¿Qué es el mapeo de procesos de mantenimiento?

Como señala Ricky Smith , sin mapas de procesos de mantenimiento efectivos, una organización nunca logrará procesos de mantenimiento estables. Esta declaración enfatiza la necesidad de mapas de procesos para lograr una mejora continua.

Preguntas iniciales para hacer

Antes de sumergirse, es útil dar un paso atrás y comprender cómo son los procesos en su organización. La primera pregunta que vale la pena hacerse es si su organización tiene o no mapas de procesos de mantenimiento. Si es así, aquí hay algunas preguntas más que quizás desee hacer para evaluar el estado actual de su proceso de mapeo:

1. ¿Todos en mantenimiento saben que existen?
2. ¿Son seguidos?
3. ¿Sus mapas de procesos están vinculados a indicadores clave de rendimiento (KPI) adelantados y rezagados?
4. ¿Sus mapas de procesos tienen matrices de asignación de responsabilidades (también conocidas como gráficos RACI ) para alinear las acciones de todos?

Tenga en cuenta sus respuestas a medida que avanzamos en el resto de las secciones. Si no está familiarizado con los mapas de procesos o no ha oído hablar de ellos antes, es probable que su organización no los esté utilizando. Si bien la falta de mapas no es lo ideal, tampoco es raro. Estas son las principales razones por las que las organizaciones no utilizan mapas de procesos:

• Nadie ve el valor de los mapas de procesos
• Intenté usar mapas de procesos, pero nadie parecía seguir el proceso
• Los empleados no sabían cómo usar un mapa de procesos
• Pensar que el mapeo de procesos es solo para procesos de producción
• Nunca he oído hablar del mapeo de procesos para el mantenimiento.
• "No sabes lo que no sabes"

Estas son las razones más comunes que escuchará de las organizaciones que no cuentan con mapas de procesos. Algunos ni siquiera han oído hablar de él y, para agregar al último punto, no tienen idea de lo que se están perdiendo. El mapeo del proceso de mantenimiento alinea a todos en una organización en términos de su forma de pensar y su proceso de ejecución. En la siguiente sección, veremos más de cerca qué constituye exactamente este proceso.

¿Qué es el mapeo de procesos?

El mapeo de procesos es una técnica de uso de diagramas de flujo para ilustrar los pasos de un proceso. Procede desde la perspectiva macro de más alto nivel hasta el nivel más detallado requerido para identificar oportunidades de mejora.

El mapeo de procesos se enfoca en el trabajo y las tareas requeridas, más que en los títulos o jerarquías de los puestos. En última instancia, el propósito del mapeo de procesos es que las organizaciones mejoren la eficiencia. Lo hace proporcionando información sobre el meollo de los procesos y sus procedimientos. Permite a los equipos generar ideas para la mejora de procesos al tiempo que aumenta la comunicación y la documentación de procesos. A través de estos pasos, el mapeo de procesos ayuda aún más a identificar cuellos de botella, repeticiones y retrasos.

Ejemplos de mapeo de procesos

Los mapas de procesos pueden tomar una variedad de formas y formas. Aquí hay algunos ejemplos de mapeo de procesos desarrollados a lo largo de las últimas décadas:

1. Alumax Mount Holly (1978)

Mount Holly era una gran fundición de aluminio que empleaba sistemas de mantenimiento de clase mundial. El mapa de procesos muestra cómo un enfoque proactivo del mantenimiento resultó en mayores niveles de confiabilidad.

2. Mantenimiento ajustado (2005)

El siguiente ejemplo es del libro Lean Maintenance . Como implica el nombre del libro, este no utiliza muchas características diferentes. En su lugar, presenta un mapa de procesos lean para todos los procesos.

3. Reglas generales para ingenieros de mantenimiento y confiabilidad

El siguiente ejemplo tiene un mapa de procesos que se mueve a través de las secciones principales denominadas planificar, mejorar, evaluar y controlar. El flujo típico de este mapa incorpora dos bucles principales: el bucle de mantenimiento sostenido y el bucle de mejora continua. Reconoce la importancia de la repetición y la evaluación para mejorar los procesos existentes.

4. Procesar mapas con carriles de natación

Los carriles de natación son efectivos para identificar visualmente los grupos de personas o unidades responsables de cada paso del proceso. Cada carril de natación representa una categoría o clasificación de personas a las que pertenece la tarea.

Beneficios de mapear un proceso de mantenimiento

Al comienzo del artículo, mencionamos cómo los mapas de procesos son esenciales para lograr la mejora continua. Eso puede sonar como una tarea difícil de esperar de un diagrama de proceso tan sencillo. Sin embargo, la importancia del mapeo se vuelve más evidente una vez que identificamos sus principales ventajas. Estos son algunos de los beneficios de mapear sus procesos de mantenimiento:

Alinea la visión de todos

Cada parte interesada verá el mantenimiento de manera diferente. El enfoque de un gerente de mantenimiento para ver el valor del mantenimiento quizás sea diferente de la perspectiva del gerente de producción. Mapear los procesos de mantenimiento alinea la visión de todos sobre el valor del proceso. Todas las partes interesadas de los equipos de mantenimiento, planificación e incluso producción pueden reunirse en la misma página.

Asegura que todos sigan los mismos pasos

Hay muchos pasos involucrados entre la identificación del trabajo y el cierre. Dependiendo del tamaño de las operaciones, los pasos se multiplican aún más a medida que aumenta el número de equipos y centros de trabajo. Tener un mapa de procesos de mantenimiento claramente definido garantiza que todos sigan los mismos pasos independientemente de dónde se encuentren en el procedimiento.

Identifica problemas sistemáticamente

Si tiene mapeado su proceso de mantenimiento, obtiene una mejor idea de si sus métricas se alinean o no con lo que sucede en el piso. A la primera señal de problemas, puede consultar su mapa de procesos y realizar métodos de análisis de causa raíz . Puede participar en un ejercicio de lluvia de ideas con el equipo mientras tiene la confianza de que todos están alineados con la misma visión.

Pasos para mapear el proceso de mantenimiento

El proceso de mapeo de mantenimiento puede ser intimidante, especialmente para alguien que nunca ha oído hablar de un dispositivo de este tipo. La siguiente sección describe los pasos generales para mapear los procesos de mantenimiento de su organización. Ya sea que su equipo recién esté ingresando a los mapas de procesos o los haya estado usando durante bastante tiempo, estos pasos seguramente brindan información valiosa.

1. Determine su tendencia de costos de mantenimiento

El primer paso del proceso es conocer su tendencia de costos. Su tendencia de costos se refiere a los costos de mano de obra y materiales durante los últimos cinco años. Diferentes partes interesadas pueden tener opiniones variadas sobre lo que constituye la tendencia. Una parte clave de este paso es lograr que todos se sumen y estén satisfechos, desde el nivel técnico de mantenimiento hasta el nivel gerencial.

2. Crear un equipo de partes interesadas clave

El siguiente paso es crear e identificar a las partes interesadas clave. Una lista típica de partes interesadas incluye lo siguiente:

• facilitador
• Gerente de Mantenimiento
• Supervisor de mantenimiento
• tecnico superior de mantenimiento
• Planificador o programador de mantenimiento
• Gerente de la tienda
• Jefe de producción

Las personas específicas que asumen estos roles pueden ser diferentes para cada organización. Por ejemplo, un facilitador, alguien que no tiene interés en el resultado, podría ser un recurso externo, como un consultor. El facilitador puede no ser necesariamente un experto en mantenimiento. Descendiendo en la lista, el técnico superior de mantenimiento podría ser alguien del equipo que actúe como persona influyente. Para ese puesto, es favorable alguien que tenga una amplia experiencia en mantenimiento. Idealmente, el técnico senior es alguien que tiene un enfoque proactivo para el mantenimiento que puede ver el panorama general.

3. Educar a las partes interesadas clave sobre las mejores prácticas de mantenimiento

Las mejores prácticas de mantenimiento, también conocidas como mantenimiento de clase mundial, son prácticas demostradas acumuladas a lo largo de los años en múltiples industrias. Dados los datos y la evidencia disponibles, estas prácticas proporcionan un marco de estándares que se ha demostrado que impulsan el desempeño.

4. Educar al equipo sobre el valor de mapear el proceso de mantenimiento

Conocer el valor de los mapas de procesos de mantenimiento alinea al equipo hacia un objetivo común. Al educar a todas las partes interesadas sobre la importancia de los procesos de mapeo, todos pueden pensar y actuar de la misma manera.

5. Crear un gráfico RACI

Hay cuatro responsabilidades definidas en un gráfico RACI. RACI representa estas categorías: responsable, responsable, consultado e informado. La creación de una matriz de asignación de responsabilidades define claramente los roles de cada parte interesada. En otras palabras, todos conocen las tareas de las que son responsables.

Por ejemplo, al escribir un manual de procedimientos, un técnico de mantenimiento podría ser responsable de completar el documento. El líder de línea del técnico, como el gerente de mantenimiento, podría ser el responsable de producir el manual. En el mismo ejemplo, el ingeniero de mantenimiento o el ingeniero de confiabilidad generalmente actúa como consultor, mientras que otros miembros relevantes del equipo están informados.

6. Crea un plan

Al crear un plan, es mejor utilizar la metodología de gatear, caminar y correr. Gatee primero y comience lento y constante. Mantén el progreso hasta que te sientas cómodo acelerando el ritmo. A medida que gane experiencia, conocimiento e impulso, eventualmente ejecutará su plan.

7. Identificar mapas de procesos de mantenimiento de alto nivel

Los mapas de procesos de mantenimiento de alto nivel son herramientas que guían el proceso de principio a fin. Si bien puede haber una necesidad de pasos específicos para ciertas tareas, un mapa de alto nivel sirve como línea de base o base. La buena noticia es que hay muchas plantillas gratuitas disponibles en Internet para ayudarlo a comenzar.

8. Identifique los KPI principales y rezagados

Este paso enfatiza la importancia de identificar los KPI para todos los pasos del proceso de mantenimiento, desde la identificación del trabajo hasta el cierre de la orden de trabajo. La única manera de que los equipos conozcan su progreso es teniendo indicadores para medir. Debido a que cada paso del proceso se ve diferente, tiene sentido que potencialmente requieran diferentes conjuntos de KPI.

9. Conoce a tu equipo

Después de pasar por todos los demás pasos, el siguiente curso de acción es conocer al equipo. No es necesario que estas reuniones sean largas y, por lo general, pueden durar de 10 a 30 minutos. La agenda incluye informes de progreso semanales, restricciones u obstáculos y otras actualizaciones generales.

Consejos para desarrollar un mapa de procesos de mantenimiento

Al implementar mapas de procesos de mantenimiento por primera vez, puede esperar reacciones mixtas de su equipo. Ayuda a reforzar el pensamiento positivo para obtener el mayor éxito. Aquí hay algunos consejos para ayudar a su equipo a apreciar el valor y los beneficios prácticos de los mapas de procesos.

Mantenlo simple

Desea comenzar con un proceso simple, uno que no sea demasiado complicado. Reúna cualquiera de sus recursos disponibles y piense cómo quiere comenzar a un alto nivel. Puede profundizar en los detalles a medida que comienza a aprender. Como mencionamos anteriormente, primero desea aprender a rastrear antes de poder ejecutar.

Piensa en tu audiencia

El nivel de complejidad de sus mapas de procesos depende de su público objetivo. Por ejemplo, sería ideal mantener los mapas en un nivel más alto si están destinados a ser utilizados por técnicos de mantenimiento. Siempre puede conservar versiones más detalladas de sus mapas en caso de que alguien quiera llevarlo al siguiente nivel.

Maximice su CMMS

Hay varios lugares donde puede almacenar sus mapas de proceso. Si su CMMS le permite almacenar mapas de procesos , entonces esa debería ser su primera opción. De esa manera, usted y sus partes interesadas pueden acceder a ellos fácilmente. Si no está seguro, siempre puede consultar con su proveedor de CMMS.

Explore las herramientas disponibles

Si no ha creado mapas de procesos antes, podría ser un desafío encontrar plantillas y programas que le permitan crear los mapas. Siéntase libre de echar un vistazo a las plantillas de muestra en este artículo como punto de partida. Para hacer los diagramas reales, puede explorar el software de diagramas de flujo disponible en línea. Si ya lo tiene instalado, Visio también es un programa bastante útil para usar.

Tenga una política para gestionar el cambio

Desea tratar sus mapas de procesos como un documento vivo. Debe tener una política que rija cuándo deben revisarse sus mapas. Las empresas suelen revisar sus mapas de procesos al menos una vez al año. También recuerde identificar claramente a la persona que realizará la revisión, como el ingeniero de confiabilidad o mantenimiento.

Conclusión

Los mapas de procesos de mantenimiento son esenciales para las organizaciones que buscan la mejora continua. Para refinar sus procesos actuales, primero necesita estabilizar y estandarizar sus procedimientos. La creación de mapas de procesos sistemáticos le permite realizar un seguimiento de su metodología, lo que le permite identificar oportunidades para mejorar.