Consejos, trucos y trampas en la planificación y programación del mantenimiento

Todos los gerentes, empresas, negocios e industrias que emplean a varias personas luchan de vez en cuando con la planificación y la programación. Es complicado equilibrar las necesidades de la empresa y las necesidades de los empleados de una manera que sea económicamente viable.

Los nuevos sistemas, computadoras, empleados cooperativos y mucho más pueden ayudar a resolver estos problemas, pero eventualmente, regresan a los problemas de raíz detrás de las trampas de la empresa. A veces, incluso puede parecer imposible salir de este ciclo de frustración.

Ahí es donde conocer algunos consejos, trucos y errores comunes realmente puede ayudar a todos los interesados. Si bien algunas sugerencias pueden ser específicas para una industria, o incluso para una empresa en particular, un conocimiento básico de lo que funciona para otros puede ser de gran ayuda para las empresas que luchan con la planificación, la programación o ambas.

Echemos un vistazo a las situaciones más comunes que enfrentan las empresas que conducen a la necesidad de mejores soluciones de planificación y programación. Luego, podemos pasar a los consejos y trucos más útiles para evitar errores en la planificación y programación. Finalmente, exploramos las diferentes opciones que tienen las empresas hoy en día para solucionar estos problemas.

Una breve descripción de las situaciones comunes

En la mayoría de los casos, los consejos y trucos que las personas usan para planificar y programar las cargas de trabajo de los empleados son el resultado directo de las diferentes trampas que han descubierto. Las soluciones alternativas de una empresa dentro de un sistema de mantenimiento computarizado pueden desarrollarse porque el sistema en cuestión no les permite realizar una parte o tarea crítica. Esto conduce a problemas en el futuro, como confusión, malentendidos y más.

Otra situación común es cuando una empresa utiliza un sistema manual o un sistema de software para planificar y programar tareas que no se adaptan bien a la empresa. Por ejemplo, un equipo de 3 a 5 personas no necesita un sistema de software de gestión empresarial, pero posiblemente podría beneficiarse de un sistema de órdenes de trabajo.

Si bien los sistemas manuales o los sistemas de tamaño incorrecto pueden funcionar a corto plazo, lo están preparando para fallas en el futuro.

Otras situaciones comunes incluyen:

• Esperar que sus empleados entiendan el software complicado
• No dar a las personas suficiente tiempo para adaptarse a un nuevo sistema
• Descuidar la programación y la planificación en general.
• Esperar que las personas entiendan el sistema sin verificar y asegurarse de que lo hagan
• Usar sistemas demasiado complicados
• "Ahorrar" dinero en sistemas que tienen fallas, no son confiables o fallan de alguna otra manera
• Problemas sistémicos acumulados que siguen apareciendo
• Ignorar los comentarios de los empleados
• Y mucho más.

Pero, ¿qué pasa con las situaciones en las que tiene un sistema que tiene el tamaño adecuado y todos tienen una comprensión bastante básica de cómo funciona? ¿Cuáles son algunos consejos y trucos que suavizan los obstáculos inevitables en las fases de planificación y programación de sus operaciones comerciales?

Consejos generales para la planificación y programación del mantenimiento

Invertir en un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS)

El primer consejo que toda empresa debe tener en cuenta, independientemente de su tamaño, es invertir en algún tipo de sistema informático de planificación y programación que se ajuste a sus necesidades. Cuanto más grande sea la empresa, más sofisticado deberá ser este software para mantenerse al día con las demandas que inevitablemente tendrá.

Si bien los sistemas de copias impresas pueden funcionar ahora para ciertas pequeñas empresas, probablemente no funcionen tan bien como usted piensa. También están inevitablemente siguiendo el camino del dinosaurio, particularmente para las empresas que desean escalar su crecimiento. Algunos de los diferentes sistemas que se pueden utilizar incluyen:

• Sistemas informatizados de gestión del mantenimiento
• Sistemas de software de gestión de activos empresariales
• Sistemas de gestión de órdenes de trabajo.
• Software de órdenes de compra y otros sistemas de seguimiento especializados.
• Software de gestión de inventario.
• Y otros sistemas computarizados ubicados en una base de datos central a la que se puede acceder fácilmente desde múltiples dispositivos.

Lo siguiente a tener en cuenta es que está muy bien tener un sistema informático de calidad y de última generación. Sin embargo, no le hace bien ni a usted ni a la empresa si los empleados no saben cómo usarlo.

Cualquiera que sea el sistema que elija utilizar, debe ser fácil de capacitar a nuevas personas, sostenible a largo plazo y fácil de escalar a medida que crece su empresa. Si el sistema perfecto para sus necesidades actuales no es escalable, considere lo difícil que será cambiar a otro sistema en el futuro y téngalo en cuenta antes de tomar la decisión de comprar.

Definir claramente los plazos del proyecto

Una vez que su sistema esté en su lugar, es hora de ver los proyectos en cuestión. ¿Están claramente definidos? ¿Se han establecido plazos para su finalización? ¿Esta información es accesible para sus trabajadores? Si bien puede pensar que toda esta información está presente y en su software, en muchos casos no es así. Asegúrese de que sus parámetros para sus proyectos estén claramente definidos y accesibles antes de continuar.

También vale la pena (y es un gran truco para asegurarse de que sus empleados estén asignados a las tareas adecuadas) evaluar a las personas que están creando sus planes y horarios. ¿Es la planificación y programación del mantenimiento un punto fuerte de ellos? ¿O simplemente se pusieron allí porque necesitabas a alguien allí y estaban disponibles? ¿Hay otras personas que podrían hacer un mejor trabajo? ¿Necesitas contratar a un experto para este puesto?

Garantice una planificación y una programación coherentes

Finalmente, asegúrese de que la planificación y la programación actualizadas y adecuadas se lleven a cabo con regularidad. Si bien la rutina diaria de una pequeña empresa de limpieza puede no cambiar mucho, las necesidades de su empresa evolucionarán, lo que afecta a todos los departamentos. Uno de los mayores errores que cometen las empresas es tener una planificación y programación desactualizadas. ¿Sus prácticas de programación y planificación abordan las necesidades y los desafíos de su empresa hoy en día?

Es comprensible que la mayoría de las empresas necesiten un poco de ayuda durante este proceso. Si eso es algo que le preocupa, lo tenemos cubierto. ¡Así es como puede planificar y programar las operaciones diarias hoy mismo!

Cómo crear una plantilla para la planificación del mantenimiento

La creación de una plantilla para la planificación se puede resumir en seis pasos:

1. Averigüe exactamente lo que necesita de su software
2. Haz una lista de las cosas que sería bueno tener
3. Sea realista acerca de sus expectativas. No todo puede caber en una sola pieza de software.
4. Optimice su conjunto de software y sistemas en lo que realmente se necesitará y lo que realmente usarán los miembros del equipo
5. Une los dos, si hay diferencias entre ellos.
6. ¡Finalmente, pruébelo y vea cómo funciona!

Naturalmente, la ejecución de estos seis pasos variará según sus necesidades individuales. Sin embargo, estos pasos son excelentes puntos de partida, especialmente para las personas que se sienten atascadas con la tarea de planificar el mantenimiento.

Sugerencias y orientación de planificación específicas

Independientemente de cómo comience su proceso de planificación, ¡manténgalo simple! Nadie se beneficia de planes intrincados y complicados. La gente simplemente no tiene el ancho de banda para procesar toda la información, con el fin de averiguar qué tienen que hacer en la próxima media hora. La simplicidad es clave para un plan y un cronograma fluidos.

Otras sugerencias de planificación específicas incluyen:

• Manténgalo de alto nivel, en lugar de granular.
• Mantenlo realista. ¿Qué tipo de plan estás creando? ¿Está creando una lista de objetivos que desea que alcance su empresa en los próximos cinco años, un plan para el próximo trimestre o un plan de crisis?
• Mantenlo organizado. Los planes desorganizados conducen al caos y a una mala ejecución. También pueden dificultar mucho la programación.
• Mantenlo responsable. Asigne personas específicas a las tareas, para que las responsabilidades sean claras.

Racionalización y optimización de su programación

Es muy difícil programar adecuadamente sin un plan sólido que lo respalde. Una vez que sus planes generales e individuales estén firmes, su programación puede simplificarse y optimizarse. Algunos consejos simples incluyen:

• Comience con el horario básico.
• Evaluar las cargas de trabajo.
• Escuche a sus empleados.
• Ajuste y reprograme según sea necesario.

Finalmente, cuando encuentre un horario que funcione, utilícelo mientras funcione. Consejos y trucos más específicos dependerán de la industria en cuestión.

Consejos específicos de la industria para la planificación y programación del mantenimiento

Hasta este punto, hemos estado hablando en términos generales. Estos solo llegan hasta cierto punto, especialmente para industrias como la manufactura, los servicios y la agricultura. Aquí hay una selección de consejos específicos de la industria que abordan los desafíos más comunes que se encuentran en estas industrias.

Planificación y programación de mantenimiento en la fabricación

Uno de los problemas más molestos en la industria manufacturera es usar un sistema de programación que simplemente no funciona. Muchas empresas confían en hojas de cálculo obsoletas y sistemas manuales para hacer el trabajo, lo que conduce a desastres y fallas.

Puede ser difícil convencer a las personas de que necesitan un sistema diferente al que existe. Esto es particularmente cierto si su sistema actual funciona "lo suficientemente bien". Si está lidiando con los otros dos problemas comunes (recursos al máximo y áreas desconectadas), la lucha puede ser un poco más fácil, pero sigue siendo un desafío.

Para hacer la vida un poco más fácil, considere una prueba gratuita de un software de administración de mantenimiento computarizado u otro sistema de software diseñado para hacer su vida más fácil. Esto le brinda los datos apropiados necesarios para demostrar que su empresa de fabricación realmente necesita actualizar sus sistemas.

Planificación y programación de mantenimiento en el comercio minorista

Los dueños de negocios minoristas y las empresas enfrentan el doble desafío de una gran fuerza laboral y las enormes cantidades de inventario. Las empresas más pequeñas deben lidiar con la dinámica de los empleados, los horarios complicados y otros desafíos únicos. Y todos tienen que lidiar con los horarios de los empleados, el tiempo libre solicitado, el cambio de turnos y otros conflictos de programación que consumen mucho tiempo.

Los sistemas de software flexibles son imprescindibles en estas situaciones, ya sea que se trate de un equipo de cuatro personas o de una empresa multimillonaria.

Planificación y programación de mantenimiento en agricultura

Los agricultores se enfrentan a una amplia variedad de desafíos que están principalmente o completamente bajo su control. El clima, la maquinaria, la mano de obra, el almacenamiento y más deben tenerse en cuenta al planificar las cosechas del próximo año. Y esto hay que hacerlo con mucha antelación.

En estas situaciones, es mejor tener un sistema que pueda realizar un seguimiento de todos estos factores diferentes, analizarlos y predecir resultados futuros.

Planificación y programación de mantenimiento en recreación

La gestión del tiempo es algo con lo que muchas empresas recreativas tienen problemas. Los clientes, los empleados, los incentivos y la gerencia a menudo tienen dificultades para administrar el recurso más preciado de todos: el tiempo. Otras luchas podrían incluir conflictos de programación, intercambio de turnos y más.

Los cronogramas y plazos completos podrían ser de gran ayuda para ayudar a todos a administrar su tiempo y recursos de manera organizada y oportuna.

Planificación y programación de mantenimiento en restaurantes

La comunicación aislada puede restringir el crecimiento de muchos restaurantes. Los restaurantes dependen de las personas, tanto de los clientes como de los empleados. ¿Tiene esto en cuenta cuando planifica y programa? Muchos lugares no lo hacen. Los que prosperan.

Los sistemas de software simples pueden tener un impacto inmenso en estas situaciones. Las personas se sienten escuchadas, pueden comunicar mejor sus necesidades a la gerencia y les resulta más fácil realizar un seguimiento de las horas, las propinas y otras cosas.

Preparándose para desafíos inesperados

Cuando se trabaja con personas, a menudo suceden las cosas más inesperadas. Si bien la planificación y la programación adecuadas pueden ayudar a reducir estos problemas, a menudo los problemas pueden pasar desapercibidos. ¿Cómo se crea un plan sostenible para las trampas y un programa en torno a actividades no planificadas?

Es un equilibrio difícil de alcanzar. Por un lado, demasiada planificación ante desastres puede llevar a flujos de trabajo estancados e ineficiencias. Por otro lado, si no tiene un plan al que recurrir cuando surjan problemas inesperados, la empresa no tendrá nada que hacer para lidiar con la situación.

La planificación y programación, por su naturaleza, se ocupa de todos los días de la vida de la empresa. Sin embargo, los planes alternativos suavizan los problemas y las trampas que inevitablemente surgen. Así es como puede planificar y programar problemas técnicos, baches y desvíos.

Crea protocolos específicos para tu negocio

Puede parecer contradictorio incluir la planificación de obstáculos en su rutina general de planificación. Sin embargo, puede garantizar el éxito mediante la creación de protocolos y/o procedimientos operativos estándar.

Esto es particularmente valioso en industrias como la fabricación, el mantenimiento y otras que se enfocan en solucionar los problemas, errores y otros desafíos de otras personas a los que se enfrentan.

Como regla general, las mejores maneras de hacer esto dependerán de las necesidades únicas de su empresa. Lo importante es recordar planificar a tiempo en caso de que algo salga mal. Con un mantenimiento preventivo y proactivo adecuado, puede descubrir las trampas más comunes y planificar cómo evitarlas cuando sucedan.

Es importante tener en cuenta que lo anterior solo se aplica a situaciones inevitables e imprevistas, pero aún predecibles. Obviamente, cuando las cosas siguen saliendo mal, necesitas un plan para arreglarlas. Los mejores planes de respaldo y mantenimiento preventivo solo pueden funcionar si ya existe un historial constante de cuidado de los activos de la empresa. La planificación de trampas no puede abarcar todas las situaciones que surgen en un negocio.

Recopile métricas sobre por qué ocurrió un problema

Cualquiera que sea el software que utilice, debe ser lo suficientemente flexible como para permitir la programación de problemas no planificados en caso de emergencia. También debería ser fácil registrar el tiempo y los recursos dedicados a estas emergencias para que la empresa pueda analizar los problemas en su tiempo libre. Y luego se deben gastar recursos en estudiar estas situaciones .

El objetivo detrás de este estudio es evitar que estos problemas surjan en el futuro para que no sea necesario programarlos nuevamente. Para ser absolutamente claro, esto no es un respaldo para dedicar tiempo a las emergencias. En cambio, está analizando desafíos anteriores para prepararse mejor para el futuro y encontrar soluciones.

En pocas palabras, su sistema de software debe ser lo suficientemente flexible para programar problemas no planificados y sus empleados deben sentirse libres para trabajar en problemas no planificados. ¿Están ambas cosas presentes en su sistema? ¿Qué hay de los sistemas que está considerando? ¿Sus empleados actúan de manera proactiva cuando surgen problemas y la empresa en su conjunto apoya estos esfuerzos o no?

En conclusión

Para la empresa, la planificación y la programación son como ir al dentista y al médico. Es algo que tiene que hacerse para que otras cosas puedan funcionar de la manera prevista.

Continuando con nuestra analogía, las personas que se olvidan de ir al médico o al dentista generalmente tienen más problemas en el camino que las personas que tienen citas regulares. Lo mismo puede decirse de las empresas que no prestan atención a la planificación y programación.

¿Cómo es su planificación y programación en su negocio? ¿Estás contento con la forma en que van las cosas o es necesario hacer algunos cambios? Si es así, ¿cómo agilizará y optimizará sus protocolos de planificación y programación de mantenimiento?

La consideración cuidadosa de estas preguntas es el primer paso hacia una inversión en su futuro.