalaciones a menudo depende de los servicios exactos que necesita, la escala de su negocio y los recursos que tiene actualmente a su disposición. Independientemente de la ruta que tome, invertir en FM puede mejorar la confiabilidad, la seguridad y la eficiencia en general.