Cómo gestionar los contratos de mantenimiento de instalaciones

Muchos de nosotros en el mundo de los negocios vemos los contratos como un mal necesario. Sí, todos entendemos por qué es importante delinear el alcance del trabajo, los plazos y los presupuestos, así como las consecuencias de las fallas, pero nuestros abogados parecen hacer que esos acuerdos básicos sean largos y complicados. Para cuando todas las partes lleguen a los contratos finales acordados con las firmas requeridas, todos están listos para guardar la cosa en un archivador, para que nunca más se los vuelva a ver.

¿Qué es un contrato de mantenimiento de instalaciones?

Un contrato de mantenimiento de instalaciones es un acuerdo que describe las responsabilidades del proveedor con respecto al mantenimiento de equipos, maquinaria, sistemas y edificios dentro de una instalación. El propósito de un acuerdo de mantenimiento de instalaciones es garantizar que se realice un mantenimiento continuo para un rendimiento óptimo.

Los beneficios de los contratos de mantenimiento

Si su organización utiliza varios contratistas como parte de su programa integral de mantenimiento de instalaciones, es posible que se encuentre ahogado en montones de papel. Los contratos con empresas constructoras, electricistas, servicios de conserjería, plomeros, carpinteros y paisajistas serán todos un poco diferentes. Tendrán diferentes acuerdos y duraciones. Caducan en diferentes momentos y pueden involucrar múltiples presupuestos. Tendrán distintas excepciones y adendas.

Mantener toda esa información ordenada, buscable y accesible puede parecer una tarea imposible, especialmente si está tratando de cumplir con sus órdenes de trabajo diarias y reparaciones de emergencia al mismo tiempo.

Cómo gestionar los contratos de mantenimiento de instalaciones

Aunque los sistemas de software de administración de archivos o contratos están disponibles en el mercado hoy en día, es posible que no sean la mejor solución para una aplicación de mantenimiento de instalaciones. Después de todo, probablemente necesitará consultar un contrato cuando esté trabajando en un elemento de mantenimiento en particular con un contratista. Intentar iniciar sesión en dos sistemas de software y hacer referencias cruzadas será torpe y llevará mucho tiempo.

Una mejor idea es confiar en su sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) para manejar todos los aspectos de los datos de mantenimiento de sus instalaciones. Asegúrese de que su CMMS le permita cargar una variedad de archivos, incluidos los contratos de mantenimiento de las instalaciones.

Esto le permitirá mantener todos sus contratos en el lugar donde gestiona sus tareas de mantenimiento. Como resultado, tendrá toda su información relacionada con el mantenimiento en un solo lugar, lo que mejorará la organización general y reducirá la frustración de su personal al encontrar el contrato correcto cuando sea necesario.