CommonGrounds Workplace mejora la gestión y el seguimiento de activos.

Desafío

Antes de implementar UpKeep, CommonGrounds Workplace usaba Monday.com para administrar sus comunicaciones relacionadas con el mantenimiento.

“Era más un sistema de gestión de proyectos basado en tareas que realmente no tenía nada que ver con las instalaciones, el mantenimiento o el control de inventario”, dijo Brian Caputo, gerente de instalaciones de

Lugar de trabajo de Common Grounds. “Necesitaba algo un poco más profundo, algo que fuera más que una lista de verificación digital”.

Solución

CommonGrounds Workplace eligió UpKeep para centralizar toda la información relacionada con el mantenimiento para su equipo. Actualmente, 20 empleados de los 60 empleados de la empresa están en el sistema.

“Necesitaba algo que fuera fácil de usar, no tanto para mí, sino para mis equipos de trabajo en cada una de nuestras ubicaciones”, dijo Brian. “Necesitaba algo que les fuera fácil de usar para reducir el tiempo de capacitación y los errores. Me gustó la funcionalidad de usuario de UpKeep”.

Una aplicación única

Dado que CommonGrounds Workplace opera ubicaciones de espacios de oficina compartidos, la empresa ha encontrado una aplicación única del sistema de UpKeep.

“Estamos usando el sistema un poco diferente”, dijo Brian. “Realmente no tenemos técnicos de mantenimiento en el sitio. Utilizamos proveedores externos, por lo que nuestros equipos de trabajo son en realidad los técnicos en funciones. Toman las órdenes de trabajo y luego hacen que nuestros proveedores realicen el trabajo de mantenimiento real. Me actualizo en consecuencia”.

CommonGrounds Workplace utiliza con mayor frecuencia los módulos de gestión de activos e inventario y órdenes de trabajo de UpKeep.

Optimización de la comunicación

Antes de implementar UpKeep, la mayor parte de la comunicación sobre el mantenimiento se manejaba por correo electrónico, Monday.com o Slack.

“UpKeep nos ha ayudado a simplificar muchas cosas en lugar de pasar por correos electrónicos y estos otros sistemas dispares”, dijo Brian. “Usamos Upkeep para mantener toda la información en un solo lugar. Consolida nuestra comunicación y nos ayuda a ser más eficientes”.

Hoy, CommonGrounds Workplace puede adjuntar costos de mano de obra, datos de precios, archivos e imágenes relacionados y activos etiquetados directamente a una orden de trabajo, lo que permite transparencia y visibilidad del trabajo y los activos actuales en todas sus ubicaciones.

Gestión y seguimiento de activos

Para CommonGrounds Workplace, sus activos principales son muebles, equipos mecánicos y equipos de TI.

“Construimos nuestros espacios de oficina como activos y también cualquier sala que tenga equipos mecánicos”, explicó Brian. “Básicamente vemos nuestros muebles como activos, así como otros artículos mecánicos y de TI”.

La empresa utiliza UpKeep para realizar un seguimiento de las reparaciones necesarias, así como el movimiento de muebles y otros equipos entre ubicaciones. “Es genial poder ver lo que tenemos en cada ubicación en este momento”, dijo Brian. “Antes no tenía ese nivel de transparencia. Solo estaba mirando una lista en una hoja de cálculo de Excel”.

Solución eficiente y aceptada

Aunque la empresa tuvo que crear una gran parte de sus datos desde cero, CommonGrounds Workplace pudo implementar UpKeep en todas sus ubicaciones rápidamente con una capacitación mínima. “El equipo de implementación de UpKeep fue muy útil”, dijo Brian. “Nos guiaron a través de todo. Fue un proceso fluido”.

Durante los primeros meses de uso, los equipos de trabajo de la empresa han estado satisfechos con el sistema. “A todos les gusta la funcionalidad de UpKeep”, dijo Brian. “Todos ven el beneficio de esto y cómo nos ayudará a optimizar nuestro trabajo. En general, la respuesta ha sido muy positiva”.