WhiteWater utiliza la característica de orden de trabajo personalizada para mejorar la seguridad de los empleados.

Desafío

WhiteWater estaba buscando una manera de realizar un mejor seguimiento de los elementos relacionados con el servicio para aproximadamente 75 pequeñas instalaciones descentralizadas de tratamiento de aguas residuales, 300 pequeños sistemas públicos de agua y una variedad de estaciones de bombeo de agua y aguas residuales.

“Tenemos nuestro grupo de operaciones de instalaciones de agua y aguas residuales, nuestro personal de soporte de operaciones y cumplimiento en la oficina, y un grupo de mantenimiento de servicio completo con aproximadamente 13 empleados”, dijo Eric Smith, ejecutivo de proyectos que supervisa los grupos de agua, aguas residuales y mantenimiento en Agua Blanca. “Utilizábamos un sistema realmente anticuado que consistía en hojas de cálculo de Excel, llamadas telefónicas y una vergonzosa cantidad de correos electrónicos. Necesitábamos encontrar una mejor manera de gestionarlo todo”.

Solución

Después de explorar varias tecnologías diferentes, WhiteWater eligió la primera solución móvil de UpKeep. La empresa analizó en profundidad de tres a cinco tecnologías con presentaciones de proveedores.

“Nos topamos con UpKeep”, dijo Eric. “Sin embargo, UpKeep pareció satisfacer nuestras necesidades iniciales y lo hizo de una manera que nos ofreció cierta capacidad de personalización pero no demasiadas opciones. Revisó muchas de las casillas para nuestras necesidades inmediatas”.

Chris Astephen, coordinador de operaciones de WhiteWater, agregó: "UpKeep tenía la combinación de la simplicidad inicial de satisfacer nuestras necesidades inmediatas y el potencial de crecer y agregar nuevas funciones para nosotros". La capacidad que exhibió UpKeep para crecer con WhiteWater en el futuro fue atractiva.

Establecer campeones clave para una implementación exitosa

WhiteWater ha estado usando UpKeep durante aproximadamente tres años, y el equipo de administración atribuye la implementación exitosa al establecimiento de campeones al principio del proceso.

“Creo que hemos tenido éxito porque formamos un buen equipo y realmente creamos cierta aceptación y compromiso”, dijo Eric. “Les mostramos lo que estábamos pensando y por qué estábamos pensando en hacer los cambios. Incluimos una variedad de diferentes miembros del equipo, incluida la selección de algunos de nuestros miembros del equipo más desafiantes. Sabíamos que si podíamos conseguir el apoyo de esa gente desde el principio, teníamos más posibilidades de éxito”.

WhiteWater realizó algunas mesas redondas para hablar sobre la tecnología. Aunque esas conversaciones iniciales generaron un cierto nivel de aceptación, la empresa trabajó para mantener el compromiso del grupo durante todo el proceso. Se consultó al grupo sobre actualizaciones y nuevas formas en que la empresa podría usar la tecnología.

“Se trataba realmente de involucrar al grupo, trabajar con la herramienta y establecer expectativas en ambos lados de la cerca”, dijo Eric. “Eso incluye a los usuarios dentro de nuestro grupo de mantenimiento que están ejecutando el trabajo, así como a los solicitantes”.

WhiteWater creó un documento de expectativas de una página, que comenzó al principio con la parte del solicitante y avanzó a lo largo de todo el proceso. La gerencia agregó notas secundarias sobre diferentes cosas a lo largo del proceso, trabajando para encapsular y comunicar de la manera más completa posible. Esto ayudó a WhiteWater a responsabilizar a los miembros del equipo.

Chris sirvió como puente entre el equipo de gestión y los operadores. “Tomaría las ideas de nuestro equipo de gestión y las compartiría con los empleados en el campo”, explicó Chris. “Pueden aportar sus ideas sobre cómo se usa la tecnología, cómo se ve la interfaz y los efectos que está teniendo aguas arriba o aguas abajo, y podemos hacer cambios para mejorar el proceso”.

Personalización de la función de orden de trabajo para mejorar la seguridad de los empleados

WhiteWater otorga una alta prioridad a la seguridad de los empleados, y parte de la cultura de la empresa consiste en analizar los posibles desafíos de seguridad al comienzo y a lo largo de cada día.

“Cada empleado tiene un plan de seguridad diario, que los ayuda a prepararse para un trabajo en particular”, dijo Eric. “Implica un proceso de planificación previa, equipo de protección personal (EPP) adecuado para el trabajo y problemas de conducción segura. También analizamos la protección contra caídas, los procedimientos de montaje para mover la seguridad de los equipos, la seguridad en las excavaciones y la seguridad en el manejo de productos químicos”.

Dado que los empleados de WhiteWater están distribuidos en una gran área geográfica y con frecuencia trabajan solos, encontrar una manera de alentar y recordar a los empleados los protocolos de seguridad fue un desafío.

“Queremos comunicar esos planes de seguridad, revisarlos y tener buenas discusiones

relacionados con ellos con nuestros empleados”, dijo Eric. “También queríamos poder capturar datos y análisis relacionados con la seguridad. UpKeep nos ayuda a capturar esos elementos importantes e impactantes que están dentro de nuestros planes de seguridad diarios”.

WhiteWater tiene un plan de seguridad diario, que incluye una serie de preguntas y una oportunidad para que los empleados ingresen información de seguridad antes de comenzar su día.

“Tratamos de comenzar de manera simple con el clima en sus áreas, si se informa algún accidente en el camino o si es necesario considerar cualquier otro cambio en su rutina diaria”, dijo Eric. "Todas esas alertas diferentes en realidad llegan a mi teléfono cada mañana para que pueda ver que el equipo se está poniendo en marcha para el día, participando en el proceso y si hay algún problema para revisar".

Además, cada orden de trabajo solicitada al grupo de operaciones automáticamente tiene asignado un plan de seguridad diario. “Los miembros del equipo que pueden haber completado una tarea y salir a otra tendrán la capacidad de hacer una pausa y tomarse el tiempo para completar un plan de seguridad diario y asegurarse de que se alinee con su próximo cuerpo de trabajo”, dijo Eric.

WhiteWater personalizó la función de órdenes de trabajo recurrentes en UpKeep para implementar su programa de arranque de seguridad. Cada empleado comienza su día con un plan de seguridad inicial, que incluye responder algunas preguntas específicas relacionadas con su día y su seguridad. Incluso se les anima a hacer un ejercicio de estiramiento y flexión específico para sus funciones laborales para ayudar a prevenir esguinces y distensiones.

“Estamos en cero incidentes y cero tiempo perdido en lo que va del año”, dijo Eric. “Creo que solo tuvimos lesiones el año pasado, sin contar incidentes menores como picaduras de garrapatas. Uno todavía es demasiado, por lo que creo absolutamente que incluir nuestro proceso de plan de seguridad diario en UpKeep y hacer que los miembros de nuestro equipo se tomen un minuto para hacer una pausa pone a todos en una mejor posición para estar seguros y exitosos”.

Las relaciones ayudan a los empleados menos expertos en tecnología a adoptar UpKeep

Uno de los desafíos de WhiteWater fue trabajar con miembros del equipo de empleados menos expertos en tecnología”, dijo Eric. “Tenemos un gran equipo muy trabajador, trabajador, pero el conocimiento de la tecnología es inconsistente en todo nuestro equipo”.

Aunque todos tienen teléfonos inteligentes, poner a los empleados al día con las nuevas tecnologías siempre es un desafío. Por lo general, los nuevos empleados se emparejan con un miembro del equipo más experimentado o un supervisor por un tiempo para que puedan aprender UpKeep y otras responsabilidades laborales.

“UpKeep tiene una sensación relativamente sencilla e intuitiva, pero fue un pequeño desafío descargarlo correctamente entre más de 60 operadores en el campo”, dijo Eric. “Queríamos hacerlo bien, establecer alertas y puntos de ajuste, y todos los demás detalles. Cuando el teléfono de alguien se rompe, lo estás haciendo todo de nuevo. Puede ser fácil que los miembros del equipo se sientan frustrados con la tecnología. Chris y otros miembros del equipo de apoyo han sido increíblemente compasivos y pacientes al trabajar con nuestra fuerza laboral diversa en términos de implementación de la tecnología”.

Chris priorizó establecer una relación de confianza con su equipo para que pudieran trabajar mejor juntos durante todo el proceso.

“Saben que pueden acudir a mí y los ayudaré a defender sus ideas”, dijo Chris. Además, Chris ayuda a aquellos con un poco menos de conocimientos tecnológicos a navegar y aprender UpKeep para recopilar la información necesaria para establecer procedimientos de mantenimiento preventivo o capturar información de activos.

“Tengo un técnico que no es experto en tecnología pero tiene una gran actitud”, dijo Chris. “Me empuja a hacer un poco más y me ayuda a contagiar el espíritu de aprendizaje al resto del equipo. De hecho, hemos llegado al punto en que me muestra cosas en UpKeep que no he probado ni visto antes. Eso es realmente emocionante.

“Se necesita mucha paciencia”, continuó Chris. “Soy bastante joven y me encanta la tecnología. Puedo sumergirme en la mayoría de las cosas de los teléfonos inteligentes bastante rápido y captarlo. Sin embargo, estoy tratando de dar un paso atrás y recordar que no todos son como yo, no todos podrán ingresar a la aplicación UpKeep tan fácilmente”.

Chris admite que si no está explicando algo correctamente, su equipo se lo hará saber. “Realmente es solo tomarse el tiempo para asegurarse de que lo entiendan, que lo entiendan y que no se van a alejar todavía frustrados. Se trata de construir lentamente esas relaciones, trabajar con personas y comprender realmente de dónde vienen en la pieza tecnológica. Ha sido un proceso largo, pero ha valido la pena”.