La Nieve del Atlántico Norte usa informes optimizados para aumentar la eficiencia y ahorrar tiempo.

Desafío

Aunque North Atlantic Snow es la parte más grande del negocio, la empresa ofrece una amplia gama de otros servicios durante todo el año para clientes residenciales y comerciales. Además de los servicios de manejo de nieve y hielo en el invierno, North Atlantic Snow también entrega combustible para calefacción a los clientes y ayuda a dividir y entregar leña. En el verano, la compañía cambia al trabajo en el sitio, ayudando a las organizaciones locales a excavar sitios para nuevos desarrollos, así como también a trabajos de cuidado del césped y paisajismo.

Esta diversidad de trabajo, base de clientes y equipos requiere que la empresa administre una gran cantidad de maquinaria costosa, así como empleados de temporada, los cuales pueden ser un desafío adicional al usar un sistema de mantenimiento manual. Durante la temporada alta de invierno, su fuerza laboral casi se duplica a 200 personas, y los empleados a menudo trabajan dispersos en un área con un diámetro de 80 millas, viendo pocos o ningún compañero de trabajo.

North Atlantic Snow estaba rastreando todo su equipo por número de serie en una hoja de cálculo y usando soluciones alternativas creativas para tratar de vincular la mano de obra a los activos. La comunicación era una combinación de llamadas telefónicas, correos electrónicos, listas de papel y otras conversaciones en persona.

“Creo que el equipo estaba haciendo un trabajo espléndido al mantener todos estos activos sin un sistema, pero finalmente llegó el momento de encontrar una mejor solución”, dijo Chris Kiper, coordinador de logística de North Atlantic Snow.

Solución

Dado que North Atlantic Snow tenía una fuerza laboral tan distribuida, el hecho de que UpKeep fuera fácilmente accesible en dispositivos móviles y teléfonos inteligentes fue clave.

“No es como si todos se presentaran a trabajar, marquen la entrada y vayan al mismo dispensador de agua”, dijo Kiper. “Algunos tipos nunca ven a más de uno o dos empleados. Necesitábamos tecnología y herramientas de comunicación para ayudar a unir a todas esas personas. Con UpKeep, todos, incluidos todos los gerentes, supervisores y capataces, ahora podían solicitar servicio sin inconvenientes y ver lo que estaba sucediendo”.

Sistema complejo y engorroso

Los empleados de North Atlantic Snow fueron increíblemente creativos al armar un sistema de mantenimiento para administrar una gran cantidad de activos y cambiar la fuerza laboral con las pocas herramientas que tenían originalmente.

“Usamos hojas de cálculo de Excel que registraban los números de serie de los equipos y los números de matrícula como activos”, dijo Kiper. Los empleados usaron una aplicación de servicio de campo para registrar su trabajo, y los gerentes idearon una manera de hacer que "registren" un activo en lugar de un trabajo para que la empresa pueda asociar el equipo con los costos de mano de obra.

Para gestionar las compras, una cadena de cinco o seis mensajes de texto contendría una aprobación de compra y un número de orden de compra. Luego, un miembro del equipo tendría que desplazarse por sus mensajes de texto y registrar cada compra, número de orden de compra y proveedor en QuickBooks.

“Si observa lo que proporciona UpKeep y desglosa cada una de las diferentes funciones, tenemos una solución para cada una”, dijo Kiper. “Eran sistemas separados, y fue solo una evolución orgánica de causa y efecto. Si tuviéramos un problema, buscaríamos cómo usar una hoja de cálculo o alguna otra cosa que ya estuviéramos usando, incluyendo muchos blocs de notas legales. Teníamos alguna documentación ligera en Dropbox o en casillas de correo electrónico individuales”.

Simplificando el proceso de selección

Cuando North Atlantic Snow comenzó a investigar el software, el equipo de administración se centró en encontrar algo que pudiera integrarse con su proveedor de GPS. La empresa exploró algunas integraciones directas, exploró la oferta de una empresa local y demostró varias soluciones.

“Todos los productos tenían pros y contras, y nos empantanaron los costos versus las funciones, así como los costos por usuario versus los costos por activo”, dijo Kiper. “Creo que nos paralizamos al pensar demasiado en la decisión, así que no tomamos una decisión el primer año.

“Después de un tiempo, comencé mi propia investigación sobre la madriguera del conejo”, continuó Kiper. “Observé a UpKeep, así como a varios de sus competidores, y terminé decidiendo que UpKeep era una gran solución para nosotros. Se lo traje al equipo y conseguí que todos aceptaran. No era demasiado técnico pero sí muy, muy funcional. Realmente destila los aspectos clave para mantener un departamento de mantenimiento en movimiento sin frustrar a las personas”.

Una vez que North Atlantic Snow implementó UpKeep en agosto de 2020, el proceso de incorporación transcurrió sin problemas. “Fue un proceso realmente grandioso”, dijo Kiper. “Estuvo bien pensado. Desde el principio, sabíamos los pasos necesarios para implementar UpKeep y había hitos determinados por el tiempo. Todo sucedió según lo programado y hubo muchos registros. Fue como tener mi mano sostenida durante el proceso”.

Los informes simplificados aumentan la eficiencia y ahorran tiempo

Aunque North Atlantic Snow solo ha estado usando UpKeep durante seis meses, la empresa está exactamente donde quiere estar. “Hace un año, usábamos trozos de papel y mensajes de texto”. dijo Kiper. “Ahora, funciona más como un embudo. Todo va a un solo lugar. El administrador de la flota puede revisar las órdenes, agregar información, aprobar y programar órdenes de trabajo. En el momento en que se entrega a los técnicos, realmente tienen toda la información que cualquiera tiene sobre este problema. Es enorme para nosotros poder administrar 160 activos repartidos en un diámetro de 80 millas. No solo hacemos mantenimiento, sino que soldamos acero, reparamos equipos y cambiamos transmisiones en el campo. Es mucho trabajo mecánico agresivo lo que está ocurriendo”.

La programación de órdenes de trabajo a través de UpKeep también proporcionó una estructura para la semana de los empleados. Los técnicos pueden simplemente mirar la próxima semana y saber cuáles son las principales prioridades, qué piezas están en stock y qué está en espera.

“No miro UpKeep todos los días, pero es genial que esté en mi teléfono, especialmente después de algo como una tormenta de nieve”, dijo Kiper. “Puedo ver rápidamente lo que está roto y quién está trabajando en las reparaciones. Creo que el mayor cambio en la eficiencia es que, incluso durante el caótico invierno, aún podemos mantener programas de mantenimiento preventivo. Esos no se han ido por el camino”.

Además, los solicitantes pueden iniciar sesión y verificar el estado de las órdenes de trabajo. Nadie tiene que acordarse de decirle a un miembro del equipo que una pieza está pendiente o que una orden de trabajo está retrasada, todo está disponible para cualquiera que quiera registrarse.

Empleados de Temporada Capacitados Rápidamente

Dado que North Atlantic Snow emplea a muchos trabajadores de temporada cada año, el hecho de que UpKeep sea fácil de usar hace que la transición para los trabajadores subcontratados sea rápida y sencilla. “Creo que hay una confianza bidireccional que debe otorgarse y ganarse en un breve período de tiempo”, dijo Kiper. “Entonces, cuando alguien ingresa a una estructura establecida y ve que existen herramientas y aplicaciones intencionales para manejar lo que sea que necesite, creo que eso probablemente lo tranquilice”.

De hecho, agregar nuevos empleados es tan simple que Kiper a veces se entera de una nueva contratación a través de UpKeep. “No reconocí un par de nombres en el sistema y me comuniqué con el gerente”, dijo Kiper. “Dijo que contrató a un par de personas nuevas, las agregó y estaban listas para comenzar”.

Empleados escépticos sorprendidos por la facilidad de uso

Algunos empleados de North Atlantic Snow se mostraron un poco escépticos con respecto a las nuevas tecnologías. Sin embargo, una vez que comenzaron a usar UpKeep, se sorprendieron de lo fácil que era usarlo. “Creo que descubrieron que la curva de aprendizaje no era tan desalentadora como se pensaba originalmente”, dijo Kiper. “Es un poco intuitivo, y muchos agregaron rápidamente personas y activos por su cuenta. Ganaron confianza y luego siguieron sumergiéndose en la siguiente capacidad”.

A medida que North Atlantic Snow avanza hacia el futuro, el equipo definirá indicadores clave de rendimiento y ampliará su uso con iPads para todos los mecánicos. “Estamos avanzando como equipo, y eso es realmente emocionante de ver”, concluyó Kiper.