¿Cuáles son las mejores formas de organizar su almacén?

Las mejores formas de organizar su almacén implican un diseño inteligente, software de gestión y sistemas de etiquetado. Los mejores sistemas implican iniciar cambios que tengan sentido. Y los grandes sistemas funcionan para todos los involucrados sin ralentizar ni detener la producción. Estas tres áreas pueden llenar cada una de estas necesidades.

La organización del almacén a menudo puede parecer una lucha continua, una que la gerencia podría estancar con frecuencia por múltiples razones. Por ejemplo, puede surgir una situación de mantenimiento de emergencia o está ocupado cumpliendo con los pedidos de los clientes. Sin embargo, tomarse el tiempo para considerar los procesos de organización y la logística del almacén puede generar resultados tremendos.

Los almacenes ordenados y bien organizados hacen que todo el proceso de recibir artículos, moverlos a las ubicaciones adecuadas y enviarlos a los clientes sea fácil y eficiente.

Echemos un vistazo a estas tres áreas y cómo los almacenes de todo tipo y tamaño pueden aprovechar mejores diseños, implementar soluciones de administración económicas y sistemas de etiquetado que funcionan durante largos períodos de tiempo.

Diseño de disposición física 101

Optimizar el diseño de la distribución física de su almacén puede aumentar la eficiencia y mejorar la organización general. Echemos un vistazo a todos los diferentes aspectos del diseño de la distribución física en un almacén y cómo las empresas pueden utilizar este conocimiento para mejorar su salida, independientemente de la situación en la que se encuentren.

Antes de comenzar, es importante tener en cuenta que, en algunos casos, puede ser necesaria una reconstrucción. Sin embargo, este no suele ser el caso, aunque es la opción predeterminada. ¡Asegúrese de que sea completamente necesario antes de emprender cualquier renovación importante!

Priorizar la seguridad

La seguridad debe ser lo primero. Comience con problemas claros, como peligros obvios en el piso y en los estantes. ¡Asegúrese de tener una infraestructura estable y empleados capacitados antes que nada!

A continuación, considere sistemas como contenedores apilables y estaciones de envío que pueden hacer que el espacio físico de su almacén sea más seguro y utilizable. Mantenga el almacén limpio y almacene artículos similares juntos. Finalmente, intente minimizar las acciones requeridas para realizar las tareas diarias en todo el almacén.

Este es un consejo bastante general. Lo que algunas personas pueden comenzar con esto, otras pueden necesitar más. Para satisfacer esa necesidad, echemos un vistazo a algunas formas más directas en las que puede impactar su diseño de diseño físico de manera positiva con un nivel mínimo de participación.

Crea y actualiza tus planos de planta

Una de las formas más rápidas de mejorar un almacén es crear y utilizar un plano de planta detallado. Esto le permite ver cómo desea avanzar desde ese punto.

Por ejemplo , un plano de planta puede mostrarle que sus empleados tienden a caminar mucho de un lado a otro. Un plano de planta actualizado puede reorganizar esas áreas y crear un mejor uso del espacio frente a los cuellos de botella de la actividad de los empleados y la pérdida de tiempo.

Algunas maneras fáciles de comenzar este proceso incluyen:

Defina sus objetivos.

Si no sabe lo que quiere que hagan su almacén y sus empleados, no se hará. Las personas no leen la mente y la comunicación es clave. Los objetivos bien definidos crean orden y armonía a partir del caos.

Considere usar la regla 80/20.

Esta regla establece que el 80% del esfuerzo solo impacta en el 20% del trabajo total y viceversa. Dependiendo de su situación, puede ser mejor concentrarse en el 20 % del trabajo que genera el 80 % de los esfuerzos y conformarse con esos objetivos. ¿Vale la pena presionar a su equipo para obtener un 20 por ciento adicional sobre el 80 si eso significa que se necesitará hacer más del doble de trabajo?

Agrupar elementos similares

Asegúrese de agrupar elementos que tengan sentido para sus empleados. Esto puede no tener sentido para un observador externo, como mezclar artículos de cocina y dormitorio, pero si reduce el tiempo ineficiente, tiene sentido para el almacén.

Este último punto pasa a considerar sus estantes y territorio de almacenamiento. ¿Qué tiene sentido para su almacén, sus estantes y áreas de almacenamiento, y sus necesidades?

Teniendo en cuenta sus estantes y almacenamiento

Los estantes y los sistemas de almacenamiento tienden a crecer más allá de sus propósitos originales. Lo que una vez fue una estantería útil perfectamente funcional se convierte en una estación de desbordamiento y un desorden con el tiempo suficiente.

Además, las diferentes secciones del almacén pueden cambiar a diferentes usos. Las carcasas que se instalaron originalmente o las unidades de almacenamiento que se utilizan pueden no ser ideales para los nuevos propósitos. Si bien centrarse en su diseño puede resolver parte de este problema y/o resaltar el problema, considerar sus estantes y almacenamiento debe ser una categoría separada.

Esto lleva directamente a la siguiente sección, que se refiere al flujo de su almacén.

Centrarse en el flujo

El flujo de un almacén es básicamente cómo se mueven los artículos y las personas a través de él. ¿Fluyen de manera lógica y cohesiva o es un proceso muy entrecortado? La mayoría de la gente trabaja mejor cuando hay una buena sensación de flujo a través de edificios y almacenes en particular. Ya se han cubierto algunas formas de mejorar fácilmente su flujo, como considerar su plano de planta, estantes y almacenamiento.

Sin embargo, si se consideran en el vacío, el flujo aún puede fallar. ¿Por qué?

¡La respuesta corta es que los humanos no fluyen por nuestra propia naturaleza! A menos que exista una infraestructura estable y firme para ayudar con el flujo, no sucederá. Algunos puntos problemáticos comunes incluyen:

• Entradas y salidas, especialmente si son la misma puerta o pasillo
• Relojes registradores y tarjetas perforadas
• Esquinas o áreas incómodas que se prestan a la confusión y la distracción
• Las “mejores prácticas” de la organización que simplemente no se ajustan a sus necesidades
• Falta de capacitación que impide que los nuevos empleados sepan a dónde ir y qué hacer
• Y mucho más.

Cuando se enfoca en el flujo de su almacén, estos problemas se vuelven evidentes. Una vez que sepa con qué está lidiando, puede concentrarse en los puntos problemáticos en cuestión en lugar de implementar estrategias que pueden o no funcionar para usted y sus necesidades particulares.

Mantener un almacén funcionando sin problemas es una tarea continua. Algunas de las cosas que más pueden ayudar son el mantenimiento periódico y las inspecciones programadas. ¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas en estas áreas?

Mantenimiento regular e inspecciones periódicas

El mantenimiento es una de esas cosas que vive en segundo plano y solo se hace evidente cuando no se está haciendo. Cuando las cosas van bien, es fácil saltarse las tareas de mantenimiento comunes porque no parecen ser necesarias. Cuando las cosas van mal, es común reaccionar de forma exagerada y gastar una gran cantidad de empleados en una respuesta reactiva al problema.

Esta no es una buena solución. Conduce a problemas sistémicos que infectan muchas áreas diferentes de su almacén con el tiempo y se agravan con el paso de los años. Este tipo de negligencia es la razón principal detrás de la mayoría de las revisiones completas. ¿Cómo puedes evitarlo?

Si bien no es lo más fácil de hacer, la mejor manera de evitar una cantidad abrumadora de mantenimiento en el futuro es programar un mantenimiento regular e inspecciones periódicas sin falta. Es realmente tan simple como eso.

Esto puede parecer una tarea imposible. Que no es. La respuesta corta a este enigma es un sistema de gestión de software para su almacén. Estos prácticos sistemas reducen el tiempo necesario para organizar, compartimentar, observar y detener los problemas antes de que comiencen.

Cuando se usa junto con las estrategias de etiquetas modernas, programar el mantenimiento y las inspecciones periódicas nunca ha sido tan fácil.

Todo sobre soluciones de software para almacenes

Según la Oficina de Logística, alrededor del 85 por ciento de los centros de distribución habían implementado algún tipo de software de almacén para 2015. Esto significa que hoy en día hay disponible una amplia gama de soluciones tecnológicas para ayudar a las empresas a administrar mejor los almacenes de todo tipo.

Algunas soluciones comunes incluyen:

• Software de gestión de inventario
• Software de gestión de mantenimiento informatizado
• Software de gestión empresarial
• software de orden de trabajo
• Y más

Los sistemas que ofrecen una gestión de inventario integrada pueden contribuir en gran medida a recopilar, almacenar y organizar datos sobre la cantidad y la ubicación de los artículos del inventario. Esto es importante porque comprender qué artículos están en stock, dónde están ubicados y cuándo se necesitan nuevos pedidos es fundamental para administrar un almacén organizado.

Estos sistemas de software también pueden ayudar a secuenciar el orden de selección de elementos por la ruta más eficiente o agrupar elementos para ayudar a las empresas a organizar mejor su flujo de trabajo. Así es como cada una de estas soluciones lo hace y en qué almacenes funcionan mejor.

Software de gestión de inventario

El software de administración de inventario, como su nombre lo indica, se enfoca principalmente en su inventario, dónde está, qué hace y hacia dónde debe ir a continuación. En muchos casos, aprovechan los códigos de barras y otras formas de etiquetado para rastrear todo en una base de software centralizada.

Lo que diferencia a los sistemas de gestión de inventario de otras soluciones de software es que se centran únicamente en la gestión de inventario. Un paquete de software de gestión de mantenimiento informatizado o una solución de gestión empresarial se centra en áreas mucho más amplias. Si el inventario es su principal cuello de botella, este tipo de software puede ser adecuado para usted.

Si necesita integrar su gestión de inventario con un sistema más amplio, este software puede usar Internet de las cosas y un sistema CMMS para brindar una solución aún más integrada a los problemas típicos del almacén. En estos casos, generalmente son parte de un sistema más grande, como un software de gestión empresarial, que trataremos a continuación.

Software de gestión de mantenimiento informatizado

Un sistema de gestión de mantenimiento computarizado , también llamado CMMS, es una base de datos central para todas las cosas de mantenimiento que han sucedido, sucederán o están sucediendo. Su asistencia principal en un almacén que necesita organización es que reduce el papeleo, especialmente el papeleo de documentación.

Otra forma de verlo es que un CMMS, en un nivel muy básico, es una solución de gestión de datos. Es muy bueno para organizar los datos de la empresa en formatos utilizables que brindan soluciones basadas en la investigación para una variedad de problemas.

Si su almacén está integrado en un sistema más grande, esta puede ser la solución para usted.

Software de gestión empresarial

Los sistemas de software de gestión empresarial son el siguiente nivel después del software de gestión de mantenimiento computarizado. Estas soluciones masivas, a menudo personalizadas, están destinadas a ayudar a controlar todos los aspectos de su empresa, desde las materias primas hasta el seguimiento final con su cliente.

Debido a que este tipo de software tiene un alcance tan amplio, solo afecta indirectamente a los almacenes en la medida en que forman parte de un alcance más amplio. Si el enfoque es solo en la organización y optimización del almacén, el software de gestión de inventario o el software de órdenes de trabajo pueden ser mucho más adecuados, según sus necesidades.

software de orden de trabajo

Al igual que el software de gestión de inventario, el software de órdenes de trabajo se enfoca principalmente en órdenes de trabajo de todo tipo. No hay mucho más que decir al respecto. Debido a que es altamente especializado, es perfecto para almacenes pequeños o medianos que se ocupan de muchas órdenes de trabajo diferentes en un espacio de tiempo muy corto y poco más.

También puede ser adecuado en infraestructura preexistente que necesita un impulso pero que, por lo demás, es bueno para los años venideros.

Sistemas de etiquetado y cómo funcionan

La última parte de la organización de su almacén es su sistema de etiquetado. El mundo ha ido mucho más allá del simple papel o incluso de las etiquetas impresas. La tecnología de códigos de barras, las etiquetas RFID y el Internet de las cosas han avanzado en capacidades y han bajado de precio en los últimos años, lo que facilita más que nunca el etiquetado de activos y artículos de inventario.

Los dispositivos portátiles permiten a los empleados desollar rápidamente de decenas a cientos de etiquetas en un corto período de tiempo. Del tiempo mientras caminan por su almacén. Estos dispositivos pueden cargar información instantáneamente en su base de datos central, manteniendo sus registros de inventario actualizados al minuto. Dependiendo del inventario en cuestión, ¡esto puede marcar una gran diferencia!

Al etiquetar los artículos a su llegada y escanear los códigos en un sistema informático centralizado, la administración del almacén puede rastrear fácilmente cómo se mueven esos artículos a través del almacén, hacia la producción o el uso, o hasta un producto final o eliminación. También es mucho más fácil recopilar datos sobre lo que se mueve rápidamente y lo que no. Estos datos pueden tener un impacto positivo en su empresa en formas como la gestión de inventario, la gestión de empleados y más.

Por otro lado, si un almacén todavía usa etiquetas manuales, como sistemas de etiquetado impresos, en papel o editados a mano, en algún momento se quedarán atrás.

Si bien es un gran compromiso cambiar a un sistema más automatizado, valdrá la pena la inversión. Si su sistema necesita una actualización, asegúrese de que su nuevo sistema para su almacén y su organización le permita utilizar las comodidades modernas de etiquetado de alguna manera. Si, por el contrario, su sistema de etiquetado está actualizado, ¡ya está a medio camino de tener un almacén más organizado!

Organice su almacén para satisfacer sus necesidades

La diferencia entre un almacén organizado y un almacén que lucha es la diferencia entre la ley y el orden. Si bien eso puede parecer un poco sobrevalorado, ¡es cierto! Las personas trabajan mejor en entornos organizados y un almacén es un excelente ejemplo de este comportamiento.

Dicho esto, cada almacén es diferente. Algunos pueden beneficiarse más de un sistema de software de órdenes de trabajo, mientras que otros necesitan la estructura de un sistema de gestión empresarial. Es muy difícil determinar cuáles son las necesidades de una determinada empresa sin estudiarlas en detalle.

Sin embargo, los principios generales siguen siendo los mismos. ¿Cuáles aplican usted? ¿Cómo avanzará hacia el futuro de la gestión de inventario en su almacén? ¿Está administrando múltiples almacenes que necesitan interactuar entre sí? ¿Es un cambio en su futuro inmediato o hará pequeños cambios durante largos períodos de tiempo? Sean cuales sean las necesidades organizativas de su almacén, le deseamos la mejor de las suertes para seguir adelante.