Procedimiento operativo estándar (POE)

Las industrias tienen una variedad de procesos estandarizados con los que casi todos en esa industria están familiarizados en algún nivel. En el siguiente nivel, cada empresa/negocio tiene su propia forma de hacer las cosas y procesos que entran en juego en momentos específicos. Finalmente, diferentes departamentos dentro de esas estructuras más grandes usan un procedimiento operativo estándar para hacer las cosas.

¿Qué son estos documentos y qué ofrecen?

¿Qué es un procedimiento operativo estándar?

Un procedimiento operativo estándar, o SOP, es un documento que establece los pasos para hacer algo de manera clara y concisa. Se utilizan en todo tipo de campos y en casi todas las funciones comerciales que requieren un proceso específico o una forma de hacer las cosas.

¿Cuáles son algunas de las otras funciones de un POE? Muchos de estos documentos son material de capacitación importante, especialmente durante el proceso de incorporación. Proporcionan un conjunto claro de instrucciones para las personas que no están familiarizadas con la empresa o los procesos de la empresa, pero que necesitan aprenderlos rápidamente.

Los procedimientos operativos estándar también se pueden utilizar para actualizar a los contratistas sobre las políticas de la empresa sin la participación de un capacitador o programas de capacitación especializados. Promueven la comunicación cruzada entre departamentos y un terreno común desde el que trabajar cuando surgen problemas.

Por qué son importantes los procedimientos operativos estándar

En esencia, los procedimientos operativos estándar son esenciales para la gestión de procesos de las empresas porque son formas claramente definidas de realizar tareas importantes de manera regular. Sin métodos estandarizados, el potencial de confusión y caos es mucho mayor.

Por ejemplo, considere un manual de instrucciones para una máquina de fabricación complicada. Un manual correctamente escrito se erige como la máxima autoridad sobre cualquier decisión que se tome sobre la máquina. Si sucede algo que el manual no cubre, proporciona una referencia para todas las partes que forman parte de la máquina y sus funciones. Finalmente, incluso para las personas más experimentadas, el manual está ahí para recordarles la forma y el orden en que se deben hacer las cosas para lograr el mayor impacto.

Lo mismo se aplica a los programas de mantenimiento estandarizados.

Dicho esto, si nadie puede entender el documento, no puede realizar su función. Aquí se explica cómo escribir un procedimiento operativo estándar de calidad y consejos sobre cómo editar documentos existentes para llevarlos a su máximo potencial.

Los tres tipos principales de procedimientos operativos estándar

Hay dos tipos principales y diferentes de procedimientos operativos estándar. El primero es paso a paso. El otro es jerárquico. Si bien hay algunas combinaciones híbridas, la mayoría de ellas se incluyen en el SOP jerárquico. Echemos un vistazo a cada uno de ellos y lo que ofrecen a una organización antes de pasar a los aspectos básicos de la redacción de un POE.

Paso a paso

Los SOP paso a paso, como sugiere su nombre, describen el proceso paso a paso de forma lineal. Son más útiles cuando la tarea o el proceso también es lineal y bastante sencillo. Algunos subconjuntos de procedimientos operativos estándar paso a paso incluyen:

• SOP de imágenes anotadas
• Esquemas de procesos secuenciales
• Listas de verificación guiadas

Los SOP lineales no son la opción ideal cuando se crean instrucciones para procedimientos complicados de múltiples procesos. También tienen dificultades con las estrategias de múltiples enfoques y no son muy buenos para delinear formas alternativas de hacer las cosas. Ahí es donde entran en juego los SOP jerárquicos e híbridos.

Jerárquico

Los SOP jerárquicos llenan el vacío que dejan los procedimientos operativos estándar lineales. En un SOP jerárquico, el proceso es una combinación de procesos más grandes y piezas paso a paso. A veces son intercambiables. Un gran ejemplo es una verificación completa de mantenimiento de las instalaciones. Múltiples piezas de maquinaria, salas, equipos y empleados deben ser examinados y evaluados durante este proceso. Si algunas cosas no están en su lugar, se deben tomar medidas alternativas.

Ahí es donde un SOP jerárquico brilla mejor. Sin embargo, si el proceso es simple o un conjunto de procedimientos simples, puede que no sea una buena opción. Los SOP jerárquicos luchan por mantener las cosas simples y claras. Cuando se vuelven demasiado complicados, se pierde todo el sentido del POE.

Híbrido

Por último, existen procedimientos operativos estándar híbridos. Por lo general, son una colección de procedimientos operativos estándar bajo un proceso principal que debe llevarse a cabo en una serie de eventos establecidos. A diferencia de un procedimiento operativo estándar jerárquico, el híbrido combina métodos lineales con una variedad de medios, listas de verificación y otros SOP más pequeños. Se encuentran más comúnmente en situaciones donde se necesitan múltiples enfoques para llegar a un resultado unificado.

Ahora que hemos cubierto los tres principales tipos de procedimientos operativos estándar; como se crean Veamos el trabajo que implica estos documentos y cómo escribir cada tipo.

Cómo escribir un gran procedimiento operativo estándar

Los fundamentos de los grandes documentos SOP son la claridad, la concisión y la simplicidad. Los diferentes tipos de SOP se enfocan en un aspecto diferente, lo que facilita escribir diferentes tipos, al menos en teoría.

Aquí se explica cómo redactar los SOP de forma que tengan sentido para todos los empleados de su departamento.

En general, los mejores SOP se basan en tres pilares:

1. Indicaciones claras

Esta es la columna vertebral de cualquier documento de instrucciones. Tan pronto como un SOP no se pueda entender, no va a ayudar.

2. Breve y al grano

Las instrucciones largas e incoherentes dejan mucho espacio para malentendidos e interpretaciones erróneas.

3. Simple y fácil de entender

Los procedimientos operativos estándar deben ser lo suficientemente simples como para que cualquier persona de la empresa pueda tomarlos, leerlos y comprender lo que se debe hacer. No son procedimientos especializados que necesitan personas particulares involucradas.

Eso es todo lo que entra en un gran procedimiento operativo estándar. Sin embargo, es extremadamente importante hacerlo bien porque se basan en muy pocas cosas. Profundicemos en los detalles de la redacción de procedimientos operativos estándar antes de pasar a su verdadero valor en el entorno de una empresa.

Escribir un POE paso a paso

Al escribir un procedimiento operativo estándar lineal, debe centrarse en la secuencia de pasos que componen el documento en cuestión. Cada paso debe describirse claramente, dejando lo menos posible para la interpretación. Se requieren verificaciones frecuentes para asegurarse de que cada paso esté delineado y que tenga sentido en la secuencia.

Por ejemplo, considere la frase “Después de revisar la infraestructura eléctrica (vea el paso 3), examine todas las bombillas del edificio en busca de fallas”. Por sí mismo, en un procedimiento operativo estándar, parecería que cualquier mal funcionamiento podría necesitar ser notado. Pero hay mucho espacio para asumir que las bombillas simplemente necesitan ser revisadas y no se deben tomar más medidas.

Una mejor manera de expresar esto sería "Examine todas las bombillas e informe las que estén defectuosas".

Escribir un POE jerárquico

A diferencia de un procedimiento operativo estándar paso a paso, un POE jerárquico debe centrarse en la claridad de las instrucciones. Dado que cubre muchas instrucciones y procesos, la claridad del documento tiene prioridad sobre todo lo demás.

Se debe tener especial cuidado para garantizar que las instrucciones sean las instrucciones correctas para el proceso, que estén en el orden correcto y que las instrucciones alternativas se presenten claramente. Esto es particularmente cierto en procedimientos más grandes, como el mantenimiento general de instalaciones y las revisiones de mantenimiento preventivo de equipos pesados .

Escribir un POE híbrido

Los procedimientos operativos estándar híbridos son los más propensos de todos al problema de la longitud abrumadora. Esto se debe típicamente a que un SOP híbrido intenta cubrir múltiples procedimientos operativos estándar. La forma más fácil de evitar este problema es dividir varios procedimientos en varios documentos para evitar el aumento del alcance.

Si bien todo esto puede parecer simple en la superficie, es mucho más difícil de lo que anticipan muchas empresas. Sin embargo, vale la pena tener esta información a mano cuando la necesite. También puede ser muy difícil explicar por qué necesita estos documentos. ¿Cómo puede cuantificar el verdadero valor de un SOP bien escrito para su gerente y el C-suite de una manera que tenga sentido para ellos?

El verdadero valor de un procedimiento operativo estándar

Un buen procedimiento operativo estándar permite que las empresas funcionen a velocidades aceleradas al reducir el tiempo necesario para enseñar a las personas o empleados nuevos los conceptos básicos de la empresa. Ayuda a todo el departamento cada vez que se cuestiona ese proceso al proporcionar un documento estandarizado al que recurrir cuando alguien tiene una pregunta.

Un procedimiento operativo estándar mal escrito obstruye todo. Conduce a la confusión, el caos y, en última instancia, a evitar el documento por completo. Esto solo crea problemas ya que no hay un documento de referencia cuando surgen problemas. También deja el poder en manos de personas que saben cómo hacer los trámites, haciéndolos los únicos que pueden ayudar a las personas nuevas.

Para ponerlo en perspectiva, el verdadero valor de un procedimiento operativo estándar es que permite a las empresas alcanzar un potencial mucho mayor con un pequeño gasto de esfuerzo. Desde la simple tarea de limpiar su espacio de trabajo hasta la complicada tarea de instalar maquinaria nueva, existe un procedimiento operativo estándar para guiar, dirigir y monitorear.