Foertmeyer y Sons mejora la eficiencia mediante el seguimiento de activos y mano de obra.

Desafío

Hace unos ocho años, Foertmeyer & Sons comenzó a expandirse al agregar un programa de crisantemos en el otoño. Durante el primer año, la compañía agregó alrededor de 15,000 a 20,000 plantas vendidas con ese número ahora en el rango de 300,000 plantas por año.

“Eso nos mantuvo más ocupados durante un período de tiempo más largo durante todo el año, lo que luego aumentó la cantidad de uso que estaban experimentando nuestros equipos e instalaciones”, dijo Larry Riegel, supervisor de mantenimiento en Foertmeyer & Sons. “Simplemente no teníamos un sistema implementado. Toda la información quedó atrapada en la cabeza de una o dos personas. No podíamos recordar cuándo o cómo hacer ciertas cosas. Nadie quería hacer un seguimiento porque nuestro seguimiento se basaba en papel y todo el mundo odia el papel”.

Solución

A principios de 2020, Foertmeyer & Sons implementó la primera solución móvil de UpKeep para sus cuatro técnicos de mantenimiento que respaldan a una plantilla actual de 30 personas. Desde entonces, la empresa ya ha visto mejoras en una mayor organización, un mejor seguimiento de activos y una mayor transparencia en los costos de mano de obra y materiales. Además, Foertmeyer & Sons ha aumentado su programa de mantenimiento preventivo de solo el 10 por ciento de su carga de trabajo a aproximadamente la mitad, lo que ha llevado a una mayor confiabilidad y una mejor producción general .

Fácil implementación

Antes de implementar UpKeep, Foertmeyer & Sons había contratado a un consultor para encontrar una solución para organizar las tareas de mantenimiento. Como resultado, se había recopilado una gran cantidad de datos. El consultor comenzó con una sencilla hoja de cálculo de Excel, pero pronto se dio cuenta de que la empresa necesitaba más. Luego ayudó a Foertmeyer & Sons a explorar opciones y todavía está trabajando con ellos para continuar con la implementación de UpKeep.

“Nos tomó alrededor de seis semanas incorporarnos”, dijo Larry. “Mucho de eso fue solo preparar las cosas y asegurarse de que todos aprendieran las diferentes cosas que podían hacer. Queríamos que fueran eficientes. Tuvimos un buen comienzo porque ya habíamos recopilado muchos de nuestros datos de activos el verano anterior. Solo teníamos que hacer que todo se correlacionara con UpKeep. Fue relativamente fluido”.

Seguimiento del trabajo de mantenimiento

Antes de Upkeep, Larry manejaba la mayor parte del trabajo de mantenimiento y guardaba en su cabeza la mayor parte de la información sobre las reparaciones. Cuando Foertmeyer & Sons realmente requirió establecer un departamento de mantenimiento en los últimos años, ese sistema informal tuvo que cambiar.

“Todo estaba pasando por mi cabeza”, dijo Larry. “Yo era el único que hacía mantenimiento y otros trabajos además de ellos. Las cosas simplemente se deslizarían por las grietas. Realmente no podía hacer el mantenimiento preventivo, lo que provocó que algunos equipos no estuvieran listos a tiempo, lo que provocó retrasos en la producción”.

UpKeep también podría ayudar a la organización a comenzar a realizar un seguimiento del costo de las reparaciones, ver el rendimiento y la carga de trabajo de los técnicos y la comunicación de las instalaciones.

Administrar un cronograma cíclico

Foertmeyer & Sons creó su personal de mantenimiento a partir de los empleados existentes y confió en UpKeep para ayudar a crear un cronograma para completar y rastrear el trabajo. Dado que la gestión de invernaderos es el núcleo del negocio, el equipo gestiona constantemente un programa estacional cíclico.

Por ejemplo, en enero, el equipo de Foertmeyer & Sons traslada pequeños esquejes a macetas más grandes. A medida que crecen las plantas, los empleados comienzan a hacer canastas colgantes o pisos de plantas y llenan el espacio del invernadero.

“Estamos encendiendo el invernadero en este punto, verificando el calor y el plástico para asegurarnos de que todo esté sellado correctamente”, dijo Larry. La temporada de envíos es en abril, y después viene la limpieza. Luego, el equipo lava todo con energía y presión y apaga los calentadores para prepararse para la temporada de verano.

“Diferentes plantas crecen en diferentes temporadas, por lo que tenemos que ajustar gran parte de nuestro mantenimiento en períodos muy cortos de rotación de cultivos de tres a cuatro semanas”, dijo Larry. “Si tenemos que arreglar el techo o desgarrar el piso para reparar una tubería en el suelo, es un plazo muy ajustado. Tenemos que terminar antes de que llegue la próxima siembra o la próxima cosecha llegue al área específica.

“Además, tenemos ciertos equipos que solo se usan en determinadas épocas del año”, agregó. “No tenemos un gran almacén en el que podamos simplemente mover las cosas. Simplemente nos atrasábamos constantemente o no teníamos el equipo listo cuando era necesario”.

Dado que no todo el equipo y el espacio se usan todo el tiempo, programar el mantenimiento de los equipos y las áreas puede ser bastante complejo. “Una vez que entramos en nuestra temporada de entrega, nuestro equipo realmente ayuda con todo el envío y la recepción. De hecho, detenemos el mantenimiento durante seis semanas, salvo emergencias, y nuestra época más lenta del año es probablemente entre finales de noviembre y diciembre. Eso nos da la oportunidad de evaluar realmente nuestro espacio y equipo”. UpKeep puede ayudarlos a maximizar ese tiempo crítico.

Seguimiento de activos y mano de obra

Como invernadero, Foertmeyer & Sons rastrea elementos como revestimientos y paredes de plástico, calentadores y equipos grandes y pequeños. También rastrean áreas de cultivo que involucran sistemas de riego tanto en interiores como en exteriores. “Tengo todos esos configurados como activos diferentes”, dijo Larry. "Entonces, literalmente, puedo ver todo y, con suerte, poder crear un PM si es necesario".

Además, la empresa también puede realizar un seguimiento del tiempo de los técnicos de mantenimiento . “Podemos controlar cómo pasa el tiempo nuestro personal, cuándo trabaja, dónde pierde el tiempo entre las órdenes de trabajo o incluso durante una orden de trabajo”, dijo Larry.

Para las órdenes de mantenimiento preventivo, la empresa ha creado listas de verificación en UpKeep para mejorar la eficiencia. “Con suerte, pueden abrir su orden de trabajo, ver que necesitan esta herramienta y estas piezas, y reunir todo antes de ir al sitio. Con suerte, estamos eliminando caminar de regreso para obtener algo más. UpKeep nos permite tener responsabilidad sin que yo controle visiblemente a todos”.

Las órdenes de trabajo también han ayudado a facilitar las conversaciones sobre errores o cosas que se pasan por alto accidentalmente. “Puedo ver rápidamente lo que se hizo en una orden de trabajo, y si algo no se ve bien, puedo hacer preguntas”, dijo Larry. “Esto es especialmente útil con los técnicos más nuevos”.

Además, UpKeep permite a la empresa trabajar de cerca con la alta dirección para ver cómo se incurre en los costos. “Queríamos asegurarnos de que todos nuestros activos se mantuvieran adecuadamente mientras trabajábamos con nuestro CFO para averiguar cuánto dinero estábamos gastando y dónde podíamos reducir nuestros gastos para poder reinvertir ese dinero en otros lugares”, dijo Larry. “Nuestro CFO estaba entusiasmado por tener algo de visibilidad y responsabilidad en el lado del dinero. El simple hecho de tener órdenes de compra fue un gran auge para él”.

Retomando donde lo dejamos

Una gran ventaja de la que Foertmeyer & Sons ya se ha dado cuenta al usar UpKeep es la capacidad de retomar rápidamente las cosas que quedaron pendientes en términos de mantenimiento, especialmente durante los períodos de envío ocupados.

“Cuando las cosas se detienen debido a una temporada de entregas muy ocupada, es fácil perder de vista los proyectos en curso”, explicó Larry. “Solía tomar dos o tres días después de estar fuera para caminar y descubrir dónde lo dejamos. O tendría que rebuscar en mi archivador para ver qué tareas aún quedaban por hacer. Ahora, todo es accesible en UpKeep. Puedo ver en qué estábamos trabajando y qué tareas de mantenimiento preventivo están programadas. Eso ha sido un gran beneficio”.