El Trapper Viejo usa imágenes para comunicarse de manera más efectiva sobre temas, problemas y reparaciones.

Desafío

Old Trapper enfrentó tres desafíos principales con su software anticuado: era engorroso y difícil de entender, no tenía capacidades de captura de imágenes y carecía de una interfaz móvil. El administrador principal de sistemas no quería incorporar nuevos empleados e invertir el tiempo de capacitación en este sistema difícil de usar.

Solución

El fabricante de carne comenzó su búsqueda en línea y buscó una interfaz fácil de usar desde el principio.

“Eliminamos rápidamente cualquier solución que tuviera capturas de pantalla superpobladas”, dijo James Cuevas, administrador de sistemas junior en Old Trapper. “Esos nos recordarían demasiado a nuestro software anterior que queríamos reemplazar. Realmente necesitábamos asegurarnos de que la nueva solución tuviera las funciones de orden de trabajo que queríamos, pudiera tomar fotografías y permitiera la integración móvil”.

Después de una prueba gratuita de 30 días, Old Trapper invirtió en la primera solución móvil de UpKeep y se puso en marcha rápidamente.

Necesidad de una nueva interfaz de usuario

Uno de los mayores impulsores para que Old Trapper encontrara una nueva solución fue la dificultad de la interfaz de su solución anterior.

“La antigua interfaz del sistema parecía como si todo estuviera en la página”, dijo James. “Técnicamente podías hacer todo si sabías cómo usarlo, pero no se veía bien y era difícil de navegar. Nos estamos preparando para crecer, y simplemente no queríamos traer nuevos empleados a este sistema. Hubiera sido abrasivo para un nuevo empleado tratar de aprender el sistema solo y aprender de una persona con experiencia habría sido más costoso en términos de mano de obra”.

Old Trapper simplemente quería una solución que fuera más agradable a la vista y fácil de usar en general, especialmente para los futuros empleados y otros departamentos que pudieran querer realizar un seguimiento de los proyectos o comprender aspectos como los niveles de inventario y los informes. Querían una solución que pudiera crecer con ellos y seleccionaron a UpKeep como su socio para el futuro.

Las imágenes valen más que mil palabras

Old Trapper también necesitaba una forma de capturar imágenes dentro de su nueva solución CMMS. Las imágenes ayudarían a los empleados a comunicarse de manera más efectiva sobre problemas, problemas y reparaciones sin necesidad de conocer todos los detalles técnicos del equipo.

“Necesitábamos una forma de cargar imágenes de alta calidad y luego adjuntar esos archivos a los diferentes edificios, habitaciones, partes específicas o diferentes máquinas”, explicó James. “Tenemos un montón de máquinas de fabricación y embalaje diferentes, y son difíciles de describir en términos de ubicación, piezas o reparaciones necesarias. Poder tomar una foto fue fundamental para agilizar nuestro proceso de órdenes de trabajo. Eliminó la necesidad de que alguien que enviara una orden de trabajo supiera el nombre exacto, el empaquetador o el número de modelo para informar un problema”.

Ahora, las personas pueden enviar órdenes de trabajo, tomar una foto, etiquetarla y enviarla fácilmente al equipo de mantenimiento.

Seguimiento de órdenes de trabajo simplificado

Las órdenes de trabajo generalmente se originan a nivel de supervisor. Cuando los supervisores notan problemas, toman una foto con sus iPads o teléfonos y envían una orden de trabajo en UpKeep. Esa orden de trabajo se envía a un jefe de mantenimiento que evalúa el problema y asigna un técnico a la orden de trabajo. Los técnicos son responsables de encontrar o pedir las piezas necesarias y luego arreglar el equipo.

“La mayoría de las órdenes de trabajo no son arreglos de un día”, dijo James. “Haremos que los técnicos publiquen actualizaciones durante todo el proceso para que podamos hacer un seguimiento de lo que está pasando. Eso podría incluir la recepción de piezas, otros problemas descubiertos en el camino, y así sucesivamente, hasta que se complete la orden de trabajo”.

Durante las reuniones de mantenimiento semanales, los jefes de mantenimiento y los altos ejecutivos revisan el progreso de las órdenes de trabajo y los indicadores clave de medición.

Optimización de la participación de los empleados

En el sistema anterior, las órdenes de trabajo generalmente se comunicaban verbalmente al departamento de mantenimiento. Una vez que se descubría un problema, un supervisor le decía al jefe de mantenimiento quién se lo asignaría al técnico. Ese individuo sería responsable de ingresar la orden de trabajo en el sistema anterior en un escritorio.

“Con UpKeep, cualquier persona que se encuentre con un problema y tenga autorización para acceder al sistema puede resolver el problema por sí mismo”, dijo James. “Simplemente usan su dispositivo móvil o una computadora en la oficina para enviar la orden de trabajo ellos mismos e incluso adjuntar todas las imágenes y cosas por el estilo. Ha agilizado el proceso”.

Más trabajo no es algo malo

Como administrador de sistemas junior, James se ha sumado a sus responsabilidades como resultado de UpKeep.

“Principalmente tengo que hacer más trabajo, pero eso no es necesariamente algo malo”, dijo James. “UpKeep nos permite hacer más en términos de organización. Eso me permite agregar más ubicaciones, actualizar diferentes elementos y administrar mejor a los usuarios”.

Old Trapper ha desarrollado un sistema mejorado de resolución de problemas paso a paso para cada orden de trabajo, lo que ha aumentado la capacidad de la empresa para estar al tanto de las tareas de mantenimiento. “Definitivamente nos ha ayudado a mantener todo en orden ya que todos sean productivos. Siempre estamos buscando formas de mejorar la eficiencia”.