¿Qué es una orden de compra y qué incluir?

Las órdenes de compra (PO) se crean para iniciar una relación de compra con un proveedor o contratista externo. Cualquier negocio que utilice materias primas o contrate servicios externos necesita emitir órdenes de compra, posiblemente a varios proveedores. Las órdenes de compra incluyen la cantidad, el cronograma de entrega, las condiciones de pago y otra información clave.

¿Qué es una Orden de Compra?

Una orden de compra es un documento utilizado en transacciones comerciales que identifica la cantidad, el tipo y el precio de un producto o servicio. Las órdenes de compra no son facturas, pero son legalmente vinculantes.

Qué debe incluir su orden de compra

Es importante que las órdenes de compra contengan información detallada sobre la empresa y el proveedor. Los campos como cantidad, precio, descripción, impuestos y condiciones de pago deben completarse para que ambas partes estén de acuerdo. Si surgen discrepancias, se puede consultar la orden de compra para su verificación.

Información del contacto

Se debe completar el nombre, la dirección, el correo electrónico, el número de teléfono y otra información de contacto de ambas empresas. Dado que la orden de compra será utilizada tanto por la empresa que realiza el pedido como por el contratista, la información de contacto es fundamental para futuras comunicaciones.

numero postal

Tanto la empresa que realiza el pedido como el proveedor externo deberán realizar un seguimiento de las órdenes de compra, probablemente dentro de un sistema informático centralizado. Asignar un número de orden de compra claro ayudará a ambas partes a acceder a la información de manera rápida y eficiente.

SKU del artículo

Si un pedido involucra materias primas, se deben incluir números de SKU individuales en el pedido de compra. Esto garantiza que se seleccionen, empaqueten y facturen los artículos correctos. La orden de compra también se puede utilizar para cotejar los artículos recibidos.

Descripción del Artículo

El nombre de los artículos, así como la información de identificación, como el tamaño, el color o el número de modelo, deben enumerarse con más detalle. Suele ser más fácil de identificar que un número alfanumérico o un código de barras .

Cantidad

Debe indicarse el número de cada artículo pedido. Las cantidades deben corresponder claramente al número y descripción del artículo. Esto es particularmente importante si una cantidad determinada está pendiente o no está disponible actualmente.

Precio

Los precios de cada artículo deben enumerarse con las cantidades para que ambas partes puedan ver claramente los montos originales que se cobraron. Por lo general, los descuentos o los montos de venta se enumeran en otra parte de la orden de compra.

Subtotales, impuestos y totales

Estos totales generalmente se encuentran en la parte inferior derecha de la orden de compra. Estos montos permiten que ambas partes vean los impuestos que se cobran, así como el total general del pedido. Si se aplican descuentos, también se pueden calcular en esta área.

Fecha de vencimiento del pago

Tanto la empresa que realiza el pedido como el proveedor deberían haber determinado las condiciones de pago durante las negociaciones del contrato. Enumerar la fecha de vencimiento del pago en la orden de compra permite que todos estén en la misma página. Ambas partes saben cuándo se facturará la factura y cuándo se debe pagar.

Por qué las empresas usan órdenes de compra

Las órdenes de compra proporcionan una forma jurídicamente vinculante de ayudar tanto a la empresa que realiza el pedido como al proveedor a realizar un seguimiento de los pedidos. Son documentos en papel o electrónicos que se pueden crear, archivar y acceder si surgen disputas. También proporcionan un resumen de los acuerdos de pago y entrega.

Jurídicamente vinculante

Las órdenes de compra son documentos legalmente vinculantes y deben mantenerse en papel o en formato electrónico. Es posible que los necesite para demostrar que se entregó o recibió un pedido si surgen disputas.

Seguimiento de pedidos

Tanto la empresa compradora como el proveedor utilizan órdenes de compra para realizar un seguimiento de las transacciones a lo largo del tiempo. Es posible que ambas empresas deseen analizar sus órdenes de compra como un todo para ahorrar dinero o aumentar la eficiencia.

Establecer expectativas

Aunque los acuerdos y contratos normalmente se redactan antes de que se emita una orden de compra, la orden de compra proporciona documentación. Si cualquiera de las partes no puede recordar los términos, se establecen claramente en la orden de compra.

En qué se diferencian las órdenes de compra de las facturas

Las facturas suelen seguir las órdenes de compra. Mientras que las órdenes de compra se inician para pedir bienes, las facturas de órdenes de trabajo se envían para solicitar pagos una vez que se reciben los bienes. Los compradores envían órdenes de compra mientras que los vendedores envían facturas.

Los solicitantes difieren

Las órdenes de compra y las facturas son enviadas por diferentes empresas. La empresa que solicita bienes o servicios inicia una orden de compra. El proveedor o la organización de terceros envía la factura una vez que se han enviado los bienes.

Lo que se pide es diferente

Así como la empresa que emite la orden de compra y la factura son diferentes, también lo son las solicitudes en sí. Las órdenes de compra solicitan que se envíen o realicen artículos o servicios. Las facturas solicitan el pago para ser enviado.

El tiempo varía

Por lo general, las órdenes de compra se envían al comienzo de una transacción, solicitando que se envíen los bienes. Las facturas suelen seguir en un momento posterior una vez que los bienes han sido recibidos y aceptados.

Ejemplo de orden de compra

Aunque puede generar una orden de compra en una amplia variedad de sistemas, el uso de un CMMS puede agilizar el proceso. Por ejemplo, en UpKeep, puede generar una orden de compra automáticamente cuando su inventario se está agotando. Cuando una orden de trabajo utiliza suficientes piezas para activar una advertencia de inventario bajo, UpKeep puede iniciar una orden de compra. Aquí hay un ejemplo:

Conclusión

Las órdenes de compra son fundamentales para el funcionamiento de cualquier empresa u organización que solicite suministros, materias primas o servicios. Contienen información importante tanto para la empresa compradora como para el proveedor para comprender, rastrear y cumplir con el pedido. Se diferencian de las facturas en que las inicia la empresa que desea comprar artículos. Las facturas, por otro lado, son enviadas por proveedores que venden artículos y se envían después de que se reciben la orden de compra y los artículos.