El Distrito Escolar Unificado de Alum Rock alivia las cargas de la falta de comunicación.

Desafío:

El desafío al que se enfrentó Arturo Vásquez, conserje principal, y su equipo de 20 técnicos de mantenimiento y 18 técnicos del departamento de TI, fue encontrar una manera de realizar un seguimiento de las muchas órdenes de trabajo que llegaban a las escuelas en diferentes ubicaciones del Distrito Escolar Alum Rock Union. . Las órdenes de trabajo escritas a mano para la reparación de mantenimiento o el soporte de TI a menudo se olvidaban o se extraviaban en los portapapeles en el asiento trasero de las camionetas. Los grifos rotos y similares quedaron intactos durante semanas y los administradores de la escuela estaban frustrados con la presentación de múltiples órdenes de trabajo que se perderían.

Solución:

Arturo y su equipo buscaban una solución simple que pudiera mantener organizados a sus equipos de mantenimiento y TI. Quería un software sencillo y fácil de usar para realizar un seguimiento de todas las órdenes de trabajo que llegaban de 25 solicitantes en múltiples ubicaciones escolares.

Arturo probó la versión de prueba gratuita de UpKeep y ha estado enganchado desde entonces. Le encanta especialmente cómo UpKeep le brinda más supervisión sobre el trabajo realizado por los miembros de su equipo.

“Antes de UpKeep, tenía que revisar todo este papeleo o tratar de recordar los detalles de una llamada telefónica. Con UpKeep, es mucho más fácil realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo. Me hace sentir bien poder mostrarle a mi equipo exactamente qué órdenes de trabajo están en progreso”.

- Arturo Vásquez, Custodio Principal de Mantenimiento

Seguimiento del progreso en varias ubicaciones

Arturo usa UpKeep para controlar el progreso de las órdenes de trabajo en todas las ubicaciones. Antes de usar UpKeep, los administradores del distrito escolar de Arturo estaban decepcionados de que los equipos que necesitaban reparaciones no se completaran de manera oportuna. Arturo no tenía idea del progreso de su equipo en las órdenes de trabajo debido a la constante falta de comunicación.

Con UpKeep, Arturo sabe exactamente lo que sucede en 24 escuelas diferentes en cuestión de segundos. Le encanta cómo puede usar el historial de órdenes de trabajo y las funciones de progreso de órdenes de trabajo de UpKeep para resaltar exactamente lo que está sucediendo en diferentes sitios escolares. Con UpKeep, puede mostrar a los administradores y solicitantes cuándo se reparó el equipo, los miembros del equipo asignados a una orden de trabajo y realizar un seguimiento del progreso. Una mejor comprensión de las actividades del equipo empodera a Arturo y su equipo para tener una mayor responsabilidad sobre sus tareas y actividades.

Aumento de la eficiencia a través de registros históricos

Antes de usar UpKeep, Arturo y su equipo no tenían claro el estado de las órdenes de trabajo, lo que generaba tareas duplicadas. Por ejemplo, cuando se asignó a un técnico de mantenimiento para reparar la plomería, la tarea se dejó en el asiento trasero de un camión. Se había creado una orden de trabajo duplicada para corregir la tarea, por lo que cuando llegó el técnico, la orden de trabajo se completó sin que él lo supiera.

UpKeep ha aliviado la carga de las faltas de comunicación y las órdenes de trabajo repetidas al sacar a la luz exactamente lo que debe repararse en las diferentes escuelas primarias y secundarias. Además, los miembros del equipo de mantenimiento de Arturo ahorran horas de tiempo porque saben exactamente qué órdenes de trabajo se han completado, por lo que evitan perder tiempo viajando a sitios con órdenes de trabajo cerradas y, en cambio, trabajan en completar nuevas asignaciones. Con más tiempo en manos de los miembros de su equipo, se completa más trabajo para las diferentes escuelas.

Optimización de la comunicación a través de actualizaciones

Antes de UpKeep, el equipo de Arturo experimentó múltiples problemas de comunicación en relación con los servicios públicos dañados, ya fuera un fregadero roto o una bombilla que necesitaba reparación.

La característica favorita de UpKeep de Arturo es su capacidad para actualizar las órdenes de trabajo. Cuando crea una orden de trabajo para un electrodoméstico averiado, actualiza el estado de la orden de trabajo. Esto envía automáticamente un correo electrónico a los administradores de la escuela para actualizarlos sobre el estado de la orden de trabajo. Por ejemplo, cuando un fregadero no funcionaba durante dos semanas, los administradores de la escuela se preguntaban sobre el estado de la orden de trabajo. Simplemente revisaron la aplicación UpKeep y se enteraron de que la orden de trabajo estaba en curso y estaban esperando una tubería. Esta información ayudó a los administradores a saber exactamente la causa del retraso, lo que mejoró la comunicación entre los equipos.

Reducción de costos de mano de obra

Arturo descargó UpKeep para tener más transparencia en el flujo de trabajo de su equipo de mantenimiento, pero se sorprendió al experimentar el beneficio adicional de costos de mano de obra reducidos. UpKeep proporciona al equipo de mantenimiento de Arturo el flujo de trabajo exacto del día y se realiza más trabajo como resultado del ahorro de tiempo y la eficiencia. Dado que los miembros del personal pueden completar más trabajo, el distrito ha ahorrado miles de dólares en mano de obra y horas de trabajo. Gracias a la introducción de Arturo a UpKeep, ha mejorado los gastos en nombre del distrito escolar y los ahorros se traducen en una mejor calidad de educación para los estudiantes.

Arturo Vásquez con el mantenimiento, TI y el personal del Distrito Escolar Alum Rock Union.