Pine Ridge Camp está mejor preparado para el futuro.

Desafío

Eric Wright, gerente de mantenimiento en Pine Ridge Camp, administra las instalaciones durante todo el año y sirve a la comunidad. Sin embargo, cuando Eric comenzó su función por primera vez, había un sistema de mantenimiento manual desconectado. Eric primero quería optimizar el flujo de trabajo de mantenimiento actual. Lo que es más importante, quería alejarse del mantenimiento reactivo y crear un programa de mantenimiento confiable que pudiera escalar junto con la organización.

Solución

Cuando Eric comenzó a buscar una solución de sistema de administración de mantenimiento de computadoras (CMMS) fácil de usar , encontró UpKeep . Poco después de descargar la versión gratuita, Eric vio cómo UpKeep podía mejorar la comunicación y agilizar el proceso de mantenimiento. Pine Ridge Camp ahora ha establecido un sistema centralizado que contiene datos de mantenimiento históricos críticos que brindan ahorros de costos continuos. Estos datos ayudan a Pine Ridge Camp a obtener visibilidad de su programa de mantenimiento, de modo que puedan prepararse mejor para el crecimiento futuro.

“Aunque estoy detrás de escena, el trabajo que hago ayuda a los niños que vienen aquí a tener una experiencia de campamento increíble en el verano”.

- Eric Wright, Gerente de Mantenimiento en Pine Ridge Camp

Eric Wright es el Gerente de Mantenimiento en Pine Ridge Camp. Se enorgullece de ayudar a brindar experiencias de verano enriquecedoras para los niños y espacio de programación para los invitados en el invierno.

Recordatorios Automáticos Crear Ahorros

Eric administra una miríada de diferentes sistemas, equipos, edificios y detalles de limpieza para que Pine Ridge Camp funcione sin problemas. Dado que UpKeep permite una fácil recopilación de datos de mantenimiento, el sistema captura las tareas a la primera. Eso significa recordatorios automáticos, así como instrucciones detalladas para hacer que el mantenimiento futuro sea más rápido, más simple y más eficiente.

Por ejemplo, Pine Ridge opera un generador de $ 45,000, que se enciende automáticamente cuando se corta la energía para mantener en funcionamiento cosas importantes como el sistema de agua del pozo. Si el generador deja de funcionar, el campamento pierde temporalmente su suministro de agua e incurre en costos significativos. “El departamento de salud nos contacta y nos hace volver a clorar todo”, explicó Eric. “Entonces, si el generador no funciona, tenemos que pagar por eso. Básicamente, tenemos que cerrar todo nuestro uso de agua y tenemos que buscarla en otro lugar. Simplemente crea un gran problema”.

La primera vez que el generador falló, Eric tuvo que pagarle a un especialista para que diagnosticara el problema y simplemente reemplazara la tapa del distribuidor. La llamada de servicio costó $750. Seis meses después, el generador volvió a fallar debido al mismo problema, que ahora Eric podía resolver por una fracción del costo. Luego simplemente programó el reemplazo de la tapa del distribuidor cada seis meses en UpKeep. El generador no ha fallado desde que Eric comenzó a usar UpKeep para el mantenimiento programado.

Comunicaciones optimizadas

Una de las mayores ventajas para Pine Ridge fue la mejora de las comunicaciones que resultó de la implementación de UpKeep.

Por ejemplo, el personal de limpieza entra y sale con frecuencia de las cabañas de invitados y, a menudo, ven primero los problemas de mantenimiento. Antes de usar UpKeep, era difícil para los miembros del personal comunicar los problemas a Eric, así como comprender el estado de la solicitud de trabajo. Ahora, simplemente pueden tomar una foto e ingresar una orden de trabajo en UpKeep tan pronto como noten el problema, y aparece en la lista de Eric. Con UpKeep, los miembros del personal siempre saben cuándo se están realizando reparaciones en el equipo.

Además, cuando el campamento está en pleno apogeo durante el verano, los miembros del personal tienen fácil acceso a una tableta ubicada en el centro para acceder a una solicitud cuando los suministros de limpieza se están agotando. La comunicación es un tremendo desafío en un lugar con tantas piezas en movimiento, pero UpKeep ha simplificado el proceso con una aplicación fácil de usar en todos los dispositivos.

Reposiciones más rápidas

Otra gran mejora para Pine Ridge fue la reposición más rápida de artículos antes de que se agotaran.

Cuando Eric comenzó en Pine Ridge, necesitaba reabastecer los filtros de agua cuando se agotaban. Esto implicaba largos viajes a la tienda y horas buscando el modelo de filtro adecuado para su edificio. Con UpKeep, Eric recibe órdenes de trabajo automáticas para pedir nuevos filtros de agua en línea antes de que se agoten, con un enlace de artículo en la descripción. Con solo tocar un botón, Eric puede reabastecer más rápidamente los suministros para los campistas e invitados.

Además, si los invitados que visitan el invierno necesitan suministros de mantenimiento, desde una bombilla nueva hasta un rollo de papel higiénico, pueden escanear fácilmente el código QR del artículo con la aplicación UpKeep y simplemente solicitar suministros adicionales. Eric recibe la orden y deja todo para atender las necesidades del campamento de inmediato.

Eric y un miembro del personal de verano están trabajando arduamente en el taller y usan UpKeep para todas sus necesidades de suministros y equipos.

Registros detallados para el futuro

Antes de implementar UpKeep, la única persona que supervisaba los registros de mantenimiento era el gerente de mantenimiento. Si ese individuo se fuera, una nueva persona tendría que tropezar con los registros antiguos para tener una idea de los datos pasados.

“Cuando llegué a Pine Ridge, me entregaron el anillo de 50 llaves”, dijo Eric. “También tenían todo tipo de listas. Había un documento compartido de Google, pero tenía cosas que debían hacerse la próxima semana y también tenía cosas que eran una especie de elementos de la lista de deseos de Navidad. Teníamos todas estas partes y piezas en todas partes que no se estaban uniendo muy bien”.

En los últimos dos años, Pine Ridge ha ingresado la mayoría de sus artículos de mantenimiento y cada año continúa creciendo. Eric ve UpKeep como una forma de ayudar a Pine Ridge a estar preparado para el futuro. “Si me alejara de aquí, UpKeep básicamente le diría al próximo gerente de mantenimiento qué hacer”.