Seguimiento de pedidos de compra: cómo realizar un seguimiento de los pedidos de compra y optimizar la eficiencia

El seguimiento de las órdenes de compra es necesario para mantener el mundo tal como lo conocemos hoy en día. La floreciente comunidad de comercio electrónico , la comunidad global de envíos y las operaciones diarias de la cafetería de la calle dependen de las órdenes de compra y del seguimiento que supervisa los productos en cuestión.

¿Cómo funciona el seguimiento de órdenes de compra? ¿Por qué deberían preocuparse las empresas, especialmente las más pequeñas? ¿Y por qué fallan las viejas formas?

Comenzando con la definición de seguimiento de pedidos de compra, echemos un vistazo y veamos cómo las empresas pueden avanzar hoy en día mediante el uso de software como servicio para satisfacer estas necesidades.

¿Qué es el seguimiento de órdenes de compra?

El seguimiento de órdenes de compra, también llamado seguimiento de órdenes de compra, es el proceso paso a paso de seguimiento de una orden de compra desde la concepción hasta la entrega final. Según el artículo en cuestión, varias órdenes de compra pueden rastrear los mismos productos en diferentes momentos.

En el pasado, este seguimiento tenía que hacerse manualmente. Por lo general, implicaba mucho papeleo y falta de comunicación. Hoy en día, el seguimiento moderno de órdenes de compra estandariza el proceso y aumenta la eficiencia de la empresa a niveles que hace treinta años no se podían soñar.

Cómo se rastrea tradicionalmente el seguimiento de órdenes de compra

Puede ser difícil comprender las mejoras en cualquier industria si no sabe lo que la gente usó originalmente. Para comprender cómo ha mejorado el seguimiento de órdenes de compra a lo largo de los años, veamos la forma tradicional en que se rastreaban las órdenes de compra y cómo funcionaba.

En este ejemplo, seguiremos las necesidades de un departamento que necesita más papel.

Ejemplo: un departamento necesita más mercancías

Su departamento necesita más papel, por lo que pusieron todo el tren en marcha. El primer paso es lograr que las personas que pueden comprar el periódico participen.

Paso 1: El departamento contacta con el departamento de compras

Su departamento se pone en contacto con el departamento de compras de su empresa con una solicitud de más papel. El personal de compras debe asegurarse de que los productos estén dentro del presupuesto antes de poder seguir adelante.

Paso 2: El departamento de compras completa una orden de compra

Una vez que un gerente evalúa y aprueba un presupuesto, el departamento de compras aprueba y completa una orden de compra dirigida al proveedor de papel de la empresa.

Paso 3: el seguimiento de la orden de compra se envía a los proveedores

El departamento de compras envía manualmente una orden de compra a los proveedores de papel que utiliza la empresa. Por lo general, esto sucedió a través del correo. Entonces depende de los proveedores de papel entregar el papel a la empresa.

Paso 4: el departamento ahora puede llamar a los proveedores para preguntar por el estado actual

Después de que los proveedores de papel tengan su orden de compra, su departamento puede llamar al proveedor de papel, darles el número de orden de compra y preguntar por el estado de la entrega.

Por qué este proceso está desactualizado

Estos métodos tradicionales de seguimiento de órdenes de compra están desactualizados y son lentos. La tecnología moderna actual puede acelerar cada parte del proceso de seguimiento. He aquí por qué y cómo el seguimiento moderno de órdenes de compra tiene sentido para las empresas que valoran la velocidad y la eficiencia.

Procesamiento más rápido

Una vez que un departamento necesita algo, puede enviar fácilmente una orden de compra electrónicamente. Ahora los formularios llegan casi al instante, pase lo que pase. También se organizan y archivan automáticamente.

formularios estandarizados

En un software de seguimiento de órdenes de compra, la mayoría de los formularios están estandarizados para la mayoría de los proveedores. Esto significa que no tiene que encontrar el formulario de un proveedor individual antes de hacer una orden de compra. Además, también se ordenan automáticamente para que todos puedan usarlos.

Menos costoso

Pasando a un nivel superior, todo el proceso, cuando se realiza digitalmente, es mucho menos costoso que el seguimiento tradicional de órdenes de compra. Ahorra dinero, tiempo y recursos en todos los ámbitos para cada empleado involucrado.

Seguimiento más fácil

Finalmente, el proceso de seguimiento real se agiliza. Con el software CMMS más reciente como UpKeep , puede realizar un seguimiento de las órdenes de compra directamente desde su tablero y disfrutar de una visibilidad perfecta durante todo el proceso.

Vale la pena señalar que estos beneficios no se aplican necesariamente a todas las soluciones de software de seguimiento de órdenes de compra. ¿Qué deben buscar las empresas al evaluar las opciones disponibles para ellas? La respuesta se puede condensar en cinco características clave.

Cuatro características a tener en cuenta al elegir el software de seguimiento de órdenes de compra

Las cuatro características que debe tener un sistema de seguimiento de órdenes de compra de calidad son:

• Actualizaciones automáticas de cantidad
• Habilidades de informes
  Habilidades de presentación del técnico
• Capacidades de características adicionales

¿Cuáles son algunas preguntas que debería usar para evaluar diferentes sistemas y sus capacidades en estos cuatro campos?

Actualizaciones automáticas de cantidad

Cuando envía una orden de compra por 700 bandas elásticas, ¿su software de orden de compra actualiza automáticamente su cantidad +700 o necesita hacerlo manualmente? Cuando se utilizan artículos, ¿puede verlo en su solución de software de PO? ¿Cuánto trabajo manual necesita poner en sus actualizaciones de cantidad?

Habilidades de informes

¿Su software de seguimiento de orden de compra le brinda informes de gastos para saber cuánto gastó este mes o el último? ¿Puede personalizar los informes para satisfacer sus necesidades comerciales o se ve obligado a trabajar dentro de un marco estrecho de plantillas?

Habilidades de presentación del técnico

¿Pueden sus técnicos enviar pedidos de compra y puede aprobarlos/rechazarlos fácilmente? ¿Cuánta capacitación especial (si la hay) se necesita para que usted y sus empleados usen el software? ¿Qué tipo de equipos deben comprarse y cuánto costarán?

Capacidades de funciones adicionales

¿Está comprando un software de seguimiento de órdenes de compra que solo rastrea órdenes de compra, o su CMMS ya está habilitado para el seguimiento de órdenes de compra? El mejor software de seguimiento de órdenes de compra es parte de una solución de software más grande, al igual que los diferentes departamentos de una empresa deben integrarse sin problemas.

Las respuestas a estas preguntas le brindan a usted y a su empresa un excelente punto de partida para evaluar sus diferentes opciones. En general, cuanto más simple sea el uso de un sistema y mayor flexibilidad ofrezca, más fácil será integrarlo en los sistemas existentes de su empresa.

Sin embargo, dependiendo de sus sistemas existentes, es posible que no necesite un sistema de seguimiento de órdenes de compra. Los mejores sistemas de seguimiento de órdenes de compra son solo una parte de un todo más grande: su sistema de gestión de mantenimiento computarizado .

Cómo encontrar la mejor solución de seguimiento de órdenes de compra para sus necesidades

En última instancia, la mejor solución de seguimiento de órdenes de compra solo puede ser determinada por personas dentro de la empresa u organización que la necesitan. Por lo general, esa solución es solo una parte de una solución mayor, al igual que el departamento de contabilidad de una empresa es solo una parte de la empresa.

La solución de seguimiento de órdenes de compra de UpKeep funciona de esa manera. Esto es ideal porque nuestra solución CMMS mantiene los diferentes procesos de una empresa trabajando juntos. A diferencia de otras soluciones fragmentadas, cuando trabaja con UpKeep, puede considerar la totalidad de su empresa en un solo lugar, desde un solo tablero.

Así como el seguimiento de pedidos de compra no tiene sentido cuando se separa de la empresa en su conjunto, el proceso de seguimiento de pedidos de compra debe integrarse en su empresa.

Y eso es precisamente lo que UpKeep CMMS le ofrece a usted y a su empresa hoy.