La Red de Escuelas Charter captura datos para mejores negociaciones de contrato

Desafío

Cuando los ejecutivos de las escuelas chárter comenzaron a ver un aumento en las quejas de maestros y directores sobre la condición de sus edificios, decidieron comenzar a buscar una mejor solución.

El personal de la escuela se quejaba de cosas como bombillas quemadas, daños en las paredes, artículos rotos o mal funcionamiento de los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC). Todas estas cosas obviamente afectaron el aprendizaje de los estudiantes y la satisfacción del personal dentro del sistema escolar.

El personal tuvo que usar formularios de Google para enviar solicitudes de mantenimiento, que luego se priorizaron a nivel corporativo. Esto significaba que las escuelas individuales no podían abordar sus propios problemas de manera eficiente.

Solución

Después de revisar varias soluciones de sistemas de administración de mantenimiento computarizados (CMMS) , el sistema de escuelas chárter eligió la primera solución móvil de UpKeep .

Los ejecutivos de la escuela chárter querían un sistema que no requiriera inicio de sesión ni capacitación y que ofreciera una interfaz de usuario familiar, clara y simple, idealmente en un teléfono inteligente. Querían que la nueva solución fuera acogida con entusiasmo por los profesores, así como una que proporcionara datos útiles de back office. Querían poder comprender los problemas en todos los ámbitos, el mantenimiento preventivo necesario y cómo podían mejorar la política y la cultura.

UpKeep prometió todas esas capacidades y más.

Recopilación y organización de datos mejoradas

Durante la primera fase de implementación, el sistema de escuelas chárter quería mejorar el proceso de solicitud de mantenimiento y crear más transparencia durante las resoluciones de órdenes de trabajo . Anteriormente, las solicitudes de trabajo debían enviarse mediante un formulario de Google limitado.

El sistema de escuelas chárter quería mejorar la comunicación entre los usuarios. A los maestros se les dio la posibilidad de cargar imágenes para crear una orden de trabajo más completa. Los técnicos tenían lo que necesitaban para completar la orden de trabajo. Cuando finaliza una orden de trabajo, el solicitante se actualiza y puede proporcionar comentarios.

A medida que se recopilan más órdenes de trabajo en UpKeep, las escuelas chárter pueden manipular los datos resultantes para obtener más información sobre sus instalaciones y tomar mejores decisiones a largo plazo sobre la gestión de las instalaciones, la asignación de mano de obra y las prioridades.

Los ejecutivos ahora podían ver las cosas dentro de los rangos de tiempo por escuela y por solicitante. El personal podría diagnosticar mejor los problemas.

Anteriormente, el equipo tenía que filtrar manualmente las órdenes de trabajo por prioridad todos los días en una hoja de Google, lo que resultaba engorroso y, a menudo, provocaba problemas de comunicación. Ahora, la comunicación ha mejorado significativamente con el sistema de UpKeep, donde los maestros envían solicitudes en un portal de solicitudes. Un administrador de instalaciones rápidamente prioriza y asigna órdenes de trabajo a los técnicos en la aplicación de UpKeep, sin tener que pasar laboriosas horas desplazándose por una hoja de cálculo.

Establecimiento de un programa de mantenimiento preventivo

Una vez que los conceptos básicos de las órdenes de trabajo estuvieron completos y en funcionamiento, el equipo pasó a establecer un programa de mantenimiento preventivo en la segunda fase.

Las escuelas chárter ahora pueden usar los datos para informar cómo deberían prevenir los problemas antes de que surjan. El equipo de mantenimiento está aprendiendo cómo usar esos datos para informar con qué frecuencia se realizan los controles y programarlos para el futuro. Por ejemplo, los controles alrededor de las máquinas AUB, las alarmas contra incendios y los baños ahora se programan de forma rotativa.

Realizar el mantenimiento preventivo será un gran ahorro de tiempo para todo el equipo. Anteriormente, el director ejecutivo recibía correos electrónicos y llamadas de los maestros todo el tiempo con solicitudes de mantenimiento. Esto supuso una gran pérdida de su tiempo e impidió que el director ejecutivo hiciera el resto del trabajo que necesitaba completar. Ahora, tener un único portal donde los maestros pueden enviar solicitudes, junto con inspecciones de rutina, da como resultado una menor frecuencia de solicitudes.

Además, antes de usar UpKeep, el equipo de mantenimiento realizaba un montón de órdenes de trabajo de mantenimiento reactivo. Los casos recurrentes, como el aire acondicionado averiado o los grifos obstruidos, comenzaban a tener impactos a largo plazo en la organización.

Estos problemas estaban comenzando a afectar la inscripción, la retención de maestros y la cultura general de la escuela. Los niños no se sentían seguros y los padres y maestros no estaban contentos con el estado de los edificios.

Con las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo, las escuelas ahora pueden ocuparse de forma rutinaria de las necesidades del edificio antes de que se conviertan en problemas mayores.

Captura de datos para mejores negociaciones de contratos

Cada una de las escuelas chárter tiene diferentes arreglos de instalaciones. Algunos de los edificios se alquilan, otros son ubicaciones conjuntas con el sistema de escuelas públicas de la ciudad y otros son de propiedad. Debido a estas diferentes situaciones de las instalaciones, los ejecutivos querían poder desglosar los datos de la organización individualmente.

Los ejecutivos querían comprender el nivel de servicio al cliente que brindaba el equipo de las instalaciones, así como las necesidades únicas de cada escuela. Querían estar listos y equipados cuando se trataba de renovaciones de arrendamiento para poder ilustrar mejor los problemas de las instalaciones de una manera integral.

La plataforma de análisis avanzado de UpKeep captura los datos que las escuelas necesitan para realizar un mejor seguimiento de los historiales de mantenimiento, los costos y el tiempo de reparación para mantener su compromiso con el servicio al cliente. Además, pueden realizar un seguimiento del gasto de las órdenes de trabajo y la frecuencia del reemplazo de piezas para mejorar la previsión financiera del gasto anual.