Cómo medir el rendimiento del inventario con métricas de gestión de inventario

El uso de indicadores clave de rendimiento (KPI) en todos los sistemas de control de inventario ayuda a impulsar decisiones y estrategias más efectivas. Con información valiosa de las métricas de rendimiento del inventario, las empresas pueden mejorar el flujo de efectivo, reducir los costos operativos y aumentar la satisfacción del cliente.

Calcular qué tan rápido se mueve el inventario proporciona información valiosa sobre la eficiencia con la que se administra. Si bien tener suficientes existencias disponibles es crucial para mantener su cadena de suministro en movimiento sin problemas, la compra y el almacenamiento de artículos también generan costos. La optimización de los niveles de inventario mantiene un equilibrio saludable entre la gestión de costos y el mantenimiento de un inventario suficiente para sostener las operaciones.

Determinación de las métricas de rendimiento del inventario para monitorear

Es importante medir cómo opera su negocio para crear más transparencia en las ganancias a lo largo del tiempo. Si está elaborando una estrategia de KPI desde cero, puede ser desalentador saber exactamente qué métricas de gestión de inventario evaluar para su negocio.

Por ejemplo, si posee una ferretería, primero podría considerar medir si tiene suficientes artículos disponibles para satisfacer las necesidades de los clientes. Sin embargo, supongamos que desea comprender la disponibilidad de sus artículos. Una métrica diferente, como la tasa de venta directa, podría darle una mejor idea del porcentaje de unidades vendidas, en comparación con las unidades disponibles.

Recomendamos identificar las funciones clave de su negocio para determinar las mejores métricas de rendimiento de inventario para adoptar para su negocio. En primer lugar, mire qué valor aporta su negocio a los clientes.

Por ejemplo, si es una empresa de transporte, el valor que aporta es la cantidad de contenedores que tiene en suministro para satisfacer las necesidades de los clientes. La cantidad en stock, así como el tiempo, son dos factores que debes considerar en esta situación. Echemos un vistazo a ejemplos de KPI a considerar para su negocio.

Diferencia entre KPI cualitativos y cuantitativos

Al igual que cualquier otra medida, los KPI pueden ser cualitativos o cuantitativos .

Las medidas cualitativas no tienen un valor numérico y pueden incluir elementos como gráficos de hitos, planes de proyectos y análisis críticos.

Los gráficos de hitos ayudan a las empresas y organizaciones a ilustrar visualmente una línea de tiempo que muestra el cronograma y los intervalos de un proyecto importante. Estos son útiles para realizar un seguimiento del progreso y planificar los próximos pasos. Los planes de proyecto pueden servir como la principal herramienta organizativa que describe los componentes individuales con plazos y la mano de obra y los recursos necesarios. El análisis crítico puede mostrar la ruta específica, así como realizar un seguimiento de las finalizaciones a lo largo del proceso.

Las mediciones cuantitativas suelen utilizar fórmulas para determinar los puntos de partida, establecer objetivos y realizar un seguimiento del progreso medible hacia esos objetivos. Consideremos seis KPI cuantitativos de gestión de inventario.

Seis KPI de gestión de inventario cuantitativo

Si bien estas métricas brindan una vista ampliada del rendimiento de almacenamiento de una planta, la cantidad de rotaciones de inventario se usa más comúnmente para medir el éxito de los niveles de inventario.

1. Rotación de inventario

Para medir el rendimiento en la gestión de inventario, una de las métricas más comunes que se utilizan es el "número de rotaciones de inventario". Este número se calcula utilizando la relación entre el valor de las acciones compradas y el valor de las existencias disponibles. La métrica, número de rotaciones de inventario, tiene como objetivo medir el movimiento de existencias. Cuanto mayor sea la rotación, menos tiempo pasará su inventario almacenado.

El número de rotaciones de inventario, también conocido como rotación de existencias, se calcula tomando el valor de las existencias compradas, dividido por el valor de las existencias disponibles.

Cálculo de rotaciones de inventario

 Rotaciones de inventario = Valor de las existencias compradas/Valor de las existencias disponibles

Donde: Valor de las existencias compradas = el valor total de los artículos de inventario comprados durante un período de tiempo y Valor de las existencias disponibles = el valor actual del inventario que está en existencias

Por ejemplo, si durante un período de un mes el valor total de las compras ascendió a $5,000 mientras que el valor actual de las existencias disponibles es de $2,500, la rotación de inventario se puede calcular como:

Rotaciones de inventario = $5,000,000/$2,500,000 = 2

¿Qué es una buena relación de rotación de inventario? Valor objetivo de 1.0

Como regla general, la Society for Maintenance & Reliability Professionals (SMRP) sugiere un valor de rotación de inventario superior a 1,0 cuando se contabiliza el inventario total y un valor superior a 3,0 cuando se contabiliza el inventario sin repuestos críticos.

Tenga en cuenta que se espera que los valores objetivo varíen entre las diferentes industrias. Los valores también pueden variar según la estrategia de mantenimiento utilizada por una organización.

2. Desabastecimiento

La métrica "desabastecimiento" es la frecuencia de las solicitudes de inventario sin stock disponible. Con mayor frecuencia, los desabastecimientos afectan a toda la cadena de suministro de su empresa. Para los clientes, puede ser extremadamente frustrante tener que esperar en una empresa para obtener productos disponibles, lo que puede traducirse en una reducción de la lealtad y del negocio. Algunas causas de desabastecimiento incluyen la falta de gestión constante del inventario o averías en las máquinas que provocan retrasos.

Cálculo de roturas de existencias

El número de roturas de stock, o frecuencia de solicitudes de inventario sin stock disponible, se mide tomando el porcentaje del número de stock que no se puede suministrar en términos de volumen de ventas mensual o anual.

 En forma de ecuación:

Desabastecimiento = Frecuencia de desabastecimiento / Volumen de ventas mensual

O

Desabastecimientos = Frecuencia de desabastecimientos/ Volumen de ventas anual

Por ejemplo, si no se pudieron cumplir 300 pedidos de clientes de los 1000 pedidos totales del mes, el porcentaje de desabastecimiento mensual sería del 30 %.

3. Inventario inactivo

El stock inactivo es la cantidad de stock no crítico que permanece sin usar durante un período de tiempo.

Los niveles apropiados de inventario, medidos utilizando el número de turnos de inventario, permiten que el personal de la planta tome medidas para reducir los costos (reduciendo el gasto en inventario innecesario) al tiempo que aumenta la productividad operativa (evitando los desabastecimientos).

4. Ventas perdidas

Otra gran métrica para su negocio es la pérdida de ventas, que analiza la frecuencia con la que un cliente solicita un artículo, pero no lo tiene en stock, por lo que se va a otra parte. Los factores que son importantes en este cálculo incluyen la demanda diaria promedio, la cantidad pronosticada y la demanda del cliente. Tener un programa sólido de gestión de inventario evita que las empresas incurran en pérdidas de ventas con el tiempo. Sin embargo, las ventas perdidas le suceden incluso a los mejores dueños de negocios.

Cálculo de ventas perdidas

 Demanda diaria promedio = Período actual Pronóstico estacionalizado / número de días en el período

Cantidad de ventas perdidas = Demanda diaria promedio X # Días sin existencias

5. Costo de mantenimiento del inventario

Una métrica invaluable para medir cuánto del capital de trabajo de un fabricante está inmovilizado en el inventario, esta métrica proporciona información sobre los costos difíciles de encontrar del manejo de artículos. Estos incluyen el almacenamiento, los costos de obsolescencia y la eficacia de los sistemas de gestión de almacenes (WMS) para reducir los costos de cumplimiento.

Como se discutió en las secciones anteriores, comparar el costo de mantenimiento y la rotación de inventario con sus márgenes de contribución es una excelente manera de ver qué artículos valen la pena el tiempo adicional en su almacén.

6. Tiempo de ciclo de pedido

El tiempo del ciclo del pedido es el intervalo de tiempo entre la realización de un pedido y el siguiente. Esta métrica también se conoce como tiempo de entrega del pedido, pero el tiempo del ciclo del pedido es la iteración más popular. El tiempo del ciclo de pedido mide el tiempo desde que un cliente hace un pedido hasta que recibe el producto que compró. Esta métrica refleja cuán efectivas son sus operaciones de gestión de inventario, cadena de suministro, producción y cumplimiento.

El tiempo del ciclo del pedido también se refiere a veces al tiempo entre la colocación de dos pedidos consecutivos o la entrega exitosa de dos pedidos consecutivos. Independientemente de cómo su empresa defina estas métricas, aún debe medirlas para obtener una visión integral de su proceso de cumplimiento de pedidos y dónde podría mejorar.

Cálculo del tiempo de ciclo del pedido

Para calcular el tiempo del ciclo del pedido, primero debe calcular el tiempo en que se cumple la demanda del pedido y luego calcular los pedidos pendientes.

 Tiempo durante el cual se satisface la demanda = (Cantidad óptima de pedido-cantidad óptima de pedido pendiente) / Demanda promedio

Tiempo de pedidos pendientes = Cantidad óptima para pedidos pendientes/Demanda promedio

Ciclo de pedido = tiempo durante el cual se satisface la demanda + tiempo de pedido pendiente

El software de gestión de inventario puede ayudar

La clave para una métrica de inventario significativa es recopilar datos precisos y hacerlo de manera eficiente. La mejor manera de recopilar datos de inventario precisos, mientras se ejerce un esfuerzo manual mínimo, es mediante el uso de un software de gestión de inventario.

El uso de software de gestión de inventario puede realizar un seguimiento de sus compras y usos de inventario, a medida que se emiten sus órdenes de compra y/u órdenes de trabajo . Esto libera a los trabajadores individuales de una gran cantidad de seguimiento manual. Esto permite una base de datos consolidada y un fácil acceso a las métricas sobre el flujo de inventario.

Gestión eficaz de un almacén de MRO

Un buen programa de gestión de inventario es fundamental para poder gestionar eficazmente un almacén de MRO . Las mejores prácticas indican que la precisión general del inventario debe ser del 95 % de los recuentos totales del ciclo. Esto requiere que todas las herramientas y piezas estén listas para usarse tan pronto como se necesiten.

Una forma de mejorar la eficiencia de un almacén es trasladar los consumibles a las áreas donde se utilizarán. Por ejemplo, las gafas de seguridad o los guantes protectores deben estar disponibles en múltiples áreas donde los empleados los requieran. Un estudio señaló que una empresa estimó que podría ahorrar $75,000 por año si el personal dejara de ir al almacén de baterías.

Los KPI descritos anteriormente en este artículo, incluidos el valor del inventario y las rotaciones, así como las medidas sobre la precisión del recuento de ciclos y el cumplimiento del mantenimiento preventivo programado, pueden ayudar a un almacén de MRO a optimizar mejor sus procesos de trabajo y la gestión de inventario.

Más estadísticas de inventario

Aunque administrar el inventario es un trabajo importante para muchas organizaciones de fabricación y distribución, a veces es fácil subestimar el efecto que tiene el inventario en nuestro mundo en general. Por ejemplo, los artículos en inventario, así como en las cuentas por cobrar y por pagar, representan aproximadamente el 7 por ciento del producto interno bruto de los EE. UU. solo. En el sector minorista, las empresas tienen alrededor de $1,43 en inventario por cada dólar de ventas.

Los problemas de la cadena de suministro de gestión de inventario suelen ser lo más importante para los equipos de gestión. Por ejemplo, casi las tres cuartas partes de los profesionales de gestión de la cadena de suministro creen que pueden mejorar sus prácticas de gestión de inventario y casi la mitad espera volver a evaluar las ubicaciones de sus almacenes.

La automatización de la gestión de inventario continúa aumentando con aproximadamente dos tercios de los almacenes que planean implementar dispositivos móviles en un futuro próximo. Los estudios muestran que casi la mitad de todos los almacenes citan un problema importante relacionado con el error humano.

Disipando los mitos de la gestión de inventario

Muchas organizaciones han continuado prácticas ancestrales en lo que respecta a la gestión de inventario porque "siempre se ha hecho así". Sin embargo, algunas de estas prácticas son simplemente mitos y no ayudan a que su sistema de gestión de inventario sea más eficiente y efectivo.

Por ejemplo, muchas organizaciones creen que comprar al por mayor reducirá los costos. En algunos casos, esto puede ser cierto. Para artículos consumibles de uso frecuente, como papel o productos de limpieza, comprar al por mayor puede ser una buena práctica. Sin embargo, los componentes y piezas que se reemplazan o cambian con poca frecuencia no se benefician de las compras al por mayor. De hecho, los costos de almacenamiento y administración de artículos que se usan con poca frecuencia pueden ser más altos que los ahorros a granel realizados.

Otras empresas creen que el conteo frecuente de existencias puede conducir a una mejor gestión del inventario y el uso de una hoja de cálculo simple puede realizar un seguimiento adecuado del inventario. Sin embargo, si administra muchos elementos, el recuento físico puede demorar varios días y el registro manual puede generar errores. Dicho esto, invertir en el sistema de software de inventario más reciente tampoco puede ser la mejor respuesta.

La realidad es que, si bien los sistemas computarizados ciertamente pueden ayudar a administrar el inventario de manera más eficiente, los factores críticos son la calidad y la precisión de la información. Capacitar a sus empleados sobre cómo actualizar el sistema de inventario correctamente y por qué es fundamental de manera continua es realmente la clave para un sistema de gestión de inventario preciso y completo.

 Este artículo se actualizó con más información en mayo de 2020