Fabricante de embalaje descubre cómo la información transparente aumenta la motivación del técnico.

Desafío

La división de esta empresa de empaques había estado usando una combinación de sistemas, incluido un sistema de administración de mantenimiento computarizado (CMMS) diferente, una solución de hoja de cálculo patentada y algunos procesos de trabajo manuales para administrar sus requisitos comerciales diarios. Sin embargo, la división estaba luchando con la organización de las órdenes de trabajo y la precisión del inventario.

Antes de UpKeep, la división no tenía una forma precisa de realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo, ya fuera para una tarea de mantenimiento preventivo o reparación de máquinas. Los empleados sentían falta de motivación porque simplemente no sabían lo que había que hacer.

Además, la división no pudo administrar eficientemente un gran inventario valorado entre $3 millones y $4 millones, lo que generó piezas adicionales, componentes perdidos y tiempo de inactividad innecesario del equipo.

Solución

La división abandonó su combinación desorganizada de sistemas semi-efectivos y los reemplazó con la solución móvil primero de UpKeep, logrando ahorros de costos y mayor eficiencia. Al optimizar tanto las órdenes de trabajo como la gestión de inventario a través de UpKeep, la división ahorró $250,000 solo en costos de materiales y al mismo tiempo redujo el tiempo dedicado a las reuniones, elevó la moral de los empleados, disminuyó el tiempo de inactividad de los equipos y estableció un sistema a largo plazo que facilitaría mejores decisiones comerciales. en el futuro.

Venta fácil, incorporación fácil

El gerente de mantenimiento había usado UpKeep en una empresa anterior, por lo que podía recomendar con entusiasmo el producto por experiencia. Pudo obtener la aceptación del equipo de gestión, así como del liderazgo de los operadores en la planta. Uno de los grandes puntos de venta fue la capacidad de ingresar un pedido directamente en los teléfonos inteligentes de los empleados e incluir una imagen del problema. Una imagen resumía los problemas fácilmente y hacía que fuera muy rápido y conveniente para los empleados realizar una orden de trabajo.

Las reuniones reducidas ahorran tiempo

Dado que la división ahora podía realizar un seguimiento de las entradas de tiempo, las órdenes de trabajo completadas, las entregas de las órdenes de trabajo y la eficiencia de los técnicos, la empresa ha ahorrado una cantidad significativa de tiempo al reducir la cantidad de reuniones que solían celebrarse para mantener a todos informados.

La administración puede obtener una buena instantánea de lo que ha estado sucediendo iniciando sesión y accediendo a la información en cualquier momento. Antes de UpKeep, los gerentes realizaban reuniones individuales dos veces al día en un intento de compartir la misma información. Ahora, en lugar de tener que reunirse dos veces al día, solo son necesarias una o dos reuniones por semana.

Además, los coordinadores de sistemas de mantenimiento habrían tenido que pasar horas todos los días ingresando manualmente la información en una computadora, lo que a menudo no sucedía.

Los datos precisos fomentan una toma de decisiones más inteligente

En la vertiginosa industria del empaque, puede ser un desafío comprender cómo se utilizan los materiales, con qué frecuencia se debe reparar o reparar el equipo y cuáles deberían ser los niveles ideales de inventario sin datos precisos.

Las máquinas de la división están funcionando todo el día, todos los días, por lo que los consumibles en esas máquinas constantemente. Antes de UpKeep, las materias primas se rastreaban en una hoja de cálculo y realmente no había una buena manera de saber con qué frecuencia se retiraban esos suministros de los estantes.

Dado que los empleados ahora tienen acceso a UpKeep en sus teléfonos, simplemente pueden escanear los materiales tan pronto como los eliminen del inventario. Si ingresa más material, se escanea inmediatamente antes de colocarlo en el estante. Esto es importante cuando la empresa lleva un inventario de entre $ 3 millones y $ 4 millones.

La división ahora tiene acceso a niveles de inventario precisos en todo momento y puede realizar un seguimiento de los proveedores y sus plazos de entrega. Por ejemplo, si la división sabe que puede obtener una pieza de repuesto el mismo día de un proveedor, puede decidir no tenerla en el inventario.

Además, debido a que la división ahora tiene un registro preciso de la frecuencia con la que se debe reparar el equipo o cuándo es necesario reemplazar las piezas, pueden tomar mejores decisiones de planificación y compra.

La división puede ver qué repuestos críticos se necesitan cada semana y qué componentes se rompen cada trimestre. Esto ha llevado a la división a mantener una cantidad más precisa en el estante en función de la frecuencia con la que se espera que los usen y el tiempo que tardan los pedidos. Los ahorros ascendieron a alrededor de $250,000 este año solo por tener información precisa y accesible en UpKeep.

La información transparente aumenta la motivación de los técnicos

Los técnicos de mantenimiento pueden tener problemas para concentrarse en la tarea si no entienden cómo su trabajo influye en las operaciones generales de la empresa. Una de las fortalezas de UpKeep es brindar un mayor nivel de transparencia para todos los empleados, ayudándolos a comprender que todos están trabajando en el mismo equipo hacia un objetivo común.

Antes de UpKeep, había falta de motivación y falta de dirección entre los empleados. UpKeep ha sido un motivador para los técnicos, recordándoles los trabajos que deben hacer. Les ayuda a programar su día ya que saben lo que viene.

Dado que la división tiene turnos las 24 horas del día, UpKeep también ayuda a mantener abiertas las líneas de comunicación entre turnos. Si alguien en el segundo turno ingresa una orden de trabajo y los técnicos del tercer turno no llegan a ella, los técnicos del primer turno pueden ver el problema que surgió la noche anterior. Eso los motiva a ponerse en marcha, llegar a esa máquina y ver si pueden resolver el problema.

Obtener ese nivel de transparencia motiva a los técnicos a completar sus tareas asignadas para el día, comunicar cualquier problema que encuentren y trabajar juntos como equipo para que todo funcione sin problemas. Esto, a su vez, ha creado una mayor confianza entre los técnicos y el equipo directivo.

Mejor gestión de inventario significa reparación rápida de máquinas

Cuando las máquinas en la planta dejaban de funcionar antes de que la división tuviera UpKeep, a menudo tomaba semanas completar las reparaciones debido principalmente a las dificultades de administración de inventario.

Una vez que un técnico inspeccionaba el equipo, tenía que obtener las piezas necesarias, que a menudo estaban desorganizadas y eran difíciles de encontrar. Por lo general, requería correos electrónicos, llamadas telefónicas y barajar los estantes del inventario.

Ahora, la división ha asignado piezas a activos específicos y ha creado un sistema de etiquetado de estantes. Todas las partes tienen un lugar específico en un estante específico al que pertenecen. El equipo puede acceder fácilmente a la ubicación de cualquier pieza en UpKeep en sus teléfonos. La división estima que ahorró entre $150 000 y $250 000 como resultado de tener un mejor manejo de su inventario.

Los empleados ahora tienen acceso a un inventario preciso de todo lo que la empresa tiene en stock, lo cual es importante, ya que el inventario consta de varios miles de piezas. Saben qué piezas están en stock y dónde están, qué piezas deben pedirse y qué piezas están en camino. Esa información ayuda a los empleados a saber de inmediato cuánto tiempo estará inactiva la máquina.  

Conexión de instalaciones a través de UpKeep

La compañía originalmente comenzó a usar UpKeep solo para una división, pero eventualmente planea conectar las 27 instalaciones de la compañía a través de UpKeep. Dado que toda la maquinaria es similar, todas las instalaciones podrían ver qué piezas tienen en stock las otras instalaciones y aprovechar los inventarios de las demás.

Si falla un componente principal, una planta puede ver si otra planta ya lo tiene, ahorrando entre $60,000 y $80,000 por pieza. Esto elimina que la pieza permanezca sin usar en un estante y elimina el largo tiempo de espera para la entrega de un pedido en el extranjero.

Eso significa menos tiempo de inactividad, lo que se traduce en costos reducidos, mayor producción y más ganancias, lo que impulsa un mejor servicio al cliente y un crecimiento más rápido para el futuro.