Peerless Pump reemplaza el antiguo CMMS con UpKeep.

Peerless Pump es un fabricante establecido de bombas horizontales y verticales con instalaciones en edificios comerciales, instalaciones municipales y almacenes industriales. Como gerente de mantenimiento, Kevin es responsable de la reparación, el mantenimiento y la gestión del ciclo de vida de los activos de sus instalaciones de 300 000 pies cuadrados en Indianápolis, Indiana.

Desafíos

Si bien se contaba con un sistema CMMS, podría haber sido más eficiente y fácil de usar. Por ejemplo, todas las mañanas comenzaban con Kevin imprimiendo órdenes de trabajo en papel de 5:15 a 6 a. m. y luego distribuyéndolas físicamente en una reunión de equipo. No había una aplicación móvil, por lo que cualquier comunicación requería que los técnicos abandonaran el piso y regresaran a la oficina, o Kevin necesitaba salir de la oficina e intentar encontrar a alguien en las instalaciones de 300 000 pies cuadrados. El equipo de mantenimiento también cumplía con las órdenes de trabajo de las solicitudes internas de otros grupos, y por lo general se presentaban en forma de conversaciones en los pasillos. Para capturarlos, alguien tendría que escribirlos y luego regresar a la oficina para ingresarlos en la computadora. Como resultado, Kevin pasaba de 8 a 10 horas diarias procesando trabajos, dejando poco tiempo para cualquier otra cosa.

La experiencia del usuario del CMMS existente también presentó desafíos. Para encontrar cualquier historial, se requieren 12-15 pantallas para hacer clic y otras 6-8 pantallas para agregar notas adicionales. El resultado neto fue que los técnicos evitaron hacer cualquiera de las dos, dejando importantes lagunas de conocimiento.

Los informes mensuales también eran laboriosos y propensos a errores. Kevin proporcionaba periódicamente a la dirección informes sobre el porcentaje de finalización de las órdenes de mantenimiento preventivo y reactivo, que podían tardar hasta dos días en completarse. Primero, Kevin exportaría los datos del antiguo CMMS a Excel, pero inevitablemente descubriría información que sabía que necesitaba ser corregida. Luego arreglaría manualmente los datos incorrectos y repetiría el proceso. El equipo también tenía una reunión mensual en la que revisaban entre 3 y 400 órdenes de trabajo para verificar que el estado de cada una fuera correcto.

Solución

Kevin sabía que tenía que haber una mejor manera y comenzó a buscar un nuevo CMMS. En particular, estaba buscando una solución para dispositivos móviles y comenzó a investigar viendo videos en YouTube. Kevin descubrió que la interfaz de usuario de UpKeep era la más fácil de usar y logró exactamente lo que su equipo necesitaba. Otras soluciones profundizaron en los casos de uso, como las órdenes de compra, que no creía que fueran adecuadas para el mantenimiento. UpKeep se sintió como si hubiera sido construido por personas con experiencia en mantenimiento.

Para implementar, Kevin comenzó configurando sus activos, lo que permitió al equipo automatizar las órdenes de trabajo reactivas. Una vez que se configuró, implementaron el mantenimiento preventivo. Conseguir trabajo para la gente es mucho más fácil ahora porque no tiene que salir de la oficina para encontrar gente que les entregue un papel. Las nuevas órdenes de trabajo aparecen automáticamente en la cola del dispositivo móvil de todos. Su reunión de equipo matutina comienza con todos sacando su teléfono, revisando rápidamente y saliendo para comenzar el día.

Resultados

Después de implementar UpKeep, la gestión diaria de las órdenes de trabajo disminuyó drásticamente, de 8 a 10 horas a menos de 2. Kevin reemplazó su impresora de alto volumen con una versión de escritorio mucho más pequeña y solo imprime cuando es necesario. Las solicitudes de órdenes de trabajo se crean internamente desde los dispositivos móviles de otros miembros del equipo, que Kevin puede revisar rápidamente. Se eliminó la necesidad de ir y venir a la oficina en una instalación de 300,000 pies cuadrados.

Ahora que ingresar notas es fácil y conveniente en el dispositivo móvil de todos, los técnicos no solo ingresan notas, sino que también pueden adjuntar fotos como referencia, creando una sólida base de conocimientos. Como resultado, el equipo puede hacer referencia a problemas similares y solucionarlos más rápidamente. Los informes mensuales ahora también son muy sencillos. Kevin simplemente toma una captura de pantalla del tablero de UpKeep y su informe mensual está listo.

Dado que Kevin ha reducido el tiempo que dedica a gestionar manualmente las órdenes de trabajo, también ha podido mejorar los resultados de Peerless Pump de otras maneras. Por ejemplo, después de implementar Upkeep, Kevin pudo asumir la administración de su sistema de cámaras, que antes administraba un contratista independiente. Ese contratista cobraba un mínimo de $700 por visita, que ahora se ha eliminado. Kevin también ha podido asumir la responsabilidad de administrar el acceso a la credencial para sus instalaciones, liberando ancho de banda para otros equipos.

En general, Kevin y su equipo están ahorrando horas todos los días con la automatización que UpKeep proporcionó, y el trabajo se procesa y completa más rápidamente, lo que da como resultado una experiencia mejorada para Kevin, los técnicos y la gerencia.