¿Qué es un Manual de Operación y Mantenimiento?

Un manual de operación y mantenimiento es un documento integral que brinda todos los detalles necesarios sobre una planta física, así como también sobre equipos individuales para ayudar al personal de mantenimiento a mantener todo funcionando sin problemas.

Descripción general

Tan pronto como una empresa crezca lo suficiente como para tener algunos procedimientos operativos estándar y requiera que diferentes miembros del equipo sean responsables de tareas separadas, podría beneficiarse de un manual de operaciones y mantenimiento.

En el caso de una pequeña empresa, esto puede ser muy breve. Sin embargo, la ventaja de comenzar temprano es que no tendrá que invertir mucho tiempo por adelantado. Pero tendrá un núcleo sobre el que construir a medida que agregue procedimientos operativos en el futuro.

Para las empresas medianas y grandes, un manual de operaciones y mantenimiento es aún más crítico porque hay muchas más personas y procesos involucrados. En primer lugar, la ineficiencia se multiplica rápidamente a medida que crece una empresa. Cada vez que un empleado necesita realizar una nueva tarea, es posible que se realicen minicapacitaciones una y otra vez. En segundo lugar, sin un manual, puede perder la consistencia del trabajo. Diferentes empleados pueden completar el mismo trabajo de manera inconsistente. Y, por último, la falta de procedimientos documentados puede provocar errores en el lugar de trabajo, accidentes o lesiones que pueden costarle a la empresa una cantidad significativa de dinero.

Componentes de un manual de operación y mantenimiento

Un manual completo de operaciones y mantenimiento tiene varias partes comunes:

• Descripción general : esta sección proporciona una descripción general de la planta física que se analiza, así como los componentes que se tratan en el manual. Incluye información del personal, organigramas, historial de la empresa u otra información de antecedentes.
• Edificio físico : esta sección detalla información importante sobre una instalación específica. Idealmente, esta información se recopila durante la construcción de la instalación misma y contiene planos de planta, materiales de construcción, datos de acabado, código de construcción e información de especificaciones, y estudio del sitio.
• Procedimientos operativos : se debe documentar una explicación completa y detallada de todos los principales procedimientos operativos para que un nuevo empleado pueda aprender rápidamente y un técnico experimentado pueda verificar el trabajo dos veces.
• Procedimientos de mantenimiento : los programas de mantenimiento preventivo y correctivo deben explicarse detalladamente, incluidos los horarios, los procedimientos, las responsabilidades, la resolución de problemas y los requisitos de prueba.
• Procedimientos de emergencia : es importante pensar en las situaciones de emergencia antes de que sucedan porque puede ser difícil recordar los detalles en medio de una situación caótica. Esta sección describe todas las personas, pasos, agencias y otras organizaciones que deben ser notificadas, así como también una introducción sobre cómo manejar las comunicaciones de crisis interna y externamente.

Cómo crear un manual de operación y mantenimiento

El desafío de crear un manual de operaciones y mantenimiento utilizable es hacerlo completo sin ser aburrido. Piense un poco en la planificación del manual para que realmente pueda impactar sus resultados a largo plazo con una mayor eficiencia y organización.

1. Seleccione una plataforma . Con la tecnología actual, debería poder encontrar una plataforma que le permita continuar actualizando y cambiando su manual de operación y mantenimiento según sea necesario. Los manuales impresos o incluso los escritos en documentos de procesamiento de texto son muy difíciles de actualizar. También corre el riesgo de que haya manuales obsoletos flotando en la organización. En su lugar, busque software o plantillas para manuales que puedan servir como plataforma y punto de partida.
2. Cree un diseño coherente y fácil de leer . Querrá que su manual sea fácil de escanear y que sus empleados puedan ubicar las secciones necesarias rápidamente. Al garantizar la coherencia en todo el manual, hará que el manual sea más valioso para todos sus usuarios.
3. Involucrar a los gerentes en el desarrollo del manual . Asegúrese de pedir información a sus gerentes de primera línea al momento de crear las entrañas de su manual de operación y mantenimiento. Ellos son los que responden las preguntas y ven las ineficiencias y los errores, por lo que desea comprender lo que consideran más importante para comunicar. Si están involucrados en la creación del manual, estarán más involucrados y ayudarán a fomentar su uso y mejora.
4. Fomentar las sugerencias y la mejora . Asegúrese de solicitar comentarios, especialmente en los primeros días de uso manual. A medida que los empleados recurran a este recurso, tendrán preguntas o sugerencias adicionales. Tenga un sistema para revisar e implementar las mejores sugerencias para que siempre haga que su manual de operaciones y mantenimiento sea más útil con el tiempo.

Plantillas de manuales de operación y mantenimiento

Para tener un excelente punto de partida, puede descargar una de las muchas plantillas de manuales de operación y mantenimiento. Busque plantillas por industria para obtener sugerencias de organización y contenido aún más específicas.

Aquí están algunos a considerar:

• Plantilla de rapaz
• Plantilla eléctrica
• Plantilla de construcción

Conclusión

Los manuales de operación y mantenimiento pueden ser un recurso valioso para todo su equipo de mantenimiento. Invierta tiempo en armar uno si su organización aún no tiene uno. Recuerda que puedes subirlo a tu programa de software de mantenimiento para facilitar el acceso.