Siete formas de evitar costosos errores de adquisición en el mantenimiento y la gestión de instalaciones

Los bienes y servicios son herramientas esenciales que mantienen en funcionamiento la máquina de mantenimiento. Las plantas pueden consumir sus bienes y materiales a diferentes ritmos, pero independientemente de cuán rápido o lento sea, todos necesitarán comprar algo. Los procesos de adquisición deben ser fluidos y eficientes para sustentar todas las actividades relacionadas con el mantenimiento, las reparaciones y las operaciones en general. Con tanto valor en juego, se hace evidente la necesidad de vigilar de cerca su adquisición y evitar errores. Lo que no es tan obvio es dónde y cómo empezar.

Los errores de adquisición no se notan fácilmente. En algunos casos, lo que ha considerado como un hábito, podría ser el descuido de larga data que le ha estado costando mucho dinero. A veces, la única forma de darse cuenta de que se ha perdido algo es a través de la experiencia. La buena noticia es que no está solo en el proceso de aprendizaje.

Los expertos en la industria, particularmente en mantenimiento y administración de instalaciones , tendrán su parte justa de estas experiencias. Nos hemos puesto en contacto con quienes están a la vanguardia de la industria para recopilar sus consejos sobre dónde deben ser cautelosos los equipos. Reunimos una lista de sus ideas y encontramos siete errores costosos en la adquisición y las formas en que puede evitarlos.

1. Información material inexacta

Las organizaciones pueden describir sus materiales de manera diferente entre sí. Y cada planta tendría ciertas especificaciones destinadas a adaptarse a sus operaciones. Con el objetivo de mantener la coherencia, estos requisitos detallados se pueden capturar internamente a través de datos de materiales catalogados. Comprensiblemente, estos materiales catalogados no siempre serán exactamente como los suministra el proveedor. La situación se vuelve aún más compleja si varios proveedores proporcionan el mismo material. Solo puede imaginar los desafíos de obtener la pieza que necesita y espera recibir.

Problemas con la unidad de medida (UOM)

Un ejemplo más específico de tener información material en conflicto entre registros internos y registros de proveedores es la diferencia en las unidades de medida. Por ejemplo, una planta puede usar un perno en cantidades variables. Algunos trabajos pueden requerir dos pernos, mientras que otros hasta 12. Tiene sentido que la planta defina internamente un perno con una UOM de "cada uno" para permitir patrones de uso variables. Por otro lado, el proveedor solo puede venderlos en paquetes de 24 para ser consistentes y económicos. En este caso, tanto el cliente como el proveedor deben ponerse de acuerdo sobre cómo traer el material.

Diferencia de precio

Otro ejemplo de información material inexacta incluye las discrepancias de precios. Dos formas comunes de registrar precios en los sistemas son tomando el último precio utilizado o el precio promedio móvil. La mayoría del software automatizado le advertiría sobre cualquier diferencia más allá de un umbral establecido. Se convierte en un problema potencial cuando se trabaja con materiales que no se han movido durante mucho tiempo o cuando se cambia de proveedor. El precio del catálogo proveniente del proveedor puede estar lejos del precio esperado en el sistema.

Descatalogado u obsoleto

Otro problema es cuando los productos se vuelven obsoletos. Agregar otra capa de complejidad son los casos en los que el reemplazo sugerido es diferente en ajuste, forma o función. En la mayoría de los casos, los materiales naturalmente tendrán una evolución rápida al cambiar de un modelo particular al siguiente. Por lo general, estos vienen en forma de una actualización a un modelo más reciente o un cambio de número de parte cosmético. En otros casos, los cambios son sustanciales y pueden requerir más investigación.

Solución

La mejor manera de solucionar este problema es tomar el control de lo que pueda , es decir, sus propios datos. Claro, varios proveedores pueden tener sus variaciones cuando se trata de sus suministros. Pero mantener sus datos lo más precisos posible reduce la posibilidad de errores. Si su sistema permite crear números de parte internos, aprovéchelo al máximo para mantener registros detallados. También puede configurar un solo material con múltiples unidades de medida para permitir flexibilidad en sus pedidos.

"Mantener la lista de materiales (BOM) precisa de su equipo ayudará. Hago revisiones anuales con los mecánicos. Es una tarea enorme, pero definitivamente vale la pena".

Abril Johnson , Gerente de Mantenimiento

Por último, mantenga la lista de materiales precisa de su equipo. Puede parecer una tarea abrumadora, pero los esfuerzos valen la pena. Mantener su lista de materiales actualizada le da la confianza de que su sistema es una fuente confiable de información. Le permite a su equipo avanzar de manera más fluida con las adquisiciones y evitar errores.

2. Falta de negociación con proveedores

En nuestras experiencias cotidianas con las compras, estamos familiarizados con la relación habitual entre comprador y vendedor, en la que los precios son fijos y no negociables. Si bien esto sigue siendo muy común en adquisiciones a gran escala, no es una regla firme. La flexibilidad de sus debates depende de varios factores. Dependiendo de la escala de su negocio y la relación con los proveedores, los tratos están abiertos a negociación en una medida razonable. Eso incluye precios de catálogo, plazos de entrega, cargos de flete y, en algunos casos, arreglos de envío.

Solución

Siempre vale la pena mantener abiertas las líneas de comunicación con sus proveedores. Reconocer soluciones que crearán un escenario de ganar-ganar para ambas partes. Un ejemplo específico de buena negociación es con las renovaciones anticipadas. En momentos de incertidumbre, los proveedores quieren tener la seguridad de tener una fuente constante de demanda. Como consumidor, puede usar esto a su favor compartiendo su pronóstico de uso. De esa forma, tanto usted como su proveedor obtienen lo que necesitan, con la ventaja de obtener precios favorables.

3. No ver el panorama general

La parte oculta de hablar de asegurar buenos precios del proveedor es el costo de no asegurar un trato. La mayoría de la gente pensaría que se trata de obtener ofertas a los precios más bajos, pero esto es un error de adquisición . Debe tener en cuenta que los proveedores no solo brindan el producto, sino también el servicio para entregarle ese producto. Ese acuerdo estará vigente durante meses, si no años, para una gran variedad de materiales. Desea pensar en un trato en el sentido más amplio que mantendría a largo plazo.

Puede ser tentador mirar los costos de material por pieza y sentir que está obteniendo una ganga de piezas únicas. Pero debe considerar a toda la empresa como un sistema holístico de equipos. La compra de piezas únicas aumenta potencialmente el costo de mantenimiento a largo plazo y disminuye la repetibilidad del mantenimiento. Se encontraría necesitando más actividad de servicio para sus productos de menor calidad. En estos casos, es mejor optar por una inversión inicial más cara para un fabricante que pueda garantizar un ciclo de vida más confiable.

Solución

Piense en las negociaciones comerciales como una calle de doble sentido. Siempre quiere buscar un trato que funcione bien para ambas partes. Recuerda que tus relaciones con tus proveedores no terminan en precios de catálogo. Comprenda los términos y condiciones de sus transacciones y observe su acuerdo en toda su duración. Piense en sus costos como una inversión en calidad que se amortiza con creces.

4. No hacer el mejor uso de la tecnología

"A medida que los departamentos se vuelven más dependientes de proveedores externos, el departamento de compras debe tener una solución para rastrearlos a todos. Cosas como el desempeño de los proveedores y las renovaciones de contratos son solo algunas de las cosas que son vitales para comprender la relación entre las dos partes. Las cosas no se pueden administrar en hojas de cálculo o acceder a bases de datos más. Las empresas prefieren comprar en lugar de construir, lo que aumenta la demanda de una supervisión adecuada y un seguimiento de la renovación".

Jeremy McBride, director de adquisiciones

Se está convirtiendo en una práctica común para las empresas suscribirse a proveedores externos cuando se trata de software de adquisición. Sin embargo, puede llevar tiempo dejar de lado los malos hábitos, independientemente de si está utilizando o no algunos de los sistemas de adquisición más avanzados. Hay dos escenarios principales para no hacer el mejor uso de la tecnología disponible : o no está utilizando las herramientas disponibles, o simplemente está diciendo que no a todo.

No usar las herramientas disponibles

Es un error común pensar que el nuevo software resolverá instantáneamente todos los problemas de una empresa. Esta idea no es ni del todo correcta ni del todo falsa. Sí, el software moderno puede resolver sus problemas, pero tiene un precio. Y el precio no siempre es sólo monetario. A veces, es necesario poner una cantidad considerable de esfuerzo y buen trabajo en él.

Cualquier forma de tecnología es tan buena como los datos que recibe. Para que su software funcione de acuerdo con el diseño, debe proporcionar la información correcta. Conéctese con su proveedor de servicios para alinearse con lo que necesita el software. Los requisitos pueden ser limpiar sus registros históricos, cumplir con un estándar de formato o tal vez brindar capacitación a los usuarios. Cualesquiera que sean los requisitos previos, siempre ayuda conectarse con su proveedor para estar al tanto de cómo funciona el sistema.

Tecnología de rechazo

Cualquier cosa sin precedentes o aparentemente extraña puede desencadenar una respuesta escéptica o desafíos, y el nuevo software de adquisiciones no es una excepción. ¿Quién querría dejar las comodidades de las viejas costumbres? Además, los costos adicionales pueden ser una razón común para los reacios a proceder con algo nuevo. Si bien es cierto que puede haber muchas incertidumbres, también puede haber oportunidades. Y estas oportunidades deben expresarse junto con la duda persistente. Siempre ayuda mantener una mente abierta al explorar posibilidades.

Solución

Primero, debe abordar el problema dando un paso atrás para ver cuáles son sus opciones. Si ya dispone de un sistema de contratación, póngase en contacto con su proveedor. Asegúrese de que está utilizando el sistema en todo su potencial. Sea consciente de todas sus funcionalidades y tome nota de lo que puede utilizar para su equipo. Esté abierto a oportunidades para mejorar sus procesos.

Lo mismo ocurre con las empresas que no están decididas a pasar a un proveedor externo para que no haga todos los sistemas internamente. Conozca sus opciones. Vea lo que los proveedores tienen para ofrecer y evalúe si sus servicios tienen sentido para sus operaciones. Si prefiere un enfoque más cuantitativo, profundice para comparar el valor de cualquier mejora potencial con el costo del servicio.

5. Elegir baja calidad por costos más bajos

"Los dos grandes errores de adquisición que conozco son: elegir una selección de bajo costo que puede equivaler a baja calidad y elegir una selección de menor costo que no incluye necesidades/especificaciones esenciales".

Steve Sloane, profesional de confiabilidad y gestión de activos

Administrar el presupuesto siempre es una de esas cosas que puede ver en la lista de cosas que puede esperar de los gerentes de las instalaciones . Podría decirse que la forma más obvia de reducir los gastos es también la más inquietante : ir directamente al precio más bajo. Solo se necesita un poco de experiencia y algo de intuición para darse cuenta de que esa no es una gran idea.

Optar por la opción más barata plantea algunas preocupaciones. El principal es sacrificar la calidad. Si bien puede ahorrar unos cuantos dólares en el momento, arriesga algo más valioso a largo plazo. No solo pone en peligro sus operaciones, sino que también expone a sus trabajadores a riesgos y peligros evitables en el lugar de trabajo.

Elegir una calidad más baja por costos bajos podría ser una alternativa atractiva, especialmente para materiales que no parecen requerir estándares altos. Sin embargo, recuerde que toda la planta es un sistema de componentes y subcomponentes. Un eslabón débil en esta supuesta cadena de operaciones puede presentar riesgos significativos que podría haber pasado por alto.

Solución

Obtenga más información sobre sus proveedores, fabricantes y sus procesos. Al tener una mejor comprensión de lo que está comprando, es posible que pueda justificar los costos adicionales que está agregando a la alternativa más barata. También ayuda a evaluar el uso de sus materiales y si son o no parte de un sistema crítico más grande. Al identificar sus riesgos potenciales, estará mejor informado sobre el valor que obtiene al comprar materiales de mayor calidad.

6. Degradación de las especificaciones sin la revisión y aprobación adecuadas

Siguiendo con el punto anterior, otro error común en las compras es no cumplir con las especificaciones requeridas. Varias razones posibles causan este descuido. En algunos casos, las especificaciones adicionales pueden generar costos adicionales al pedido. Los proveedores, por ejemplo, pueden cobrar extra por certificaciones de materiales, certificados de calibración o características de seguridad de grado superior. En otros casos, es posible que el proveedor no pueda proporcionar lo que está catalogado y, en su lugar, cite la alternativa más cercana que tenga.

Solución

La mejor manera de abordar estos problemas es reconocer que tales escenarios existen y que es necesario implementar un proceso de revisión. Por ejemplo, algunas empresas tendrían un recurso dedicado para revisar la idoneidad de los repuestos alternativos. El proceso de adquisición requiere salvaguardas para evitar compras que no cumplan con los requisitos operativos y de seguridad.

7. Documentación deficiente

Hay una cantidad increíble de materiales que una planta típica requeriría para mantener sus operaciones diarias. Las empresas tienen que confiar en sus registros para realizar un seguimiento de todo el tráfico de materiales que van y vienen. Si los registros de inventario no permiten que las búsquedas se realicen fácilmente, los trabajadores no tendrán la oportunidad de encontrar la pieza que necesitan.

Tómelo de la experiencia de Jim Davis. Es posible que tenga las piezas que necesita con urgencia para un trabajo, pero sin una forma de saber que las tiene en stock, no puede ponerlas en uso.

"No tener su inventario registrado de una manera que pueda buscarlo fácilmente. UPS Next Day Air envió partes de otros sitios hermanos y de proveedores una vez para terminar una interrupción, solo para descubrir más tarde que la mitad de ellos estaban en nuestro estantes dentro de los kits de reacondicionamiento. No aparecieron cuando buscamos la pieza individual".

Jim Davis, gerente de operaciones de mantenimiento y confiabilidad

Solución

Parece que hemos cerrado el círculo, ya que evitar errores de adquisición se basa en mantener los registros lo más precisos posible. Al catalogar materiales, tenga en cuenta que desea que los registros sean funcionales y prácticos. Ponga suficiente detalle en sus datos materiales para permitir que se identifiquen y busquen. En el ejemplo anterior, podría ser útil desglosar los componentes individuales de los kits. Agregue sus números de pieza relevantes y brinde a sus trabajadores una mejor oportunidad de encontrar la pieza.

Conclusión

El proceso de adquisición es más que simplemente crear una orden de compra . Implica una serie de pasos que conectan los requisitos de la planta con lo que los proveedores tienen para ofrecer. Al pensar en cómo se utilizan los materiales en toda la planta y considerar a todos los involucrados, los procesos de adquisición se pueden mejorar, hacer más efectivos y libres de errores.