La compañía de embotellamiento mantiene las líneas de producción en funcionamiento.

Desafío

Una empresa de embotellado de bebidas ejecutaba su sistema de mantenimiento en un programa informático independiente muy antiguo, que era engorroso y no producía los informes necesarios para ayudar a la empresa a tomar mejores decisiones de mantenimiento.

La solución anticuada limitaba la cantidad de usuarios y requería un proceso de inicio de sesión complicado. Para adjuntar archivos, los usuarios tenían que cargar archivos y luego descargarlos; no era arrastrar y soltar. Los operadores estaban luchando porque el sistema era muy estricto en cuanto a cómo se ingresaban los datos y qué opciones estaban disponibles. Si un técnico no ingresaba la información correctamente, el sistema reportaba errores. Y el proveedor no estaba interesado en realizar actualizaciones para mejorar la experiencia de esta empresa. Todas estas razones requerían un cambio.

Solución

La empresa embotelladora seleccionó UpKeep como su solución preferida. Aunque el planificador y el equipo de mantenimiento de la empresa estaban acostumbrados a trabajar con un programa de mantenimiento, fue mucho más fácil brindarles a los operadores acceso a la solución móvil de UpKeep.

Cada operador estaba trabajando en diferentes equipos y la empresa quería brindar una solución en línea que fuera más fácil de usar. El equipo de administración apreció el hecho de que ingresar una solicitud de trabajo fuera simple y que los operadores pudieran adjuntar fácilmente una captura de pantalla o una imagen para ilustrar mejor el problema.

Además, el gerente de mantenimiento quería vigilar más de cerca las solicitudes de mantenimiento y los costos asociados. Poder ver cuánto mantenimiento se requería en cada equipo permitió al gerente tomar decisiones de reemplazo de manera más oportuna. UpKeep ayudó al equipo de mantenimiento a comprender el estado en constante cambio de toda su maquinaria.

La implementación exitosa comenzó con el cambio cultural

Durante el primer año, la empresa esencialmente comenzó desde cero. El equipo no pudo transferir ningún dato del programa anterior y no vio mucho valor en esa información anterior.

Como resultado, la empresa construyó sus datos de activos en UpKeep desde cero. El equipo trató de adaptar todas las órdenes de mantenimiento abiertas que eran importantes y agregó información a partir de ahí.

Más importante aún, la organización utilizó el primer año para cambiar la cultura en torno al mantenimiento, generar confianza entre los operadores y los técnicos de mantenimiento y capacitar a las personas en el uso de UpKeep.

Dado que los empleados de la empresa estaban acostumbrados a un sistema complicado, se mostraron escépticos ante la nueva solución. Los operadores habían aprendido que no podían confiar en el mantenimiento, por lo que intentarían solucionar sus propios problemas, a menudo empeorándolos. Los técnicos de mantenimiento a menudo se veían abrumados por las solicitudes de emergencia y, a menudo, no respondían muy bien a los operadores.

Después de trabajar arduamente para mejorar la comunicación y la transparencia, la inversión en el cambio cultural valió la pena. Después de aproximadamente 18 meses, los operadores pudieron ver que el equipo de mantenimiento estaba mucho más estructurado y planificado, haciendo las cosas, y mucho menos caótico y más tranquilo.

Mejores comunicaciones mejoran la confianza

Una vez que las órdenes de trabajo se ingresan en UpKeep, los operadores pueden ver su progreso en el sistema y obtener comentarios. Cualquiera que haga una solicitud de mantenimiento puede ver fácilmente si una orden de trabajo está en espera y por qué o si está en progreso. Ayudó a los operadores a confiar en que el equipo de mantenimiento realmente estaba haciendo algo.

Dado que la empresa embotelladora trabaja en turnos las 24 horas del día cinco días a la semana, UpKeep también ayuda a mantener a todos los operadores al tanto de lo que sucede a medida que avanzan en los cambios de turno.

Por ejemplo, cuando llegan los operadores de la tarde, pueden ver qué órdenes de trabajo envió el equipo de la mañana. UpKeep permite a los operadores ver en qué se está trabajando y cualquier problema que deban tener en cuenta. Los técnicos están aportando la mayor cantidad de información posible, incluso cuándo se piden y esperan piezas de repuesto. Este proceso y la comunicación aumentan la confianza y los operadores sienten que saben lo que sucede en su máquina. Saben quién está trabajando en ello y cuándo está arreglado. Este proceso genera confianza en toda la organización.

Mayor eficiencia y mejor control

UpKeep permite que la empresa trabaje de manera más eficiente como equipo, planifique y programe de acuerdo con la carga de trabajo y los niveles de habilidad, y reconozca los logros del grupo.

El planificador de mantenimiento divide el trabajo según la disponibilidad del operador y el nivel de habilidad, y la empresa también trata de capacitar a todos los técnicos tanto como sea posible.

Durante las reuniones semanales de la empresa, el equipo puede celebrar cosas como que no hay órdenes de trabajo pendientes. UpKeep también ayuda a administrar las órdenes de trabajo cuando las personas toman vacaciones o están enfermas, reasignando el trabajo según sea necesario. El equipo está usando el sistema porque es más efectivo para ellos y les ayuda a controlar su propio día de trabajo.

El mantenimiento preventivo mantiene las líneas de producción en funcionamiento

Durante el segundo año, la empresa comenzó a centrarse en el mantenimiento preventivo, analizando el historial de equipos tanto del sistema antiguo como del nuevo.

Dado que las líneas de producción de llenado de botellas manejan un flujo continuo de botellas, una sola falla en la máquina puede cerrar toda la línea. El equipo de mantenimiento necesita mantener esa línea funcionando todo el tiempo porque cada avería cuesta una cantidad significativa de dinero por la pérdida de producción y mano de obra.

UpKeep también ayuda a la empresa a analizar mejor el rendimiento del equipo. Por ejemplo, si las órdenes de trabajo muestran que una máquina en particular se descompone mensualmente, se puede programar un mantenimiento preventivo cada tres semanas. Eso permite a la empresa tener repuestos en stock y estar al frente de las averías, lo que permite mantener las líneas de producción en funcionamiento.

Una vez, el incidente involucró un impulso importante en una de las máquinas que tenía cojinetes en cada extremo. El operador notó ruidos fuertes, hizo una reparación temporal y puso una nueva orden de trabajo para el mes siguiente. Cuando surgió la orden de trabajo, el equipo evaluó el equipo nuevamente y planeó una revisión general cuando se planeó que la línea estuviera fuera de servicio.

En el pasado, la compañía a menudo seguía moviendo la fecha límite para mantener la línea en funcionamiento hasta que ocurría una falla importante, lo que resultaba en un tiempo de inactividad prolongado. La empresa comenzó a experimentar menos averías debido a un mejor mantenimiento preventivo.

Medidas y KPIs Principales Prioridades Futuras

A medida que la empresa avanza, el equipo planea centrarse más en establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) y medir su progreso con respecto a esos KPI para ayudar a la gerencia a tomar decisiones comerciales mejores y más inteligentes a largo plazo.