La Cooperativa Agropecuaria experimenta menos tiempo de inactividad de activos.

Desafío

La división de piensos de esta cooperativa agrícola produce y distribuye piensos para el ganado, principalmente para cerdos, sirviendo a granjas en un área con un radio de aproximadamente 150 millas.

La cooperativa amplió sus servicios de mantenimiento de dos técnicos a un equipo de mantenimiento dedicado que atiende siete instalaciones.

Al principio, el sistema era muy simple: una lista de verificación en papel que enumeraba lo que se hacía y se guardaba en una carpeta. Este sistema satisfizo a los auditores y se encargó de lo básico, pero realmente no ayudó a la organización a cuidar su equipo.

Poco después, la división intentó usar varios programas de mantenimiento de registros que ayudaron a documentar el proceso de mantenimiento y luego un programa regulatorio con una sección de mantenimiento. Cada solución realmente no ofrecía las capacidades que requería la división de alimentación.

Solución

Después de investigar un poco, la división de piensos decidió cambiar a UpKeep. Como resultado de esta decisión, la división ha podido reducir el tiempo de grabación, mejorar la eficiencia, priorizar mejor las tareas de mantenimiento e impulsar la comunicación del equipo. Lo que es más importante, los operadores de las plantas están más contentos y experimentan mucho menos tiempo de inactividad a diario.

Resultados

El equipo de mantenimiento a menudo pasaba más tiempo registrando órdenes de trabajo que realizando reparaciones o trabajos de mantenimiento. UpKeep ha agilizado y simplificado este proceso, lo que ha resultado en un enorme ahorro de tiempo y ganancias de eficiencia. De hecho, cuando un técnico dejó la organización, el equipo pudo seguir administrando alrededor de 1000 activos sin reemplazar a esa persona.

Reducción del tiempo de grabación

Uno de los principales desafíos del antiguo sistema de mantenimiento era el tiempo que tomaba registrar las órdenes de trabajo. El antiguo sistema estaba basado en la web, pero funcionaba muy lentamente y requería una gran cantidad de pasos para completar una orden de trabajo.

Por ejemplo, si los técnicos estuvieran recorriendo la planta con una pistola de engrase realizando tareas regulares y rápidas de mantenimiento preventivo, les llevaría más tiempo completar las órdenes de trabajo que hacer el trabajo. Podrían pasar una hora o incluso la mayor parte del día simplemente completando órdenes de trabajo en el programa anterior.

Una vez que la división cambió a UpKeep, este proceso fue significativamente más rápido. Las órdenes de trabajo se pueden completar muy rápidamente con la aplicación del teléfono. Ahora, los técnicos pueden completarlos en sus camiones o en cualquier momento que tengan señal de celular. Si es necesario cambiar una fecha de vencimiento en un pedido, simplemente se puede arrastrar y soltar hasta la nueva fecha límite. Ha cambiado la eficiencia de los técnicos de la división.

Mayor eficiencia significa operación más eficiente

La cooperativa siguió desafiando a la división para ahorrar dinero y volverse más eficiente. Cuando dos técnicos se fueron, el gerente de la división sintió que implementar UpKeep daría como resultado ganancias de eficiencia suficientes para que solo necesitaran reemplazar una de las dos posiciones.

Curiosamente, la división todavía está buscando a ese técnico de reemplazo y en realidad ha estado funcionando con solo tres miembros del equipo durante el último año. Aunque no están saliendo adelante con la escasez, tampoco necesariamente se están quedando muy atrás. UpKeep les ha ayudado a administrar miles de activos.

Además del personal interno, la división empleó con frecuencia a contratistas externos para proyectos de mantenimiento específicos que ahora han podido trasladar internamente.

Los contratistas contratados para arreglar algo como un elevador de granos pueden costar $ 75 por hora por técnico. El contratista más cercano a la cooperativa está a tres o cuatro horas de distancia, lo que significa viajes y alojamiento durante la noche. Además, la planta experimenta tiempo de inactividad mientras espera a los contratistas. Con UpKeep, la división básicamente ha reducido la cantidad de trabajo de los contratistas de casi a cero.

El portal de solicitudes ayuda a formalizar y priorizar las tareas de mantenimiento

La división valoró el portal de solicitudes de UpKeep, ya que ayudó al equipo a mantenerse organizado y priorizar tareas. Después de que la división decidiera implementar UpKeep, el equipo de mantenimiento se reunió con todos los gerentes de planta para explicarles que, a menos que se ingrese una solicitud en el nuevo sistema, no existe. Aunque el equipo probablemente tenga una mayor acumulación de solicitudes, todo está documentado.

Además, debido a que las plantas de la división pueden estar separadas por 60 millas, es importante minimizar el tiempo de viaje de los técnicos. UpKeep permite que la división filtre todo por ubicación y complete las órdenes de trabajo de una semana en un día.

Las plantas ven menos tiempo de inactividad

Uno de los resultados de la mayor eficiencia es que la división de alimentación ha experimentado mucho menos tiempo de inactividad en sus plantas. La división tuvo una gran aceptación con UpKeep, y todos en las plantas están más felices.

La división también ha visto un cambio en el tipo de solicitudes de mantenimiento que han estado llegando a UpKeep, lo que indica una mejora general en las operaciones. Al principio, la mayoría de las solicitudes eran solicitudes relacionadas con equipos; eran reparaciones en activos físicos de planta que se necesitaban para fabricar el alimento animal. Ahora, muchas solicitudes son solo problemas menores. El equipo está funcionando mucho mejor. Los técnicos ahora pasan más tiempo trabajando en el equipo en lugar de hacer papeleo.

Aumento de la comunicación y la confianza

En el pasado, la falta de transparencia entre quienes solicitaban los servicios de mantenimiento y los técnicos provocaba fallas en la comunicación, frustraciones y falta de confianza entre los miembros del equipo.

Los operadores se frustrarían porque pensaban que le habían dicho a un técnico de mantenimiento sobre un problema, pero no se solucionó nada. Cualquiera que sea la situación, hubo una falla en la comunicación. Como resultado, a veces los operadores simplemente se daban por vencidos y no informaban sobre algo que realmente necesitaba atención. UpKeep ha cambiado todo eso.

Dado que todo se ingresa en el sistema UpKeep, los operadores y técnicos tienen documentación completa y transparencia. Como resultado, ha aumentado la confianza entre todos esos jugadores y los gerentes de planta.

Los códigos QR impresionan a los auditores

La división de piensos también ha optado por codificar con barras todos sus equipos, lo que ha impresionado a los auditores visitantes. El auditor pasa una semana en la división y está muy familiarizado con las operaciones y ha visto el progreso de la división. En el pasado, ella iba a cada planta y miraba los registros de mantenimiento en papel. Ahora, puede revisar cada planta en UpKeep.

Planes futuros

A medida que la cooperativa avanza hacia su segundo año de uso de UpKeep, espera organizar mejor sus partes que pueden dispersarse en múltiples ubicaciones. Ser capaz de encontrar y acceder a piezas en múltiples ubicaciones será un objetivo.

Además, la división espera pasar a un sistema basado en medidores para que el equipo pueda mantenerse en función del tiempo de ejecución en lugar de un programa basado en el calendario. La integración con algunos de los sistemas automatizados de la división, así como llegar a otras divisiones dentro de la cooperativa, también son objetivos para el futuro.