Isla de Gobernadores entiende el costo de las interrupciones

Desafío

Un equipo de media docena de empleados es responsable de todo el paisajismo, así como del mantenimiento de los vehículos, el riego y otros equipos de la isla. Dado que la isla ecológica incluye casi 180 acres, viajar de un trabajo a otro tomó mucho tiempo.

“Antes de UpKeep, tenía que visitar cada lugar de la isla en un carrito de golf o usando otro equipo”, dijo Gil South, gerente de jardinería en Governors Island. “La isla es bastante grande, por lo que podría tomarme 10 minutos para ir de un lado al otro”. La distancia estaba contribuyendo a la pérdida de tiempo simplemente comunicándose con el personal. Necesitaban encontrar una mejor manera.

Solución

Governors Island comenzó a buscar un sistema fácil de usar con una interfaz móvil amigable que no solo pudiera mejorar la comunicación sino también ayudar al equipo a organizar y rastrear costos críticos y datos laborales. Después de usar la versión gratuita de UpKeep durante unos meses, Governors Island implementó el software CMMS para administrar su propiedad . Debido a que el equipo de mantenimiento siempre se movía a un ritmo rápido, era fundamental que la aplicación seleccionada fuera intuitiva y fácil de usar, incluso para los miembros del equipo que no eran particularmente expertos en tecnología.

Después del primer año de uso, el equipo logró ahorros de tiempo significativos y tiene una mayor comprensión de cómo se gastan sus recursos, lo que ayudó a priorizar el trabajo y la planificación futura. También ha ayudado al equipo a comunicarse con la gerencia de Governors Island en cuanto a la cantidad de mano de obra que se necesita para cuidar las diferentes áreas de la propiedad.

Pintar una imagen más clara de los recursos necesarios

Al rastrear el tiempo de todos los miembros del equipo, Governors Island pudo ver cómo se gastaba el tiempo a lo largo del día y dentro de cada una de sus categorías de mantenimiento y paisajismo muy fácilmente.

“Antes lo hacía a mano”, dijo Gil. “Me llevó mucho tiempo y me alejó de mis otros deberes. Necesitaba registrar todo en una hoja de cálculo de los informes de tiempo en papel”. UpKeep permitió simplificar y automatizar esta tarea, lo que liberó a Gil para concentrarse en prioridades más importantes durante el día.

Esta información fue importante porque ayudó a los supervisores a ver si el equipo estaba demasiado apretado, si podía asumir tareas adicionales o si necesitaba personal adicional. “Ayudó a iniciar la conversación sobre cuánta mano de obra realmente necesitábamos”, dijo Gil. “Puedo demostrar fácilmente que ahora necesitamos más mano de obra en estas áreas en particular. UpKeep me ayuda a justificar estas solicitudes. Esto será aún más importante a medida que crezcamos”.

Comprender las tareas del día

Antes de UpKeep, Gil visitaba físicamente diferentes estaciones en la isla para revisar el plan de trabajo del día. Era lento e ineficiente.

“Ahora, puedo enviar un equipo y usar la plataforma para explicar el trabajo”, dijo Gil. “Se lo pueden quitar de ahí. Además, pueden enviarme fotos y actualizaciones sobre UpKeep para consolidar nuestra comunicación”.

Cada mañana, el personal sabe cómo son sus tareas diarias desde el principio, lo que les permite reunir todas las herramientas y suministros necesarios para el día. “Saben en lo que se están metiendo durante el día”, dijo Gil. “Si pueden traer las herramientas correctas la primera vez, no tendrán que perder el tiempo volviendo por algo como una pala o más hilo para el cortador de malezas. Pueden ver que estarán recortando hilo durante cuatro horas, por lo que agarrarán suficiente hilo y combustible para todo el tiempo”.

Estas pequeñas eficiencias se sumaron rápidamente. Al principio, la cantidad total de tiempo que realmente se trabajaba en los trabajos era de unas cuatro horas de una jornada laboral de ocho horas. Ese número ya saltó a cinco o seis horas por día.

“Ya perdemos algo de tiempo tomando el ferry de ida y vuelta a la isla, organizándonos y brindando almuerzos y descansos”, dijo Gil. “Reducir ese tiempo de viaje desperdiciado y ganar una o dos horas al día es bastante importante para nosotros”.

Comprender el costo de las interrupciones

A lo largo del día, el equipo de mantenimiento puede verse interrumpido con varias solicitudes de emergencia o incluso con otros proyectos que no están directamente relacionados con sus responsabilidades típicas. UpKeep ha permitido que el equipo muestre el tiempo y los costos de mano de obra de estas interrupciones y otros proyectos.

“Nos sacaron muchas cosas, por lo que ahora podemos rastrear esas interrupciones”, explicó Gil. “Si uno de nuestros muchachos está trabajando en el cortacésped y tenemos una emergencia que requiere un montacargas de inmediato, podemos mostrar el costo de eso para nuestro equipo”.

El equipo también puede distraerse con proyectos que pueden parecer trabajos pequeños, pero que terminan costando mucho trabajo. “Solíamos hacer muchas vallas en la isla”, dijo Gil. "Con UpKeep, pudimos demostrar que instalamos cercas aproximadamente el 20 % de nuestro tiempo, lo cual no forma parte de nuestras principales responsabilidades laborales".

Un tercer ejemplo involucró un área en la isla que estuvo en construcción durante aproximadamente un año, lo que significó que las cuadrillas de podadoras no pudieron abordar el crecimiento durante un largo período de tiempo. “La cantidad de tiempo que registramos tratando de que ese espacio volviera a la normalidad fue simplemente monumental”, dijo Gil. “Excedió con creces lo que hubiera pensado que se necesitaría, pero UpKeep demostró que tuvimos gente allí todos los días durante los últimos tres meses. Muestra cuánto trabajo hay por hacer y ayuda a los jefes a comprender lo que se requiere para cada tarea en particular”.

Seguimiento de vehículos

Aunque no era una necesidad obvia al principio, UpKeep ha ayudado a Governors Island a realizar un mejor seguimiento de los equipos y vehículos que se utilizan en la isla. “Supongo que un beneficio oculto fue poder registrar fácilmente la entrada y salida de los vehículos”, dijo South. “Muchos de nuestros activos se están moviendo alrededor de la isla”.

Governors Island ha comenzado a codificar con barras sus activos para que puedan escanearse de forma rápida, fácil y precisa. Como resultado, siempre pueden ver la ubicación del activo y el miembro del equipo que lo revisó a través de UpWork.

“También hacemos mucho mantenimiento en equipos como nuestras cortadoras de césped, por lo que es fácil para mí simplemente escanearlo sin buscar el número de serie”, dijo South.

Satisfacción del trabajo bien hecho

Una de las cosas más importantes que el equipo de Governors Island aprecia de UpWork es la capacidad de mostrar y compartir un trabajo bien hecho.

“Nos encanta pasar la semana y hacer que la isla se vea presentable para el público”, dijo Gil. “UpKeep nos ayuda a administrar nuestra rutina y realizar un seguimiento de todo para que sepamos exactamente lo que se ha hecho. Se siente muy bien cerrar un trabajo de cinco horas o incluso un trabajo de varios días de 20 horas y saber que toda la información importante está registrada. Sabemos que todo está en UpKeep y listo para la próxima vez que necesite usar, reparar o mantener ese equipo”.