Encontrar el mejor software de mantenimiento: cómo elegir un programa de mantenimiento

Elegir el software de mantenimiento adecuado es una gran decisión para cualquier empresa. Se necesita un tipo particular de software diseñado específicamente para las necesidades de mantenimiento, debe ser confiable y debe mantener registros detallados de las órdenes de trabajo. Y desea encontrar el mejor sistema que se adapte exactamente a sus necesidades.

UpKeep está aquí para ayudar. Comenzando con qué software de mantenimiento es en el nivel más básico y pasando por los diferentes tipos, atributos y características que tiene todo el software de mantenimiento de calidad, así es como puede encontrar el mejor software de mantenimiento para sus necesidades únicas.

¿Qué es el software de mantenimiento?

El software de mantenimiento es un software que viene junto con su equipo de mantenimiento para cuidar adecuadamente sus activos, instalaciones, existencias, inventario y otras cosas que necesitan mantenimiento. Debido a la amplia gama de cosas que necesitan mantenimiento, las soluciones de software de mantenimiento pueden ser muy diferentes.

Ahí es donde entran en juego los cuatro tipos principales de software de mantenimiento.

Los cuatro tipos de software de mantenimiento

Dependiendo de las necesidades de la empresa, generalmente se hace una selección entre los diferentes tipos de software de mantenimiento. A veces, se utilizan varias soluciones juntas para satisfacer las necesidades de la empresa. Echemos un vistazo a los tipos de software disponibles y lo que hacen mejor.

1. CMMS (Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado)

El primero y uno de los sistemas de software de mantenimiento más comunes es el sistema de gestión de mantenimiento computarizado. Estos sistemas, al más alto nivel, son sistemas de gestión de datos. Los datos se introducen en un sistema central y se realizan cálculos, predicciones y sugerencias. Los sistemas CMMS permiten a los solicitantes enviar solicitudes de órdenes de trabajo y un administrador puede asignar la tarea a un técnico.

Un CMMS es un buen sistema completo para la mayoría de las empresas. Da en el clavo entre completo y asequible. También es más simple e intuitivo. Esto da como resultado niveles más altos de productividad y menos fricción durante el proceso de adopción del software. Muchas empresas consideran que el cambio a un CMMS es mucho más fácil que el cambio a sistemas de software de mantenimiento más extensos.

2. EAM (Gestión de Activos Empresariales)

El siguiente nivel de software de mantenimiento después de un CMMS es un EAM. El software de gestión de activos empresariales ayuda a las organizaciones a gestionar cada fase del ciclo de vida de los activos. Facilita la adquisición de nuevos activos, el mantenimiento y uso de activos activos y la disposición de activos que han llegado al final de su vida útil.

¡Esto no es tarea fácil! El software EAM siempre es complicado y enrevesado, incluso en las situaciones más ideales. Funciona mejor en empresas que necesitan este nivel de conocimiento de sus activos.

3. Software de gestión de órdenes de trabajo

En el otro lado del espectro de los negocios, algunas pequeñas empresas simplemente necesitan que sus empleados sepan lo que deben hacer. Ahí es donde brilla el software de gestión de órdenes de trabajo. Esta solución simple se enfoca en agilizar el proceso de órdenes de trabajo tanto como sea posible.

Si bien el software de gestión de órdenes de trabajo puede parecer simple, un software de calidad puede marcar una gran diferencia para una pequeña empresa. Una solución más pequeña es más asequible y más fácil de implementar. Esto lo hace ideal para empresas más pequeñas y empresas de nicho.

4. Software de gestión de inventario

El último tipo de software de mantenimiento es el software de gestión de inventario. Como su nombre lo indica, se enfoca únicamente en administrar, rastrear y mantener el inventario. Los sistemas más avanzados pueden usar el Internet de las cosas para monitorear el inventario desde la mitad del mundo, mientras que los códigos de barras y los códigos QR hacen que los sistemas más básicos sean mucho más fáciles de categorizar y mantener.

Al igual que el software de gestión de órdenes de trabajo, el software de gestión de inventario es muy bueno para hacer lo suyo. A diferencia del software de órdenes de trabajo, es mucho más fácil de escalar, particularmente en industrias con mucho inventario o almacenes de nicho.

Características clave del software de mantenimiento

Ahora que hemos explorado los diferentes tipos de software de mantenimiento, ¿cuáles son algunas de las características clave que las empresas deberían buscar en las diferentes opciones que están considerando? Algunas de las características principales que deben tener todos los sistemas de software de mantenimiento incluyen:

• Gestión de activos
• Informe de datos
• Automatización sencilla
• Marco de mantenimiento preventivo
• Capacidades de mantenimiento predictivo
• Y habilidades de cumplimiento de órdenes de trabajo

Gestión de activos

Todo software de mantenimiento debe ser capaz de gestionar los activos de la empresa de alguna manera o forma. Esto puede incluir el seguimiento, la sustitución y el mantenimiento de activos. Estas habilidades son clave, especialmente cuando tiene activos costosos como equipos e instalaciones que necesitan una gestión cuidadosa.

Informes de datos

El informe de datos se basa en la recopilación adecuada de datos y la capacidad de generación de informes. Todos los sistemas de software de mantenimiento integral deben tener estos. También debe ser fácil acceder a los informes y los datos deben ser fáciles de leer. Los buenos informes de datos son especialmente necesarios cuando intenta escalar su negocio.

Automatización sencilla

De una forma u otra, el software de mantenimiento debería permitirle eliminar las tareas que consumen mucho tiempo y que generalmente realiza un trabajador. Esto puede incluir la actualización automática de sus recuentos de inventario, el envío de los informes apropiados a las personas que los necesitan, el seguimiento de sus envíos con solo hacer clic en un botón y más.

Marco de Mantenimiento Preventivo

El mantenimiento preventivo ha ido en aumento en los últimos años, con muchas instalaciones y productores usándolo y generando excelentes resultados. Gran parte de esto se puede atribuir a las prácticas de mantenimiento preventivo que se basan en datos. Su software debe poder recopilar los datos necesarios para que pueda poner en práctica un plan de mantenimiento preventivo.

Mantenimiento predictivo

El mantenimiento predictivo es un tipo de condición-mantenimiento que utiliza sensores para monitorear los activos de una empresa. También se puede utilizar para minimizar los problemas en el lugar de trabajo y encaja perfectamente con un plan de software de mantenimiento de calidad. Los sensores y la recopilación de datos que son partes integrales de un sistema de software de mantenimiento también deberían permitir a las empresas establecer estrategias de mantenimiento predictivo, todo dentro del mismo sistema general.

Cumplimiento de órdenes de trabajo

El cumplimiento de órdenes de trabajo para piezas debería ser fácil. Un excelente sistema de software de mantenimiento puede simplificar drásticamente el proceso, mientras que un sistema deficiente puede causar un desastre de órdenes de trabajo en un período de tiempo muy corto. El proceso de cumplimiento de órdenes de trabajo también debe ser simple de entender y fácil de personalizar. Los sistemas demasiado complicados o los sistemas que son rígidos pueden causar muchos más problemas de los que merecen la pena, especialmente a largo plazo.

Qué buscar al elegir su programa de mantenimiento

Hasta ahora, hemos analizado una descripción general de las soluciones ideales de software de mantenimiento. Esto es útil a nivel conceptual, pero ¿en qué deberían centrarse las empresas cuando se enfrentan a una serie de soluciones, de las cuales solo unas pocas funcionarán?

Integraciones con sus sistemas actuales

Su programa de mantenimiento debe poder integrarse con sus otros sistemas, especialmente si utiliza soluciones estándar. Dicho esto, los programas de mantenimiento también deberían poder funcionar en conjunto con los procesos personalizados de la empresa. La solución siempre debe ser capaz de funcionar para la empresa, no al revés.

Integraciones con productos físicos

Las integraciones con cosas como los sensores son lo que distingue al software de mantenimiento preparado para el futuro de aquellos que tienen un uso limitado y una fecha límite estricta. Si bien no todas las empresas tienen los recursos o la capacidad para implementar una red completa de Internet de las cosas, su software de mantenimiento debe tener la capacidad de integrarse con activos físicos, productos y cosas de alguna manera.

Accesibilidad móvil

Se está volviendo común hacer cosas en su teléfono. ¿Por qué su CMMS debería ser diferente? El acceso móvil a su CMMS, EAM u otro sistema de mantenimiento agiliza casi todos los aspectos del mantenimiento. Permite a los empleados reducir la cantidad de tiempo que tienen que dedicar a tareas administrativas, como el seguimiento manual o la organización.

Facilidad de uso

Por último, el software de mantenimiento debe ser fácil de usar y bastante sencillo de aprender para los nuevos empleados y el personal. Los sistemas altamente complicados tienen su lugar, pero generalmente no están en mantenimiento. Y en caso de duda, solicite una demostración. Si bien es posible que no le muestre la gama completa del producto, puede darle una buena idea de cuán complicado es el sistema y si encajará bien o no.

Industrias que necesitan software de mantenimiento

Si bien todas las industrias necesitan algún tipo de mantenimiento, no todas las industrias necesitan un software de mantenimiento. Aquí hay una selección de las principales industrias que necesitan software de mantenimiento con aplicaciones prácticas.

Flota Marítima y Logística

El seguimiento y mantenimiento de su flota, ya sean automóviles, furgonetas o carritos de golf, es una tarea complicada. La industria del transporte marítimo y la logística es probablemente la industria que más depende del software de mantenimiento. Y se entiende bien que esta industria, en particular, tiene mucho potencial en el futuro, con cosas como el Internet de las cosas, la automatización y más.

Agricultura

Para ser justos, la agricultura no es una de las industrias en las que la mayoría de la gente piensa cuando considera el software de mantenimiento. Sin embargo, para que la agricultura tenga éxito, se necesita un gran grupo de máquinas que trabajen juntas en sincronía. Estas máquinas también necesitan ser monitoreadas y mantenidas. Estos factores se combinan para hacer que el software de mantenimiento agrícola sea una fuerza a tener en cuenta.

Manufactura y producción

Las empresas de fabricación y producción necesitan constante y consistentemente minimizar los errores y mantener la consistencia de la producción para seguir siendo competitivas. Una de las mejores formas en que estas empresas pueden hacerlo es mediante la automatización de sus procesos. El software de mantenimiento acompaña a estos equipos y les permite hacer más en menos tiempo que nunca.

Alimentos y bebidas

Las nuevas tecnologías y las nuevas demandas de los clientes siempre llevan al límite a la industria de alimentos y bebidas. El software de mantenimiento libera a las empresas de tareas simples y repetitivas y les permite impulsar sus horizontes hacia el futuro.

Poder y Energía

La infraestructura de potencia y energía es una de las redes clave que mantienen unidas gran parte de nuestras instalaciones en la actualidad. Debido a la cantidad de personas y empresas que dependen de la industria de la energía y la energía, el mantenimiento y los sistemas de mantenimiento son de suma importancia. Tener un historial digital de piezas puede ser muy útil.

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