La Nueva Esperanza de Indiana ahorra tiempo y aumenta la productividad.

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Desafío:

Durante muchos años, New Hope organizó su sistema de mantenimiento manualmente con solicitudes en papel y pedidos de llamadas. Esto a menudo conducía a órdenes de trabajo faltantes, extraviadas u olvidadas. Con 50 propiedades y muchos empleados, fue un desafío mantener abiertas las líneas de comunicación.

Solución:

Cuando Mike Long comenzó como coordinador de activos e instalaciones en New Hope a principios de 2019, su supervisor ya había comprado y comenzado a implementar UpKeep . La organización pudo optimizar las órdenes de trabajo , mejorar la comunicación entre el personal y los solicitantes y aumentar la productividad.

Mike dijo que su equipo apreciaba lo simple que era usar la solución, ya que muchos de los empleados de New Hope no se sentían muy cómodos con la nueva tecnología. UpKeep simplificó la solicitud de trabajos de mantenimiento, la adición de comentarios y la carga de imágenes.

“Con 50 propiedades, podríamos recibir fácilmente 50 solicitudes de trabajo o más todos los días. UpKeep pone todo el proceso al alcance de todos para que nada se pierda. También ayuda a mantener informados a aquellos que solicitan que se haga el trabajo”.

- Mike Long, Coordinador de Instalaciones y Activos en New Hope Indiana

Haciendo que sea fácil priorizar

Aunque New Hope tiene un equipo de mantenimiento central de cuatro personas, Mike podría recibir órdenes de trabajo de cualquier miembro de la organización. “En cuanto a los solicitantes, ese número es casi ilimitado”, explicó Mike. “En esencia, todos los empleados de New Hope pueden solicitar trabajos de mantenimiento a través del sistema UpKeep. En teoría, podríamos tener cientos de solicitudes de trabajo al día si todos las enviaran”.

UpKeep ayuda a Mike a administrar las prioridades del día más fácilmente. “Me ayuda a planificar un poco mejor porque puedo ver mi horario y las expectativas de personal todos los días”, dijo. “Si aparece algo nuevo de repente, eso debe ser una prioridad, UpKeep me permite cambiar las cosas fácilmente”.

Mayor responsabilidad

Con docenas de propiedades y órdenes de trabajo que iban desde solucionar problemas menores hasta reparar problemas mayores, era difícil para New Hope realizar un seguimiento de la finalización del trabajo y el desempeño de los empleados antes de UpKeep.

“Sabemos que no es necesariamente el empleado que ha completado la mayor cantidad de órdenes de trabajo el que está haciendo el mejor trabajo”, explicó Mike. “Queremos que el trabajo se haga correctamente. Podría tener un técnico de mantenimiento que pasa todo el día en un trabajo y aun así no lo cierra. Eso no significa que el empleado no esté trabajando duro. UpKeep nos ayuda a comprender mejor lo que se debe hacer y cuánto tiempo se requiere".

“UpKeep es útil cuando evaluamos a los empleados”, agregó. Mike tiene una mayor transparencia y supervisión de la carga de trabajo de los miembros de su equipo y puede administrar mejor las prioridades. Como gerente, Mike valora UpKeep como una herramienta para conocer mejor a su equipo de mantenimiento.

Ahorro de tiempo y aumento de la productividad

Antes de implementar Upkeep, el personal de mantenimiento de New Hope tenía que pasar por la oficina a primera hora de la mañana para recoger las órdenes de trabajo del día. Después de completar las tareas, los miembros del equipo de mantenimiento tenían que regresar al final del día para informar manualmente el progreso para poder planificar el día siguiente.

Con UpKeep, las asignaciones de órdenes de trabajo, así como las actualizaciones de progreso y estado, se realizan en tiempo real. Los técnicos de mantenimiento tienen visibilidad del sistema de New Hope en sus computadoras portátiles o teléfonos inteligentes, lo que hace que todo su día sea más productivo.

“Normalmente estoy fuera de la oficina el 70% del tiempo”, explicó Mike. “Cuando recibo una solicitud de trabajo, generalmente puedo aprobarla y asignarla en cuestión de minutos. Para nuestros técnicos, no tienen que volver a la oficina una hora antes para hacer el papeleo. Están actualizando las órdenes de trabajo tan pronto como las completen. Eso también ha aumentado su productividad”.

Se logra más trabajo con menos tiempo dedicado a los desplazamientos para informar sobre el estado de las órdenes de trabajo. UpKeep permite que los miembros del equipo de mantenimiento de New Hope se concentren en lo que mejor saben hacer: sostener y mantener las propiedades de New Hope, así como apoyar a las personas increíbles dentro de sus paredes.

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