cinco porqués

Cuando algo sale mal en una instalación, es mejor llegar a la raíz del problema en lugar de simplemente tratar los síntomas. Sin embargo, algunos problemas pueden no ser lo suficientemente graves como para justificar una investigación exhaustiva, que es donde entra en juego el método Five Whys.

¿Qué es el método de los cinco porqués?

El método Five Whys, también llamado análisis Five Whys o simplemente 5Y, es una técnica que pueden utilizar los equipos de mantenimiento para llegar a la causa raíz de un problema. Es bastante fácil preguntarse por qué ocurre un problema y llegar a una causa a nivel superficial, pero el análisis de los cinco porqués requiere que se pregunte por qué ocurrió esa causa a nivel superficial en primer lugar.

Origen de los cinco porqués

El método proviene de Toyota Motor Corporation con su fundador Sakichi Toyoda. Se le dijo al personal que preguntara "¿Por qué?" cinco veces sobre cualquier problema dado y, como resultado, pudieron comprender la verdadera naturaleza de esos problemas.

Pregunta por qué cinco veces

El núcleo del método Five Whys es mirar más allá de las causas inmediatas hacia problemas más profundos. El proceso se parece a esto:

• ¿Por qué sucedió A? Por B.
• ¿Por qué sucedió B? Por C.
• ¿Por qué sucedió C?

Y así sucesivamente hasta que se descubra una causa raíz.

[alert type="info" icon-size="normal"] Sugerencia: una manera fácil de comprender el análisis de los cinco porqués es pensar en cómo los niños preguntan "¿Por qué?" sin fin Cada "¿Por qué?" profundiza en el problema inicial, y el objetivo es entender todo lo que está pasando. [/alerta]

Cuándo usar el método de los cinco porqués

El análisis de los cinco porqués puede ser una forma efectiva de hacer que las personas vean más allá de las causas inmediatas de los problemas, pero es importante usarlo solo cuando sea más apropiado. Dado que se enfoca en una sola serie de causas y efectos, no es adecuado para problemas complejos con múltiples factores.

Como tal, Five Whys se usa mejor para los siguientes tipos de problemas:

Simple

Los problemas simples con una sola causa no requieren una investigación exhaustiva en múltiples direcciones, lo que significa que se puede usar una sola cadena de preguntas para llegar a la causa raíz.

Criticidad baja

Por lo general, los procesos menos críticos no justifican un análisis exhaustivo de la causa raíz (RCA) . El análisis Five Whys es una forma sencilla de encontrar las causas fundamentales sin grandes gastos de tiempo o recursos.

Factores humanos

A menudo, los problemas surgen de factores humanos, como que los operadores no realicen las tareas correctamente o que se pierdan las tareas de mantenimiento preventivo . El análisis Five Whys ayuda a los equipos de mantenimiento y operaciones a determinar dónde los procesos existentes pueden fallar al tener en cuenta el error humano.

Cómo realizar un análisis de los cinco porqués

En la superficie, el proceso de los Cinco Porqués es muy simple: simplemente pregunte "¿Por qué?" cinco veces para llegar a la raíz del problema. Sin embargo, hay algunas mejores prácticas a seguir para asegurarse de que sea efectivo. Estos pasos pueden ayudarlo a realizar un análisis de los cinco porqués de manera eficaz.

1. Forme un equipo

Primero, forma un equipo. El análisis de los cinco porqués funciona mejor cuando hay personas involucradas en el proceso en el que se produjo el problema. Además, incluir un facilitador en el equipo puede ayudar a mantener a todos encaminados.

2. Identificar el problema

A continuación, identifique el problema. Es importante asegurarse de definirlo lo más específicamente posible, para que todos sepan exactamente lo que está tratando de resolver.

3. Determine por qué ocurrió el problema

Con el problema en mente, determine la causa inmediata de por qué ocurrió. Expréselo como una pregunta de "por qué", como "¿Por qué el mezclador A sigue retumbando?" o "¿Por qué el aire acondicionado de la oficina mantiene ciclos cortos?"

La respuesta a esta pregunta inicial debería proporcionarle la causa inmediata de su problema. Por ejemplo, el mezclador A podría vibrar porque el lubricante está contaminado , mientras que el aire acondicionado funciona en ciclos cortos porque el termostato está demasiado alto.

4. Pregunta por qué otra vez

Una vez que tenga la causa inmediata del problema, pregunte por qué ocurre esa causa. En nuestros ejemplos anteriores, nos preguntamos por qué el lubricante utilizado en el mezclador A está contaminado o por qué el termostato sigue subiendo demasiado.

5. Repita hasta que no pueda continuar

Una vez que haya repetido "por qué" cinco veces, por lo general habrá llegado a la raíz del problema. Sin embargo, eso es solo una regla general y no debería disuadirlo de preguntar más veces si es necesario. El proceso de los cinco porqués finaliza cuando sus preguntas ya no arrojan nada útil.

6. Implementar Contramedidas

Con la causa raíz en la mano, estará listo para crear contramedidas para evitar que el problema vuelva a ocurrir en el futuro.

7. Seguimiento de los resultados

Una vez que implemente sus contramedidas, manténgalas al tanto. Al monitorear los resultados, podrá saber si necesita ajustarlos o realizar más análisis de causa raíz.

Ejemplo de análisis de los cinco porqués

Para entender realmente cómo funciona el análisis de los cinco porqués, veamos un ejemplo.

Definiendo el problema

Supongamos que Awesome Manufacturer, Inc. tiene un par de máquinas en sus instalaciones que pierden aceite. Su análisis de los cinco porqués comenzaría reuniendo un equipo, probablemente un puñado de técnicos de mantenimiento , en este caso, y definiendo el problema. En este escenario, el problema se expresaría como: "Estas dos máquinas tienen fugas de aceite".

preguntando por qué

Con el problema claramente definido, comienzan a preguntarse por qué sucede. Las preguntas y respuestas podrían verse así:

1. ¿Por qué las máquinas pierden aceite? Los sellos parecen haberse deteriorado.
2. ¿Por qué se deterioraron los sellos? Hacía tiempo que no los reemplazaban.
3. ¿Por qué no se habían reemplazado los sellos? Las órdenes de trabajo para reemplazarlos no se habían completado.
4. ¿Por qué no se completaron las órdenes de trabajo? Los sellos no estaban en stock en nuestro almacén.
5. ¿Por qué no estaban los sellos en stock? Nos quedamos sin antes de pedir más.
6. ¿Por qué se nos acabó? La cantidad mín./máx./reordenar para ellos se fijó demasiado baja en el sistema de gestión de mantenimiento .
7. ¿Por qué la cantidad mínima/máxima/reordenar se configuró demasiado baja? Tratábamos de mantener bajos los costos fijándolos más bajos.

Tenga en cuenta que este escenario particular va más allá de cinco preguntas. Una vez más, Five Whys es simplemente una regla general. Desea continuar hasta que sus preguntas ya no lo lleven a ninguna parte.

Idear contramedidas

Con el análisis anterior, el equipo de mantenimiento de Awesome Manufacturer, Inc. puede crear una solución al problema. En este caso, lo más probable es que ajuste sus cantidades mínimas/máximas/de reorden en su CMMS según el tiempo medio entre fallas (MTBF) en lugar de solo los gastos. Capacitar a su equipo para usar MTBF sería una parte integral de ese proceso.

También podrían encontrar soluciones adicionales para evitar que este problema vuelva a surgir, como requerir recuentos de ciclos regulares , hacer que los datos de CMMS sean más visibles para el personal de su almacén y mostrar mapas de procesos en áreas destacadas.

Llevando cuenta

Una vez que se implementan las contramedidas, el equipo de mantenimiento de Awesome Manufacturer vigila la situación, por ejemplo, mediante el seguimiento de las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo para esos sellos. Si alguna máquina comienza a tener fugas nuevamente, será una señal para revisar el problema con un análisis más detallado.

Consejos para un análisis eficaz de los cinco porqués

Para que sus esfuerzos sean más efectivos, tenga en cuenta los siguientes consejos cuando utilice el método de los cinco porqués.

Soluciones, no culpas

Primero, y quizás lo más importante, concentre sus esfuerzos en encontrar soluciones, no en culpar. No importa en qué proceso estén involucradas las personas, habrá alguna incidencia de error humano. La mejor manera de contrarrestar eso es mejorando el proceso para dar cuenta de eso.

Por ejemplo, en nuestro ejemplo con los sellos con fugas, sería fácil culpar a las personas por no ingresar las cantidades mínimas/máximas/reordenar correctas en el CMMS o por no realizar recuentos de ciclos regulares. Sin embargo, la verdadera razón por la que ocurrieron esas fallas fue porque no había un sistema adecuado para prevenirlas. Las soluciones que cree a través del análisis de los cinco por qué deben centrarse en cambiar los sistemas y procesos, no las personas.

Involucrar a personas conocedoras

El análisis de los Cinco Porqués se basa en el conocimiento de los involucrados. Si su equipo no tiene suficiente conocimiento sobre el problema en cuestión para poder determinar cuáles podrían ser las causas, entonces no llegará muy lejos.

En caso de duda, comprobar que funciona

Finalmente, ayuda usar datos reales y observaciones al responder cada "¿Por qué?" en el proceso. Si lo hace, tiende a obtener mejores respuestas que simplemente usar la lógica deductiva, y puede contrarrestar el sesgo de confirmación.

Ventajas del análisis de los cinco porqués

El método Five Whys tiene una serie de ventajas para los equipos de mantenimiento. Estas ventajas incluyen lo siguiente.

Rentable

El análisis de los cinco porqués es económico. No requiere que haga un gran proyecto para determinar el problema. Todo lo que necesita son algunos expertos en la materia y un poco de tiempo para explorar las posibles causas, lo que lo hace ideal para problemas pequeños y de baja criticidad .

Simple

El proceso es fácil de seguir. Todo lo que necesita hacer es definir el problema y comenzar a investigar por qué. Por lo general, no requiere herramientas o software sofisticados (aunque definitivamente pueden ayudar), y hay menos necesidad de dibujar diagramas complejos.

Llega al fondo de un solo problema

Al preguntar "¿Por qué?" cinco veces, su equipo se obliga a analizar un problema con más profundidad de lo que lo harían de otra manera. En lugar de detenerse al llegar a un problema de nivel superficial, profundiza un poco más hasta encontrar una causa raíz.

Desventajas del método de los cinco porqués

Si bien el método Five Whys tiene sus ventajas, también tiene algunas limitaciones. Estos incluyen lo siguiente.

Angosto

El análisis de los cinco porqués sigue una cadena única de causas y efectos, y en realidad no está diseñado para ramificarse. Como tal, no es adecuado para problemas complejos con múltiples factores contribuyentes o para problemas que abarcan varios departamentos.

[alert type="info" icon-size="normal"] Sugerencia: algunas organizaciones resuelven este problema utilizando lo que se denomina “   Los cinco porqués de tres patas ”, en los que se ramifican en múltiples caminos de causalidad. [/alerta]

Propenso al sesgo

El método Five Whys también es propenso al sesgo de confirmación. A medida que su equipo explora las razones por las que ocurrió un problema determinado, es posible que algunos solo consideren aquellos que confirman lo que creen que sucedió. Sin evidencia externa, el proceso puede convertirse rápidamente en poco más que un experimento mental.

Se basa en el conocimiento de los miembros del equipo

Por último, existe una gran dependencia del conocimiento individual. Si su equipo no conoce la causa subyacente de un problema, es probable que no la descubran sin una investigación adicional.

Cinco porqués en comparación con otros métodos RCA

El análisis Five Whys es útil para tratar los problemas más simples que pueden surgir en sus procesos, pero no es perfecto para todas las situaciones. Otras herramientas de RCA incluyen el análisis de árbol de fallas, el diagrama de espina de pescado y FMEA.

Cinco porqués frente a análisis de árbol de fallas

El análisis del árbol de fallas funciona de manera similar a Five Whys, excepto que utiliza un diagrama visual para explorar múltiples eventos causales. Cada rama de un diagrama de árbol de fallas sigue un camino de causalidad, similar a preguntar "¿Por qué?" varias veces en el análisis de los cinco porqués.

Diagrama de los cinco porqués frente a la espina de pescado

Otra forma visual de realizar un análisis de causa raíz es con un diagrama de espina de pescado, también conocido como diagrama de Ishikawa. Un diagrama de espina de pescado se ramifica en diferentes categorías, generalmente Medio Ambiente, Personas, Equipos/Materiales y Procedimiento, donde se enumeran las posibles causas. Como tal, tiende a ser más amplio que los cinco porqués, pero es posible que no profundice tanto en las cadenas individuales de causalidad.

Cinco porqués frente a FMEA

El análisis de modo y efecto de falla (FMEA) es un método RCA proactivo en el que observa un proceso y determina cómo podría fallar en el futuro. Además, analiza las formas potenciales en que esas fallas podrían afectar diferentes áreas de su organización, como la producción, la seguridad y el medio ambiente. En pocas palabras, es preguntar "¿Qué podría salir mal?"

Mientras que Five Whys trabaja desde un problema existente hasta sus causas, FMEA analiza cómo la falla en un proceso podría conducir a problemas futuros. Como tal, realizar FMEA podría ayudar mucho con el futuro RCA, incluido el análisis Five Whys.

[alert type="info" icon-size="normal"] Sugerencia: Ninguno de estos métodos RCA debe usarse de forma aislada. Por ejemplo, Five Whys se puede combinar fácilmente con un diagrama de Ishikawa o un análisis de árbol de fallas. [/alerta]

Conclusión

El análisis Five Whys es una forma rentable de encontrar las causas fundamentales de problemas simples y unidimensionales que pueden surgir en una instalación. Si bien no es adecuado para problemas complejos que abarcan múltiples procesos o departamentos, puede ser una excelente manera de manejar problemas que no requieren un análisis exhaustivo. Con un equipo suficientemente informado y un poco de datos, Five Whys es una herramienta útil para realizar análisis de causa raíz.