La compañía de distribución agiliza la comunicación y reduce los gastos de los proveedores

Una empresa de distribución envía una amplia variedad de productos, incluyendo compresores, secadores centrífugos, filtros, lubricantes y otros artículos industriales a sus clientes. Como centro de distribución de tamaño mediano, la empresa cuenta con una variedad de equipos. Aunque el equipo no est

Problema

Antes de implementar la solución de gestión de operaciones de activos de UpKeep, la empresa no tenía un sistema de mantenimiento computarizado. En cambio, cuando se necesitaba mantenimiento o reparaciones, un supervisor podría enviar un correo electrónico, llamar o simplemente atrapar al gerente que pasaba. Era un proceso muy manual y las solicitudes se perdían u olvidaban fácilmente.

Además, la empresa no tenía forma de rastrear y documentar que cumplía con varios requisitos de EHS y OSHA para diferentes procesos.

Solución

Después de revisar un puñado de sistemas de administración de mantenimiento computarizados (CMMS), el gerente y su técnico de mantenimiento recién contratado seleccionaron UpKeep. Estaban buscando un sistema que fuera fácil de usar y no complicado. UpKeep marcó todas las casillas.

La empresa implementó UpKeep a principios de 2021 y está satisfecha con su capacidad para optimizar las solicitudes de órdenes de trabajo y la comunicación entre el equipo de mantenimiento y el piso del centro de distribución. Los líderes de equipo y los supervisores que tienen acceso directo a UpKeep trabajan en 10 a 12 activos diferentes en el centro de distribución.

Además de poder recopilar, rastrear y proporcionar fácilmente actualizaciones de estado en las órdenes de trabajo, el sistema ha permitido que el equipo de mantenimiento transfiera más reparaciones de proveedores externos a la empresa, lo que significa una resolución más rápida y costos más bajos.

Resultados

Una prioridad para la empresa de distribución era reforzar sus procesos y tareas de EHS. Los miembros del equipo incluyeron tareas de seguridad recurrentes, como verificar el equipo relacionado con incendios y las luces de emergencia, en UpKeep. Ahora tienen una herramienta que automatiza el proceso y no tienen que tratar de recordar si una determinada tarea se completó el mes pasado. Como resultado, cuando el gerente pasa por las auditorías de EHS, puede mostrar la documentación sobre sus tareas de mantenimiento preventivo y reactivo.

Además, la empresa ha podido reducir su tiempo de inactividad entre un 20 y un 30 por ciento, principalmente al realizar una mayor parte del trabajo internamente. En el pasado, si una máquina fallaba, lo hacía durante ocho a 12 horas. Ahora, el tiempo de inactividad es más como dos o tres horas.

Fácil incorporación, acceso confiable

Al elegir una solución de mantenimiento, el gerente tenía que asegurarse de que no solo se ajustara a su conjunto de habilidades, sino también a los conjuntos de habilidades de otros miembros del equipo. Dado que UpKeep es una solución muy fácil de usar, la incorporación fue relativamente fácil para el equipo. Me fue bien aprender sobre UpKeep y sus diferentes módulos.

El técnico de mantenimiento ama UpKeep; es fácil para él navegar para obtener la información que necesita. Dado que está basado en la web, no se necesitó soporte de TI para descubrir cómo obtener UpKeep en el servidor de la empresa o para determinar quién debería tener acceso. En cambio, los miembros del equipo simplemente van a la web para acceder a ella.

Además, el equipo quedó impresionado con la confiabilidad de UpKeep. Una cosa que el gerente aprecia especialmente es el tiempo de actividad de UpKeep. A menudo, los sitios web no funcionan porque están fuera de servicio por mantenimiento u otros problemas. El equipo descubrió que UpKeep rara vez se cae cuando los técnicos necesitan acceder a él.

Un cambio en la cultura

Antes de UpKeep, al gerente siempre le preocupaba que demasiada información residiera en el técnico individual. Dado que todo se comunicaba por voz o correo electrónico, era fácil perder solicitudes cuando el gerente no estaba. Ahora, hay un sistema que guarda toda esa información.

El gerente ya no acepta solicitudes de trabajo mientras está en el piso. En cambio, les hace saber que, a menos que sea una emergencia real, deben ponerlo en UpKeep. Está tratando de cambiar la cultura y crear algo de rendición de cuentas y responsabilidad por las operaciones.

Comunicaciones fluidas

Una vez que se ingresan las órdenes de trabajo en UpKeep, el equipo de mantenimiento se reúne todos los lunes para establecer prioridades. Si hay tareas que requieren la compra de suministros, piezas o herramientas, las categorizan y responden a los solicitantes para informarles qué está pasando y qué están esperando.

La empresa descubrió que UpKeep es muy fácil para que los jefes de equipo y los supervisores ingresen y verifiquen las órdenes de trabajo para obtener una actualización rápida del estado. Hace que la comunicación sea fluida para ellos: pueden comunicarse con aquellos que ingresan a la orden de trabajo.

Este es un gran cambio con respecto al pasado, cuando las solicitudes de mantenimiento con frecuencia no recibían respuesta. Luego, parecía tomar una eternidad hacer algo y la comunicación era deficiente. Resolver estos dos problemas ha sido la mayor victoria para la empresa.

Validación de la necesidad de mantenimiento

Además de ayudar a agilizar las comunicaciones entre los operadores y el personal de mantenimiento, UpKeep mantiene el historial de mantenimiento y el seguimiento de los activos y el trabajo completado. Ponen sus horas y registran todo lo que han hecho. Esto les ayuda a ver en qué se ha trabajado y ayuda a validar la necesidad de técnicos de mantenimiento.

Captura de datos a largo plazo

El equipo ahora está trabajando en la creación de registros históricos completos para cada uno de sus activos. El objetivo es capturar información mientras reparan cosas. Debido a que las imágenes dicen mucho más que las palabras, toman fotografías de cómo arreglar algo para construir un registro histórico. También están trabajando para recopilar números de serie, a quién compraron las piezas y otros datos. Esa información les ayudará, a largo plazo, a construir algo de sustentabilidad en su programa de mantenimiento.

El gerente quiere asegurarse de que, si se fuera, el sistema de mantenimiento no se vendría abajo. El sistema debería ser capaz de cuidar de sí mismo, no debería depender de las personas para hacer las cosas.

Por ejemplo, la empresa estaba teniendo problemas con un muelle que requería un método especial para bloquearlo. El gerente tomó algunas fotos para mostrar cómo bloquearlo correctamente. Está tratando de utilizar UpKeep para situaciones similares para hacer referencias a diferentes tipos de situaciones únicas. Ayuda al equipo a capturar mejor ciertos procesos.

Un segundo ejemplo ocurrió cuando se necesitaba pedir una pieza. El proveedor podía ir directamente al sitio web y ver de dónde se encargaron las piezas. Al tener la información y los datos en el sistema, el proveedor podría seguir adelante y avanzar en la reparación de esa máquina en lugar de esperar siempre al gerente.

Un entorno de trabajo más seguro

Dado que UpKeep realiza un seguimiento del historial de mantenimiento, la empresa puede adherirse más fácilmente a las normas de EHS y OSHA. Pueden ver y programar tareas reactivas regulares o tareas proactivas que deben realizarse. Cuando se realizan auditorías, es fácil mostrar los registros de inspección mensuales en UpKeep y hacerles saber que el equipo tiene el control del mantenimiento.

El equipo continúa agregando a sus PM recurrentes, incluido el servicio recomendado por el fabricante. Desde el punto de vista de la documentación, el gerente les puede decir que tienen un sistema de mantenimiento, lo que dice maravillas a aquellas entidades que vienen al sitio y piden documentación.

Reparaciones internas

Antes de UpKeep, la empresa de distribución atraía con frecuencia a proveedores externos para manejar y administrar las reparaciones y el mantenimiento. Cuando el gerente se incorporó, no contrató a un técnico de mantenimiento durante meses. Tuvieron que llamar a los proveedores para arreglar las cosas, especialmente cuando se trataba de seguridad.

Cuando se contrató al técnico de mantenimiento, lo primero que hicieron fue buscarle un sistema para dar un mejor soporte a las operaciones. El objetivo era que funcionaran de manera efectiva 16 horas al día. UpKeep le brinda al técnico un lugar donde puede mantener registros, regresar y mirar órdenes de trabajo particulares que se colocaron y hacer gran parte del trabajo internamente.

Ahora, la empresa ha reducido considerablemente la cantidad de proveedores que utiliza. UpKeep les ha permitido aprender cómo realizar PM en ciertos equipos. También ha comenzado a ayudarlos a saber qué repuestos necesitan tener en el sitio. Como resultado, las reparaciones se pueden completar rápidamente y el centro puede reducir el tiempo de inactividad del equipo.

Cuando los activos se caen, el equipo de mantenimiento puede responder rápidamente. UpKeep permite a los empleados comunicarlo muy rápidamente y luego poder responder. Reduce todo tipo de tiempo de inactividad. Por ejemplo, solo la línea de paquetes pequeños de la empresa procesa un par de miles de cajas por día. Como un centro de distribución de ritmo muy rápido, un transportador que se cae significa que se pierde dinero y los envíos se retrasan.

Según el gerente, cuando trabaja con proveedores, está a merced de cuándo pueden hacer la llamada. La mayoría de las veces, es al día siguiente antes de que puedan hacer que los proveedores vengan por problemas críticos. Hay una reducción del 20 al 30 por ciento en el tiempo de inactividad cuando pueden reaccionar rápidamente.

Planes futuros

A medida que la empresa ingrese a 2022, medirá la efectividad de las órdenes de trabajo, el tiempo de respuesta, el tiempo de inactividad y la utilización. El equipo también quiere identificar qué máquinas fallan con más frecuencia. Quieren comenzar a impulsar acciones correctivas e identificar las causas fundamentales, además de ser más proactivos en sus activos altamente técnicos.

Además, la empresa espera utilizar UpKeep para compartir e impulsar la mejora continua. El gerente quiere que sus operadores y líderes de equipo compartan ideas sobre cómo mejorar las cosas. No quiere que sus operadores y líderes de equipo sean complacientes o piensen que algo no se puede arreglar. En cambio, quiere escuchar sus ideas para que puedan crear mejoras.

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