¿Cómo fomentamos la entrada de datos útiles de nuestros empleados?

Cuando un CMMS se implementa correctamente, una organización puede comenzar a recopilar datos realmente sorprendentes. A menos, por supuesto, que los datos introducidos en el sistema sean basura, en cuyo caso los datos que obtengamos del sistema también serán basura. Para muchos empleados, esta puede ser la primera vez que usan un sistema como este, por lo que es importante adelantarse a los datos incorrectos fomentando una cultura de ingreso de datos sólidos. Cómo hacemos esto?

Predicar con el ejemplo

La mayoría de las veces, hay una desconexión de comunicación entre las personas que implementan el software CMMS y las personas que lo usan.

Por ejemplo, un gerente de mantenimiento podría decirles a sus empleados: "Ingrese datos de calidad". Si bien esto parece una solicitud simple, es posible que algunos empleados no tengan claro qué significa "datos de calidad". Podrían pensar que buenos datos significan muchos datos, o que deberían ingresar cualquier cosa y todo lo que puedan encontrar. Esto da como resultado una afluencia masiva de órdenes de trabajo que no son útiles y no apuntan a problemas reales.

En estos casos, para ayudar a los empleados a comprender la implementación de datos de calidad (o alinearse con lo que ambos creen que son datos de calidad), es útil usar ejemplos y recorrer meticulosamente el proceso de entrada.

Entrena a menudo

Esto va de la mano con predicar con el ejemplo: la capacitación es increíblemente importante para fomentar el ingreso de datos de calidad.

Algunos empleados pueden sentir que no están seguros de qué tipo de datos ingresar y, por lo tanto, son demasiado vagos o demasiado prolijos. En otros casos, es posible que no informen ningún dato porque no saben cómo usar el sistema.

La capacitación resuelve estos problemas al proporcionar a los empleados las herramientas y habilidades que necesitan para usar un CMMS de manera efectiva. Saber cómo usar el sistema (y luego capacitarse en lo que califica como ingreso de datos útil) es vital para crear una cultura de buenos datos.

Utiliza tus recursos

Con un CMMS, también es útil comprender cómo puede influir en la calidad de los datos que se ingresan.

Si los códigos de falla son generados por los empleados, por ejemplo, seguramente habrá una gran falta de consistencia. O si los códigos de falla son demasiado cortos o demasiado generales, es muy poco lo que puede hacer para extraer buenos datos porque no hay datos adecuados para extraerlos.

Es fundamental encontrar el equilibrio adecuado entre los códigos de falla y las órdenes de trabajo. A veces, es mejor tener códigos de error específicos y extensos si eso significa que la entrada de datos es útil. En otros casos, es valioso tener comentarios cualitativos de los empleados. En última instancia, es una buena idea considerar ambas perspectivas para encontrar ese equilibrio que funcione para su equipo.