La gestión del inventario

Dentro de la gestión de instalaciones, la gestión de inventario realiza un seguimiento de los artículos desde el momento de la compra hasta el momento de su uso. Los mejores sistemas de gestión de inventario incluyen registros completos y detallados de materiales y artículos para que puedan ser rastreados y utilizados de manera eficiente.

El inventario de cualquier naturaleza es simplemente una inversión que incurre en costos continuos, como espacio de almacenamiento, administración y seguro. Las mejores prácticas se enfocan en tener el nivel correcto de inventario para evitar el tiempo de inactividad y una cantidad mínima de inventario para administrar, almacenar y asegurar.

Métodos comunes de gestión de inventario

La mayoría de las instalaciones utilizarán un método de inventario justo a tiempo o un sistema de planificación de requisitos de materiales.

Aquellas empresas que utilizan el primer método intentan minimizar o incluso eliminar los niveles de inventario al recibir los artículos necesarios solo cuando se necesitan. Idealmente, el método justo a tiempo elimina los costos de almacenamiento, los recursos inmovilizados en el inventario no utilizado y el desperdicio general. En el mundo real, sin embargo, puede ser difícil administrar el inventario justo a tiempo cuando la demanda de artículos puede ser impredecible y el suministro a lo largo de la cadena de suministro más grande puede no ser confiable.

El método de planificación de requisitos de materiales implica anticipar los materiales, artículos y suministros que una instalación puede necesitar en un período determinado y comprar en consecuencia. Este sistema requiere un excelente mantenimiento de registros, así como un seguimiento confiable de los materiales de inventario para que puedan ubicarse, usarse y registrarse con precisión.

Echemos un vistazo a cómo el control de inventario puede ser una práctica efectiva para incorporar a sus procesos de gestión de inventario.

Control de inventario

El control de inventario, también conocido como control de existencias, se refiere al proceso de gestión de los niveles de inventario del almacén de una empresa. El proceso de control de inventario involucra el manejo de artículos desde el momento en que se ordenan; a lo largo de su almacenamiento, movimiento y uso; hasta su destino o disposición final. A lo largo de los años se han desarrollado muchos sistemas, procesos y tecnologías para ayudar a las empresas a optimizar los procesos de la cadena de suministro.

Importantes procesos y fórmulas de control de inventario

Con el tiempo se crearon diferentes procesos y fórmulas de control con el fin de ayudar a las empresas con la complejidad que es el control de inventarios. Echemos un vistazo a cuáles son algunos de estos y por qué son importantes para las empresas de hoy.

Control de calidad

El control de calidad es una parte esencial del control de inventario y los procesos que utiliza tienen un impacto dramático. Cuando trabajas con un proveedor que tiene los mismos estándares de calidad que tú, con el tiempo desarrollas una relación a largo plazo. Una vez que tenga a sus proveedores, el seguimiento de lotes garantiza que su stock cumpla constantemente con sus más altos estándares de calidad.

control organizativo

Puede parecer un concepto simple, pero hace la diferencia tener tu stock meticulosamente organizado. Esto comienza por etiquetar su stock con SKU que son fácilmente comprensibles y fáciles de leer. Comience con un inventario inicial y luego use las técnicas correctas de gestión de inventario para realizar un seguimiento de los movimientos y niveles.

Fórmula de punto de pedido

El punto de pedido determina el momento adecuado para pedir más existencias. Calcular esto significa sumar la demanda de tiempo de entrega en días y el stock de seguridad en días.

Básicamente, punto de pedido = demanda de tiempo de entrega + stock de seguridad.

Cantidad económica de pedido (EOQ)

Finalmente, EOQ es el inventario óptimo que debe comprar para minimizar los costos de ordenar y almacenar. Necesitará conocer sus costos fijos anuales, la demanda en unidades y los costos de mantenimiento por unidad (H) para poder calcular esto.

Luego, puede usar la fórmula resumida por Accounting Coach : la raíz cuadrada de [(dos veces la demanda anual en unidades multiplicada por el costo incremental para procesar un pedido) dividida por (el costo anual incremental para mantener una unidad en inventario)] para encontrar la cantidad económica de su pedido

Gestión de inventario con un sistema de control de inventario

Un sistema de control de inventario es una solución computarizada que reúne todos los aspectos de la gestión de inventario en un sistema cohesivo. Su propósito es ayudar a controlar su stock para mantener la menor cantidad de inventario en sus almacenes y, en última instancia, mejorar el flujo de efectivo y reducir los costos de mantenimiento.

Una amplia gama de instalaciones de fabricación, distribución y venta al por menor utilizan el control de inventario para gestionar el movimiento de artículos en toda su empresa. Algunas empresas pueden estar rastreando el movimiento de productos terminados de los proveedores a los clientes, mientras que otras necesitan ordenar materias primas para producir un producto terminado. Es posible que los gerentes de las instalaciones necesiten realizar un seguimiento del inventario de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO), que incluye elementos como herramientas manuales y suministros de limpieza utilizados para mantener una organización en funcionamiento.

En todos los casos, los artículos deben identificarse con un nombre o número, código de barras o etiqueta de identificación por radiofrecuencia (RFID) para que puedan rastrearse fácilmente. Luego, los elementos se registran manualmente o se escanean automáticamente para que puedan seguirse y administrarse en un sistema informático central, como un CMMS.

La integración en un sistema computarizado principal, así como los datos de alta calidad, son clave para un sistema de gestión de inventario exitoso .

Un sistema de control de inventario efectivo puede ayudarlo a asegurarse de tener la cantidad correcta de materias primas , suministros MRO o artículos terminados disponibles para satisfacer su demanda. Esto puede significar una mayor satisfacción del cliente o un tiempo de inactividad reducido en una línea de fabricación.

Comprender lo que tiene en el inventario y dónde se encuentra puede eliminar cancelaciones y pedidos innecesarios para reemplazar artículos perdidos. Si tiene un sistema integrado, puede autorizar pedidos automáticos de artículos críticos y administrar proveedores y facturación también de manera más eficiente.

¿Qué hace un sistema de gestión de inventario?

Un sistema de gestión de inventario realiza un seguimiento de los artículos que una organización compra para fabricar o entregar su producto o servicio final a sus clientes. Por lo general, incluye una variedad de hardware, software y procesos para identificar y seguir un artículo desde el momento en que ingresa a una instalación hasta el momento en que se usa en un producto final o se consume.

Probablemente piense en los artículos de inventario como aquellas cosas que utiliza una empresa para crear su producto. Por ejemplo, un fabricante de acondicionadores de aire puede tener artículos de inventario como condensadores, ventiladores, correas, bobinas y refrigerante.

Si bien esas materias primas se rastrean en un sistema de gestión de inventario, las empresas también deben realizar un seguimiento del inventario de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO). De acuerdo con Supply Chain Mangement Review , aproximadamente el 40 por ciento del presupuesto de compras de una empresa puede gastarse en artículos MRO, como suministros de limpieza y herramientas de mantenimiento.

Componentes necesarios en un sistema de gestión de inventario

Un buen sistema de gestión de inventario debe contener ciertos componentes que incluyen un sistema de identificación, software de gestión y procedimientos estandarizados.

Un sistema de identificación puede ser un registro manual de los números de modelo o de piezas en una hoja de cálculo, un sistema de código de barras que etiqueta cada artículo o un sistema complejo de identificación por radiofrecuencia que involucra etiquetas de microchip.

Se puede usar un sistema informático centralizado como un CMMS para registrar, rastrear y reportar la información de manera continua. Un sistema integrado de etiquetado de inventario y un CMMS pueden proporcionar información sobre los datos de inventario en tiempo real y, posteriormente, ayudar a tomar mejores decisiones de compra.

Finalmente, una empresa debe tener procesos claros y consistentes en términos de etiquetado, documentación y requisitos de informes para que se generen datos de alta calidad. Todos los miembros del equipo deben recibir capacitación periódica sobre estos procesos.

Beneficios de un sistema de gestión de inventario

Un sistema de gestión de inventario preciso puede mejorar la eficiencia y la productividad de una organización. Cuando los artículos para las actividades de producción y MRO se ordenan lo más cerca posible del justo a tiempo, una instalación reduce el espacio, la administración y los costos asociados con el exceso de inventario.
Además, un inventario reducido puede mejorar el flujo de caja, los informes de previsión, la organización y las relaciones con los proveedores.

¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas de inventario?

Las instalaciones suelen utilizar uno de los tres tipos de sistemas de inventario: manual, periódico y perpetuo. Aunque los requisitos tecnológicos y la complejidad de la implementación aumentan a medida que avanza del primero al último, también se mejoran la eficiencia y la precisión.

Sistema de Inventario Manual

En el pasado, todas las instalaciones necesitaban rastrear el inventario manualmente contando los artículos en stock. Hoy en día, algunas pequeñas empresas que tienen bajos niveles de inventario aún pueden usar un sistema manual. Básicamente, un empleado revisa el inventario, cuenta todos los artículos, anota los resultados e ingresa las cantidades en una hoja de cálculo. Esta información se puede utilizar para volver a pedir materiales según sea necesario.

Sistema de inventario periódico

Los sistemas de inventario periódico se han convertido en el puente entre los sistemas manuales y los sistemas perpetuos. El inventario se puede rastrear de forma manual y periódica; sin embargo, los sistemas de códigos de barras han mejorado mucho los sistemas de inventario periódico.

Las instalaciones pueden implementar fácilmente un sistema de código de barras al etiquetar artículos de inventario. Estos códigos de barras se escanean periódicamente para rastrear el artículo desde su llegada a la instalación, durante su viaje o uso dentro de la instalación, y su destino final cuando se usa en un producto terminado o se consume.

Un sistema central de seguimiento computarizado puede proporcionar acceso de rutina a las cantidades y ubicaciones de los artículos, así como iniciar pedidos de reabastecimiento.

Sistema de inventario perpetuo

El sistema de inventario más sofisticado ofrece datos en tiempo real. Tan pronto como el inventario ingresa a una instalación, se mueve, vende, usa o desecha, el sistema central se actualiza de inmediato.

Las etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) juegan un papel importante en los sistemas de inventario permanente. Las etiquetas RFID activas pueden enviar datos constantemente y brindar información en tiempo real, mientras que las etiquetas RFID pasivas usan energía electromagnética de un lector para transmitir datos. Los datos de las etiquetas RFID se pueden enviar a un sistema CMMS , lo que brinda transparencia de gestión en los niveles de inventario que pueden ayudarlos a tomar decisiones comerciales más inteligentes.

Mejore su sistema de gestión de inventario con un CMMS

Según estudios de la industria , cada año las instalaciones gastan más de $100 mil millones en materiales de operación y mantenimiento. Estos estudios también estiman que alrededor del 10 por ciento de este inventario nunca se usa. Esto puede deberse a compras excesivas para obtener un descuento por volumen, compras repetidas cuando no se pueden ubicar los materiales que ya se tienen o errores debido a una mala gestión de registros de inventario.

Elegir el software de gestión de inventario adecuado tendrá un impacto tremendo en sus procesos de control de inventario. Y puede ser bueno o malo. Un buen software agiliza el proceso; el software de menor calidad crea un conjunto adicional de problemas que las empresas deben abordar además de todo lo demás

Al emplear CMMS y fomentar una cultura de empleados centrada en la recopilación y el registro de datos precisos, las instalaciones pueden realizar un mejor seguimiento de los niveles de inventario, gestionar las decisiones de compra y obtener información sobre las áreas en las que se pueden realizar mejoras. Estas mejoras en la gestión de inventario pueden tener un impacto significativo en los resultados de una instalación. Los sistemas, como el software de gestión de inventario de UpKeep, con una aplicación de seguimiento de inventario integrada, pueden permitirle obtener información sobre su inventario en el tiempo que lleva entrar y salir del almacén.

Cuando utiliza un conjunto de procesos y fórmulas junto con el software de administración de inventario adecuado, el control y la administración de inventario pueden ser simples. Depende de las empresas construir el marco adecuado para respaldarlo.