Los productos de Trinity mejoran el servicio al cliente

Desafío

El equipo de Trinity Products estaba frustrado con su sistema existente porque a los técnicos y administradores no se les notificaba constantemente sobre los nuevos tickets.

“Nos faltaban muchos boletos debido a la forma en que se configuró el sistema”, dijo Paul Wilkerson, gerente de mantenimiento de Trinity Products. “Tendríamos que ir a buscar ese boleto. El tiempo es dinero en nuestro negocio. Cada hora que una máquina no funciona nos cuesta $3,500. Eso equivale a alrededor de $ 1 por segundo.

“También queríamos poder realizar un seguimiento de todos nuestros activos, vincularlos a las órdenes de trabajo y ver el historial de mantenimiento para tomar mejores decisiones”, agregó Paul. “Eso no era realmente posible en el antiguo sistema”.

Finalmente, Trinity Products quería poder asignar fácilmente órdenes de trabajo a los técnicos correctos, realizar un seguimiento de esas órdenes de trabajo hasta su finalización y comprender los costos de mano de obra en todo el departamento de mantenimiento. La gerencia sabía que la empresa necesitaba un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) para realizar todas estas tareas.

Solución

Trinity Products comenzó su búsqueda en línea y revisó varios programas CMMS basados en la web. La gerencia se reunió con varios proveedores y participó en seminarios web. Al final, después de evaluar los pros y los contras, Trinity Products eligió la solución móvil primero de UpKeep .

"Los seminarios web de UpKeep fueron muy informativos", dijo Paul. "Las personas que realizaron los seminarios web tenían una respuesta para cada pregunta y, si no lo sabían, lo averiguaron rápidamente. Una cosa que nos llamó la atención fue la voluntad de UpKeep de desarrollar soluciones que necesitábamos específicamente. Sentimos que ellos realmente se preocupaba por nuestro negocio y estaba dispuesto a ayudarnos a desarrollar un sistema que funcionara para nosotros”.

Fácil incorporación y capacitación significa implementación rápida

Después de que Trinity Products seleccionó UpKeep, comenzaron la capacitación y la implementación. “Afortunadamente, algunos de los muchachos habían tenido experiencia con programas CMMS similares en trabajos anteriores, pero incluso los muchachos que no tenían experiencia pudieron aprender rápidamente”, dijo Paul. “La interfaz de usuario es muy amigable y es muy fácil capacitar a las personas. Se los mostré una vez y todos se fueron con eso”.

Trinity Products sabía que necesitaban la aceptación de los empleados para que el nuevo sistema tuviera éxito. “A veces, los técnicos no están interesados en usar la tecnología porque se sienten incómodos o no les gusta sentir que el Gran Hermano está observando cada movimiento”, explicó Paul. “Nuestro equipo fue muy receptivo y emocionado al respecto. Han estado muy contentos con eso.

“Les gusta el hecho de que todos tienen indicadores clave de rendimiento (KPI) para realizar un seguimiento de lo que hacen”, agregó Paul. “Se ha convertido en un juego para ellos ver quién puede hacer más tareas de mantenimiento preventivo. Les gusta poder ver sus números y presumir de ellos”.

Complete las auditorías de facilitación de datos

Cuando Trinity Products comenzó a ingresar todos sus activos, se dio cuenta de que tenía muchos más de los previstos y no estaba realizando ningún mantenimiento preventivo regular en la mayoría de ellos. Este hecho dificultó que la empresa se enfrentara a requisitos de certificación y auditorías exigidas por el estado.

"Cuando nos auditan, a los auditores les gusta ver los registros de mantenimiento preventivo ", dijo Paul. "Nunca antes teníamos esa información y realmente no podíamos proporcionar todos los datos que querían. Con UpKeep, podremos obtener el historial de un activo en particular y mostrarles el plan de mantenimiento preventivo y el trabajo completado. Eso realmente ayudará con nuestras auditorías anuales de manera continua”.

Capacidad de respuesta y eficiencia en aumento

Apenas unos meses después de la implementación, Trinity Products ya ha aumentado la capacidad de respuesta y la eficiencia de su departamento de mantenimiento. El tiempo de respuesta ha disminuido y el servicio al cliente ha aumentado.

“Antes de UpKeep, los empleados de otros departamentos dudaban en enviar una solicitud de ticket de servicio porque creían que no obtendrían una respuesta”, dijo Paul. “Se sentían como, '¿cuál es el punto?' Eso definitivamente ha cambiado. Algunos departamentos que estaban un poco en contra del equipo de mantenimiento debido a la falta de capacidad de respuesta han cambiado totalmente de tono”.

Con el sistema anterior, los tickets pueden haber pasado horas o días antes de que se iniciara una respuesta. Con UpKeep, la respuesta es casi inmediata.

Mejoras de inventario y compras por venir

Lo siguiente en el expediente será un enfoque en piezas, inventario y compras. “Eso es algo que nunca tuvimos en el pasado, y creo que será realmente beneficioso para Trinity Products”, dijo Paul. “Estamos entusiasmados de que UpKeep haga todo eso sin aumentar la plantilla. Nuestro equipo de mantenimiento actual podrá gestionarlo”.

En el pasado, Paul era responsable de la compra de repuestos. “No había nada peor que descubrir que alguien usó la última parte y no me lo dijo”, recuerda Paul. “Significaba una gran prisa por enviar la pieza o luchar para encontrar una solución provisional. Tener a UpKeep administrando esos niveles mínimos de inventario será un gran alivio para mí”.