La Compañía de Energía ahorra tiempo automatizando y simplificando procesos.

Desafío

La compañía energética trabajó con una amplia variedad de clientes en toda Europa. Su sistema, en su mayoría manual, utilizado para realizar un seguimiento de la mano de obra y las piezas de repuesto, era manejable con un número menor de clientes. Sin embargo, la empresa estaba posicionada para crecer rápidamente si podía aumentar el seguimiento y la generación de informes de las actividades de mantenimiento de manera más eficiente.

Solución

El equipo directivo de la empresa seleccionó UpKeep hace unos tres años. Estaba claro para la gerencia que el liderazgo de UpKeep tenía las mismas dificultades para encontrar programas que se adaptaran específicamente a los equipos de ingeniería y mantenimiento. Como UpKeep fue diseñado específicamente para los requisitos de mantenimiento, en realidad hizo todo lo que la empresa necesitaba que hiciera. En la actualidad, el equipo de operaciones y mantenimiento utiliza UpKeep para dar servicio a nueve oficinas en toda Europa.

Resultados

Con UpKeep integrado en el 90 % del negocio de esta empresa de energía, la solución genera importantes ahorros de costos y mejoras en la eficiencia. Por ejemplo, si cada ingeniero ahorrara solo 10 minutos de tiempo en el transcurso de un año debido a una mayor eficiencia, la empresa ahorraría aproximadamente £ 150,000. Cambiar ese tiempo extra a la generación de ingresos da como resultado un impacto aún mayor. El equipo de administración cree que Mantenimiento ha ayudado a facilitar el rápido crecimiento de la organización, cinco veces en el transcurso de cuatro meses debido a la obtención de un contrato importante. Se espera que la empresa vuelva a duplicar su tamaño durante el próximo año.

Incorporación rápida y sencilla

Una vez que la empresa seleccionó UpKeep, el equipo descubrió que el proceso de incorporación era muy simple. Pudieron configurar un sitio y luego imitar todos los demás sitios en cuestión de segundos. Enseñar a los empleados cómo usar las plantillas fue bastante sencillo; incorporar a un nuevo ingeniero les llevó menos de dos horas. El equipo encontró que el producto se explica por sí mismo.

En muchas empresas, los equipos de mantenimiento suelen tener técnicos que no son expertos en tecnología y pueden ser un desafío para las organizaciones que intentan implementar soluciones automatizadas. Esta compañía de energía, sin embargo, descubrió que estas personas eran los técnicos perfectos para empezar. A uno de esos ingenieros se le pidió que probara UpKeep sin instrucciones; pudo usarlo sin problemas ni problemas y le dio una excelente revisión.

El seguimiento de KPI más eficiente reduce el tiempo y los costos

Aunque la empresa de energía siempre ha tenido que realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) como el tiempo de respuesta, la disponibilidad, el tiempo medio de fallo y los tiempos de reparación como parte de los contratos de los clientes, el proceso solía ser muy engorroso.

Ahora, UpKeep está integrado en el 90 % de lo que hace el grupo de energía como empresa. Por ejemplo, los ingenieros completan una hoja de tiempo semanal y todas las horas se asignan a diferentes códigos de proyecto. A medida que completan las órdenes de trabajo, sus tiempos se almacenan en ciertos proyectos y, al final de la semana, pueden ver fácilmente cuánto de su tiempo se dedicó a cada proyecto para completar sus hojas de tiempo con precisión.

Antes de UpKeep, toda esa información se administraba en una hoja de cálculo, lo que implicaba manipular manualmente datos, fórmulas e información. En UpKeep, simplemente utilizan la herramienta de generación de informes y, con solo hacer clic en un botón, se genera un informe. Todo se ha vuelto mucho más automatizado y simplificado, lo que ahorra mucho tiempo. La empresa calculó que si cada ingeniero pudiera ahorrar 10 minutos de tiempo en el transcurso de un año, la empresa ahorraría aproximadamente 150 000 libras esterlinas. Si ese tiempo adicional se utilizara para generar ingresos, el impacto sería aún mayor.

El grupo de energía, en su conjunto, ha crecido cinco veces en el transcurso de cuatro meses debido a la adquisición de un gran contrato y espera duplicar su tamaño nuevamente en los próximos seis a 12 meses. El equipo de administración cree que si todavía estuvieran usando su antiguo sistema de informes, no habrían podido expandirse al ritmo que lo hicieron, ni tendrían tanto potencial de crecimiento.

Un mejor seguimiento de las piezas de repuesto reduce las tarifas por daños

Además de administrar las horas de los técnicos, UpKeep también ayudó a la empresa a realizar un seguimiento de las piezas de repuesto y desarrollar informes precisos para los clientes.

Después de que la empresa firma un contrato con un cliente, acuerdan mantener un nivel de inventario de piezas de repuesto. Si esa pieza de repuesto es necesaria y no está disponible, la empresa debe pagar daños y perjuicios al cliente. Antes de UpKeep, usaban el correo electrónico y una hoja de cálculo para rastrear el inventario de piezas de repuesto, que era un proceso muy manual en el que a menudo se perdían cosas. Ahora, la empresa completa UpKeep con una lista de repuestos contractuales, lo que les permite mantener los niveles mínimos de existencias acordados. Desde entonces, no han tenido que pagar daños y perjuicios.

La compañía de energía también proporciona seguimiento de repuestos y actualizaciones a sus clientes mensualmente. Calculan que aproximadamente la mitad de todos los informes de la empresa ahora se completan con datos de UpKeep.

Creciendo juntos

Cuando la compañía de energía comenzó a usar UpKeep, el equipo lo empleó principalmente como plataforma de mantenimiento. Sin embargo, cuanto más usaban el sistema, más usaban las API y reconocían un potencial aún mayor. Ahora, la empresa aprovecha las nuevas características, métricas y medibles que UpKeep continúa agregando. A medida que la solución se desarrolló en los últimos tres años, se subieron al carro y se beneficiaron de ella.

Esperan que la relación continúe siendo mutuamente beneficiosa. UpKeep les ha permitido ahorrar tiempo, lo que a su vez, ahorra dinero. Como resultado, sus costos para proporcionar el servicio disminuyen. Al final, eso significa un buen precio de valor de mercado y una mejor capacidad para competir y seguir creciendo.