¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas de planificación de mantenimiento?
El Cuadro de Mando Integral y el Mapa Estratégico
Herramientas como un cuadro de mando integral y un mapa estratégico pueden ayudar a las empresas a comprender mejor cómo alinear los objetivos de planificación de mantenimiento con los objetivos comerciales generales. Al delinear los pasos que una instalación puede tomar para mejorar su planificación general, una planta no solo puede cosechar los beneficios de un sólido programa de programación, sino también ilustrar cómo estos resultados impactan positivamente en toda la empresa.
Comience por aprender cómo su planta mide su desempeño financiero para que pueda alinear las medidas de mantenimiento con los mismos objetivos. En algunos casos, esto puede significar mejorar su programa de mantenimiento preventivo, aumentar sus ofertas de capacitación o renovar sus procedimientos de planificación y programación. Una vez que se identifiquen esas actividades, deberá averiguar qué herramientas y tecnología se pueden necesitar para implementar el programa. Finalmente, debe tener una buena idea de la inversión financiera requerida y cuál será el retorno de la inversión para la empresa. Ser capaz de comunicar esos componentes será fundamental para lograr la aceptación del equipo de gestión.
Un cuadro de mando integral y un mapa estratégico pueden ayudarlo a medir todos estos elementos. El cuadro de mando analiza los procesos financieros, de producción, de mantenimiento y los recursos humanos. El plan estratégico, por otro lado, se basa en una serie de relaciones de causa y efecto. Por ejemplo, si el equipo de mantenimiento recibe la capacitación y las herramientas que necesita, el equipo puede mejorar los procesos y el rendimiento de los activos. Este rendimiento mejorado reducirá el tiempo de inactividad de su línea de producción, lo que conduce a un aumento de la productividad y mayores ingresos.
Beneficios de la planificación y programación de mejores prácticas
Al implementar procedimientos de planificación y programación de mejores prácticas, muchas personas dentro de su organización se beneficiarán .
Técnico de Mantenimiento
A medida que los técnicos de mantenimiento realizan su trabajo diario, acumulan pequeños fragmentos de información que pueden ayudarlos con futuros proyectos similares. Sin embargo, sin una planificación organizada, toda esta información no se comunica con otros compañeros de equipo. Los planificadores sirven esencialmente como puentes de comunicación, recopilando todos los comentarios de varios tickets de trabajo, codificando y archivando estas lecciones como procedimientos operativos estandarizados y brindando esta información a todos los equipos de técnicos para uso futuro.
supervisor de tripulación
En algunas organizaciones, se le puede pedir a un supervisor de equipo que haga algo de planificación. Sin embargo, en estos casos, ese trabajo de planificación tiende a restarle importancia al trabajo más importante de supervisar a los técnicos. Tener un miembro del equipo dedicado a la planificación esencialmente les da a los supervisores de la cuadrilla más control sobre la carga de trabajo. Los supervisores de cuadrilla ya no necesitan escanear todo el trabajo abierto antes de asignar los trabajos del día porque un planificador puede proporcionar un cronograma semanal. Como resultado, un supervisor de equipo tiene menos trabajos para priorizar y asignar.
Gerente de la planta
Un programa de planificación de mejores prácticas brinda a los gerentes de planta la información transparente y de alto nivel que necesitan para administrar la productividad del mantenimiento. Pueden ver fácilmente cuánto trabajo de mantenimiento se esperaba realizar en una semana determinada y si fue suficiente para manejar emergencias. Un gerente de planta puede ver si el personal de mantenimiento pudo completar la cantidad de trabajo programada. Si fallaron, el gerente de la planta puede usar los datos de planificación para profundizar y averiguar el motivo. Una vez que se descubren esas razones, se pueden tomar mejores decisiones comerciales para el futuro.
Características de un gran planificador
Si está listo para contratar a un planificador o evaluar su puesto de planificación actual, es posible que desee considerar estas características críticas para dicho puesto.
Experiencia
Antes de que las personas se coloquen en puestos de planificación, deben haber desarrollado habilidades técnicas y un nivel maduro de experiencia. Los mejores planificadores tendrán entre 10 y 20 años de experiencia trabajando en la misma área que planificarán. Esta historia les ayudará a armar planes más efectivos y eficientes para toda la organización.
Comprender los principios de planificación
Los planificadores deben aprender los principios básicos y las teorías de la planificación a través de seminarios de capacitación o estudios independientes. Estas teorías ayudarán a los planificadores a coordinar mejor las órdenes de trabajo e integrar las actividades de planificación en el panorama general en el día a día.
Personas persona
Los planificadores deben poder trabajar bien con una amplia variedad de personas, incluidos técnicos de mantenimiento, profesionales de confiabilidad, personal de compras y personal de operaciones. Sin la aceptación y la participación activa de estas personas, incluso el mejor plan no puede tener éxito.
Pensamiento ordenado y comunicación
La planificación obviamente requiere fuertes habilidades de pensamiento lógico y crítico. Los planificadores deben poder asimilar una gran cantidad de información dispar para crear orden. Además, los planificadores deben poder comunicar sus sugerencias de manera efectiva a todos los que están involucrados en su ejecución, así como a los equipos de gestión preocupados por el resultado final.
Planificación de mantenimiento en la práctica: estudio de caso de MillerCoors
El reto
Como la tercera cervecería más grande del país, MillerCoors opera sus instalaciones las 24 horas todos los días del año. Su proceso de producción, desde las materias primas y los ingredientes hasta los paquetes de seis que se envían, requiere procesos complejos en una línea de fabricación estrechamente vinculada. Las averías provocan importantes retrasos en la producción y tiempo de inactividad.
Aunque la empresa implementó muchas iniciativas de mejora, como el mantenimiento centrado en la confiabilidad, el mantenimiento preventivo y predictivo y el análisis de causa raíz, MillerCoors aún encontró problemas importantes en sus plantas.
La empresa pronto se dio cuenta de que no estaba adoptando los procesos de planificación y programación de mejores prácticas. Los planificadores de MillerCoors a menudo solo miraban las órdenes de trabajo y las pasaban. Dedicaron una gran cantidad de tiempo a encontrar y ocuparse de las piezas de repuesto para hacer frente a las averías. La empresa se dio cuenta de que necesitaba cambiar de un modo de mantenimiento reactivo a uno más proactivo.
La solución
En primer lugar, comenzaron asegurándose de contar con el número correcto de planificadores. La empresa decidió emplear un planificador por cada 15 a 18 técnicos y limitar sus tareas a un área específica. El objetivo era mantener a los planificadores en las tareas de planificación y no verse arrastrados a trabajos de emergencia, administrativos u otros trabajos tangenciales.
Luego, la empresa comenzó a programar el tiempo de inactividad con mayor regularidad a lo largo del año. En el pasado, MillerCoors hacía funcionar sus equipos casi constantemente durante todo un año y programaba el mantenimiento durante las vacaciones. Sin embargo, esto provocó importantes averías que provocaron la paralización de las líneas de producción durante todo el año para el mantenimiento de emergencia.
Aunque los técnicos y el personal de operaciones inicialmente estaban preocupados por no tener suficientes recursos para hacer frente a las averías, pronto se dieron cuenta de que los tiempos de inactividad planificados y programados eran mucho más eficientes y efectivos para reducir y eliminar problemas.
Los resultados de implementar las mejores prácticas de planificación de mantenimiento en MillersCoors
La compañía ha cosechado importantes recompensas por sus esfuerzos. Al implementar procedimientos de planificación y programación de clase mundial, MillerCoors ha aumentado sus actividades de mantenimiento planificado del 30 % de su carga de trabajo de mantenimiento a más del 60 %. MillerCoors también ha visto un aumento en el trabajo de mantenimiento preventivo completado. Por ejemplo, en su área de montacargas, la tasa de finalización de la empresa pasó del 31% al 82% en menos de un año y medio.
En general, la empresa ha visto una caída en los costos, una mayor confiabilidad y más estabilidad en todo el proceso de producción.
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Algunas de las mejores prácticas que deben usar sus planificadores de mantenimiento incluyen:
• Basar las decisiones en los datos
• Priorizar tareas teniendo en cuenta la confiabilidad
• Asegurarse de que los materiales estén disponibles
• Salir de la oficina
• Esforzarse por la mejora continua
Además, los planificadores deben seguir seis principios rectores, siete pilares de desempeño y utilizar herramientas como el cuadro de mando integral para guiar su trabajo diario. Este artículo también comparte las características de un gran planificador, los beneficios del proceso y una aplicación de estudio de caso de la vida real de MillerCoors y sus mejores prácticas de planificación de mantenimiento.
Decisiones basadas en datos
Al planificar tareas de mantenimiento, los planificadores deben basar sus decisiones en datos. Un sistema de administración de mantenimiento computarizado (CMMS) es fundamental para rastrear estos datos, pero debe asegurarse de que realmente está utilizando la información que está recopilando.
Algunos de los indicadores clave de rendimiento que querrá rastrear para la planificación del mantenimiento incluyen el cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo, la proporción de órdenes de trabajo de emergencia con respecto a las tareas planificadas, la acumulación de órdenes de trabajo y el tiempo medio de reparación.
El uso de estos datos lo ayudará a asignar las prioridades correctas a las tareas, evitar la priorización falsa y ver dónde se pueden optimizar los procesos de trabajo.
Priorizar tareas para respaldar la confiabilidad
Las tareas deben priorizarse para respaldar la confiabilidad. Esto significa que las órdenes de trabajo que involucran equipos no críticos o fallas improbables no deberían tener tanta prioridad como aquellas que involucran activos críticos. Básicamente, debe enfocar los esfuerzos de mantenimiento preventivo para reducir las fallas que representan un riesgo significativo para sus operaciones. Aparte de las emergencias, todo lo demás es secundario.
Asegúrese de que los materiales estén disponibles en el sitio
Otra mejor práctica es asegurarse de que sus técnicos de mantenimiento estén debidamente equipados para cada trabajo. Esto significa asegurarse de que las herramientas y las piezas de repuesto necesarias estén disponibles en el sitio antes de asignar la tarea.
Además de las piezas de repuesto y las herramientas, debe hacer arreglos para que sus técnicos tengan a mano los manuales y esquemas pertinentes antes de dirigirse al lugar de trabajo. Además, deben poder acceder a esta información en un dispositivo móvil.
Salga de la oficina
En cuanto al proceso de planificación, tenga en cuenta que la planificación del mantenimiento no consiste estrictamente en establecer un cronograma. No es un trabajo de escritorio: su planificador de mantenimiento debe estar en el sitio mirando el equipo. De esa forma, estarán plenamente conscientes de cualquier problema potencial que pueda complicar el trabajo, como problemas de acceso o de seguridad.
Luchar por la mejora continua
Los planificadores de mantenimiento deben recibir comentarios de sus técnicos sobre cada orden de trabajo. Si hay algún problema con la programación, las estimaciones de tiempo o los materiales, se les debe informar.
A medida que reciben comentarios, deberían (naturalmente) implementarlos. De esta manera, pueden eliminar errores anteriores y realizar mejoras la próxima vez que surjan tareas similares.
6 Principios de planificación del mantenimiento
Según Reliable Plant , el propósito de la planificación del mantenimiento es identificar las tareas y prepararlas para la programación. Hemos enumerado los 6 principales principios clave de planificación de mantenimiento para guiar a un planificador en el desarrollo de un plan de trabajo para cada solicitud.
1. Seguir siendo una persona independiente
Debido a que los planificadores deben concentrarse en proyectos futuros, deben estar separados del equipo de mantenimiento. Si no lo son, es muy fácil que los planificadores sean contratados como técnicos adicionales en proyectos de emergencia o como corredores para el trabajo actual.
2. Mantener un enfoque futuro
Los planificadores deben estar trabajando en tareas que se espera que se necesiten dentro de dos semanas. Después de crear sus planes, estos deben entregarse a los gerentes de mantenimiento para el cronograma de la próxima semana. Una vez entregado el plano, el jefe de mantenimiento y los técnicos deben atender las incidencias que se presenten. En este punto, el planificador debe concentrarse en el próximo proyecto futuro.
3. Crear miniarchivos
A medida que los planificadores crean documentos individuales para los planes de trabajo, deben mantener su información organizada por miniarchivo oa nivel de componente. Este sistema organizativo permitirá a los planificadores acumular datos útiles a lo largo del tiempo, incorporando comentarios del equipo de mantenimiento para acceder a ellos la próxima vez que se realice el trabajo.
4. Estime el tiempo razonablemente
Dado que las empresas deben confiar en los planificadores para crear estimaciones de tiempo razonables para los trabajos, los planificadores deben tener de 10 a 15 años de experiencia para aprovechar. Por ejemplo, si un técnico de nivel inicial tarda 10 horas en completar una tarea, pero el planificador sabe que un miembro experimentado del equipo puede terminar la misma tarea en la mitad del tiempo, se debe usar esta última estimación.
5. Adapte los planes a los niveles de habilidad
Los planificadores deben ser responsables de crear planes para un número determinado de técnicos. Los planificadores deben conocer bien a estos técnicos y sus niveles de habilidad, para que puedan delinear el alcance del trabajo y la estrategia para que coincida con esos niveles de habilidad. Más adelante, los planificadores pueden trabajar con su equipo de técnicos para mejorar los procedimientos y procesos.
6. Tomar muestras de trabajo
Al medir el tiempo de llave, los planificadores pueden determinar cuánto más eficientes están trabajando los técnicos. Cuando se planifica el trabajo, los técnicos generalmente experimentan menos retrasos durante y entre los trabajos.
7 pilares de rendimiento en la planificación y programación del mantenimiento
Expertos de clase mundial en planificación y programación se adhieren a los siete pilares del desempeño para implementar las mejores prácticas en esta área.
1. Evaluación de listas de verificación de mantenimiento preventivo
El primer pilar del desempeño es evaluar todas las tareas de mantenimiento preventivo existentes por el valor que agregan a su equipo y activos. Las tareas a menudo se acumulan a lo largo de los años y pueden ser difíciles de interpretar de manera estándar, o simplemente no agregan valor. Todas las tareas que quedan deben reescribirse en una voz activa que requiere que un técnico verifique y realice una acción, o verifique y confirme algo.
2. Diseño de órdenes de trabajo
Dado que una orden de trabajo resume todos los detalles críticos para realizar el mantenimiento requerido, debe ser completa, precisa y fácil de leer. Una orden de trabajo debe incluir una descripción clara, una ubicación precisa, un técnico responsable e instrucciones claras. También debe incluir datos sobre seguridad, piezas requeridas y herramientas necesarias. Cuando los técnicos leen una orden de trabajo, deben saber exactamente cuándo comenzar y finalizar el proceso, así como tener campos y espacios adecuados para informar el trabajo completado y otros problemas que puedan surgir en el proceso.
3. Desarrollo de planes de trabajo
Fuera de las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo, una empresa también debe desarrollar un plan de trabajo que estudie los principales problemas de averías. Este tercer pilar se trata realmente de las tareas asociadas con la planificación de un proyecto futuro aprendiendo de los errores y averías del pasado. Requiere el mismo nivel de detalle y precisión que las órdenes de trabajo.
4. Inventario de preparación
Tener un buen manejo del inventario de MRO significa comprender qué piezas se requieren para mantener los activos críticos y con qué frecuencia se deben ordenar esos artículos. Las mejores prácticas relacionadas con la gestión del inventario MRO tienen que ver con la comprensión de esta tasa de uso. Cuando una empresa tiene esta información, puede negociar descuentos de compra con proveedores clave, así como mejorar la eficiencia de las futuras tareas de mantenimiento.
5. Programación dinámica
Cualquier departamento de mantenimiento le dirá que incluso el mejor programa puede ser difícil de mantener a diario. Siempre parece haber emergencias inesperadas que surgen que requieren atención. Los planificadores que están trabajando hacia las mejores prácticas intentan programar alrededor del 80 % de la jornada laboral, dejando el tiempo restante para tareas no planificadas, así como para problemas de trabajo pendiente. La disponibilidad de personal de mantenimiento, equipos, herramientas y piezas juega un papel clave en la naturaleza siempre dinámica de la programación.
6. Seguimiento del rendimiento
El beneficio real de recopilar datos relacionados con el mantenimiento es aprender del pasado. Las empresas con historiales de fallas precisos, consumo de piezas, desempeño del contratista o calidad del producto podrían planificar mejor para el futuro. Estos datos proporcionan la evidencia necesaria para justificar cambios en términos de procesos o procedimientos, que luego pueden promover una mayor eficiencia y productividad en el futuro.
7. Procesos de estandarización
El objetivo final de estas mejores prácticas es crear procesos estandarizados. Los flujos de trabajo y los procedimientos estándar que se desarrollan pueden ayudar a capacitar a nuevos técnicos de mantenimiento, así como a actualizar al personal actual. Básicamente, proporcionan una hoja de ruta y evitan que una organización tenga que reinventar la rueda en el futuro.