TPC San Antonio aprovecha los códigos QR a su favor.
UpKeep ha habilitado a TPC San Antonio para ayudar en su proceso de mantenimiento. Ahora, todos pueden ser otro par de ojos para nosotros.

Desafío
Antes de UpKeep, TPC San Antonio administraba las tareas de mantenimiento a través de reuniones en persona y comunicaciones en papel entre Lawrence Marion, superintendente de instalaciones, y Matt Flory, gerente general.
“Durante mucho tiempo después de que comencé en mi puesto, simplemente tomaba notas”, explicó Lawrence. “Si estuviera en medio de un trabajo y se me ocurriera algo, tendría que anotarlo y luego transferirlo a Matt”.
Durante un tiempo, el sistema de papel funcionó bien. Sin embargo, a medida que la empresa creció, se volvió más desafiante. “Si Matt necesitaba hacer una inmersión rápida y obtener algunas respuestas, tendría que saber dónde estaba la carpeta y luego tendría que examinarla para encontrar lo que era importante para él”, dijo Lawrence. “No había la posibilidad de presionar una barra de búsqueda y simplemente escribir una palabra rápida para llevarlo a donde necesitaba estar”.
Además, a medida que tanto Lawrence como Matt estaban más ocupados, las notas detalladas de mantenimiento se convirtieron en viñetas y, finalmente, en una simple garantía de que los problemas se resolvieron. La compañía necesitaba encontrar una mejor manera.
Solución
Como gerente general, Matt inició el proceso de búsqueda de una nueva solución. Descubrió que otra sucursal de la empresa estaba usando un producto de software de mantenimiento para gestionar sus solicitudes de trabajo , pero no adoptó la solución sin más.
“Matt alienta a su personal a encontrar soluciones de manera creativa”, dijo Lawrence. “Él me dio poder para encontrar una solución que funcionara mejor para nosotros. Después de mirar alrededor, sentí que UpKeep proporcionó exactamente lo que necesitábamos. Gran parte del otro software se adapta a diferentes posibilidades en un solo producto y, para nosotros, no tenía sentido desde el punto de vista financiero gastar dinero en un programa más grande cuando solo íbamos a usar un tercio”.
Los códigos QR potencian un "ejército" de ayudantes de mantenimiento
Un gran punto de venta para TPC San Antonio fue la capacidad de generar códigos QR ilimitados para el seguimiento de equipos y componentes. “Poder crear códigos QR , laminarlos y pegarlos donde quisiera fue una gran ventaja”, dijo Lawrence. “Tenemos alrededor de 150 carritos de golf, y si alguien me dice que uno necesita reparación, necesito saber exactamente cuál. Ahora, alguien puede escanear un código e ingresar los problemas, y cuando abro UpKeep, tengo toda la información allí”.
Matt agregó que UpKeep ha empoderado a todos para ayudar en el proceso de mantenimiento. “Antes de UpKeep, es posible que haya estado conduciendo por la propiedad y alguien me hubiera dicho que un inodoro estaba roto”, dijo Matt. “Entonces, tendría que recordar y encontrar a Lawrence. Ahora, todos pueden ser otro par de ojos para nosotros. Todos pueden simplemente tomar su teléfono, escanear el código QR y enviar una solicitud directamente a Lawrence. En última instancia, le dio a Lawrence un pequeño ejército de empleados que pueden ayudar a detectar áreas que necesitan asistencia”.
Dado que TPC San Antonio ha estado usando UpKeep durante poco más de un año, la mayoría de los empleados saben que existe la solución. “Tenemos códigos QR literalmente en toda nuestra propiedad en este momento”, dijo Lawrence. “Mi próximo objetivo es hacer que usarlo sea algo natural para todos. Si ven un problema, quiero que escaneen el código de inmediato y envíen una solicitud”.
Mejores datos significa compras más precisas
Uno de los mayores problemas de mantenimiento para TPC San Antonio es mantener sus carros de golf funcionando bien. “Ahora puedo poner todo en UpKeep, incluido el costo de las reparaciones, el costo de las piezas y nuestra mano de obra”, dijo Lawrence. “Puedo hacer un seguimiento de cada carro y ver cuánto nos cuestan y cuándo se necesita mantenimiento. Eso me permite comprar ciertas piezas al por mayor, si sé que habrá una cierta cantidad de carros para reemplazar una pieza en un momento determinado”.
Lawrence también hace una buena cantidad de compras a sí mismo simplemente visitando grandes tiendas de mejoras para el hogar. “UpKeep me ayuda a saber cuánto producto necesito realmente para que me dure los próximos tres meses”, dijo Lawrence. “En el pasado, estuve en Home Depot tratando de recordar qué tipo de bombillas podría necesitar, por ejemplo. Por lo general, compro demasiados o no los suficientes, pero ahora solo puedo abrir la aplicación y ver lo que tengo en cubierta. Definitivamente ha reducido la cantidad de viajes de compras que hago. Eso fue enorme para mí”.
UpKeep ayuda a mejorar la eficiencia y reducir los costos
UpKeep ha ayudado a TPC San Antonio a ser mucho más eficiente, especialmente a ahorrar tiempo. Dado que la empresa trabajaba en conjunto con Marriott, el equipo de administración acordó que Marriott se encargaría de las solicitudes de mantenimiento. Sin embargo, eso requería mucha comunicación, espera y falta de control en el lado del campo de golf. Ahora, UpKeep permite que TPC San Antonio sea más receptivo independientemente de Marriott.
TPC San Antonio está utilizando UpKeep para realizar algunas tareas de mantenimiento preventivo , como cambiar los filtros de aire en nuestras áreas de baños y áreas de parrilla intermedia, así como administrar el programa de rociado de pesticidas. “Dado que ahora todo está en un ciclo, no estamos gastando ese extra
dinero para recuperar el tiempo perdido”, dijo Lawrence. “Por ejemplo, si no cambiamos el filtro de aire, la suciedad acumulada puede bloquear el flujo de aire, lo que hace que trabajen demasiado y quemen los motores”. En lugar de pagar por un motor nuevo, TPC San Antonio puede simplemente pagar por un filtro de aire.
Al final, UpKeep es solo una parte de la misión y estrategia general de TPC San Antonio. “Usar UpKeep nos permite mantener nuestros valores de calidad, que es una gran parte de la misión de nuestra empresa”, dijo Lawrence. “Nos ayuda a mantener lo que debemos hacer como parte de ese alto estándar”.
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