¿Cuál es la diferencia entre gestión de instalaciones y mantenimiento de instalaciones?

La diferencia entre la gestión de instalaciones y el mantenimiento de instalaciones es muy similar a la diferencia entre un director de proyecto y un programador informático. Si bien el gerente del proyecto puede definir el alcance y asumir la responsabilidad del proyecto en general, el programador de computadoras es el responsable final de la calidad del código y la creación del producto.

Este ejemplo tiene algunos defectos. Por ejemplo, los sistemas de gestión de instalaciones abarcan más que el mantenimiento de las instalaciones. El mantenimiento de las instalaciones puede superponerse con la gestión, especialmente en situaciones en las que hay muchas máquinas pesadas, rotación de empleados u otras alteraciones del statu quo.

Una breve ronda de definiciones puede ayudar a despejar el aire y precisar cuál es cada uno de estos roles y sus responsabilidades. Esto sienta las bases para un análisis en profundidad de la gestión y el mantenimiento de las instalaciones. Finalmente, cubriremos las habilidades comunes necesarias para estos puestos.

Empecemos.

Algunas definiciones comunes de la industria

La gestión de instalaciones involucra a las personas que mantienen operativa, eficiente y rentable cualquier instalación determinada. Da soporte a los trabajadores y equipos de la instalación. Además, los administradores de las instalaciones planifican el futuro del equipo, los trabajadores y los edificios de la instalación en su conjunto.

En última instancia, la gestión de instalaciones es el aceite que mantiene una instalación funcionando sin problemas a corto y largo plazo.

Por otro lado, el mantenimiento de las instalaciones involucra a los empleados que mantienen una instalación en buen estado, operativa y eficiente. Por lo general, esto se logra manteniendo la instalación en su totalidad y el equipo y las herramientas que la hacen funcionar. Los objetivos de mantenimiento de las instalaciones pueden variar del resto de los objetivos de las instalaciones y centrarse en mantener todo funcionando sin problemas día a día.

El mantenimiento de las instalaciones podría compararse con el líquido limpiaparabrisas que mantiene las instalaciones limpias y en funcionamiento.

Los propósitos finales del mantenimiento y la gestión de las instalaciones son bastante similares. Sin embargo, sus alcances difieren ampliamente, particularmente en la forma en que logran la máxima optimización, eficiencia y rentabilidad de las instalaciones. Pasemos a cómo difiere el alcance de cada uno y qué cubren en términos prácticos y cuantificables.

¿Cuál es el alcance de la gestión de instalaciones?

El alcance de la gestión de las instalaciones se considera mejor como la intersección entre las personas, la planificación y el progreso de las instalaciones. Una manera fácil de pensarlo es tres círculos superpuestos en un punto. La gestión de instalaciones se encarga de los tres aspectos.

La gestión de instalaciones tiene que ver con la planificación anticipada y la toma de decisiones informadas sobre el presente. Esto puede sonar trillado para algunos, pero es una excelente manera de destilar los amplios y variados alcances de la gestión de instalaciones. Algunas de las cosas que un administrador de instalaciones podría cubrir incluyen:

• Mantener la instalación actualizada sobre las normas y reglamentos.
• Pronosticar la producción en circunstancias inusuales
• Análisis de datos para informar a los ejecutivos sobre posibles ganancias o pérdidas en los próximos trimestres
• Supervisión de varios equipos.
• Manejo de presupuestos
• Redacción de informes a partir de datos pasados y presentes.
• Creación de planes de instalaciones proactivos
• Asesoramiento sobre el rumbo que debe tomar la instalación

Dicho esto, aquí hay cosas que no están dentro del alcance de la gestión de instalaciones.

• Trabajar directamente con o en el equipo
• Mantenimiento diario de las instalaciones
• Liderar equipos pequeños en tareas o proyectos específicos de fabricación.

El alcance del mantenimiento de las instalaciones.

Cuando la mayoría de las personas piensan en el mantenimiento de las instalaciones, pueden pensar en la limpieza, las inspecciones y otras tareas de limpieza similares. Estos son una parte de la mayoría del mantenimiento. ¿Qué cubre específicamente el mantenimiento de las instalaciones?

El mantenimiento de las instalaciones incluye, entre otros, el mantenimiento de equipos, princesas, herramientas, salas, áreas y todo lo que conforma una instalación. Su enfoque principal es mantener el statu quo en un nivel aceptable de operación para facilitar las operaciones diarias de la instalación.

Las tareas de mantenimiento de las instalaciones no requieren un cambio en el uso del espacio, clasificación u otros

Las solicitudes de servicios de instalaciones específicas también se incluyen en el mantenimiento de las instalaciones. Estas solicitudes se pueden definir como cualquier solicitud de mantenimiento que quede fuera del alcance regular del mantenimiento que, nuevamente, no requiere un cambio en el uso o la clasificación del espacio. Tampoco debe requerir ingeniería profesional. Estas solicitudes pueden incluir:

• Mejoras menores a las aceras, el pavimento y el paisajismo al aire libre
• Algunas instalaciones de nuevas luces y cableado.
• Pintura, alfombrado y otras actualizaciones cosméticas de los espacios.
• Limpieza y apoyo de espacios para eventos extra

Dependiendo de las circunstancias, las instalaciones pueden subcontratar su mantenimiento. Las solicitudes de servicios específicos son las más fáciles de externalizar, pero algunas empresas toman la decisión de externalizar el mantenimiento y la gestión de sus instalaciones a terceros.

Esta decisión se toma comúnmente cuando las empresas deciden enfocarse en otros aspectos de su negocio, como la producción, la eficiencia o simplemente consolidar su fuerza laboral en un tipo específico de empleado. Si no hay mucha necesidad de administración o mantenimiento pesados, tiene sentido subcontratar estas tareas a profesionales capacitados que puedan acudir "según sea necesario".

Aquí en UpKeep, cubrimos el mantenimiento de instalaciones de muchos tipos e industrias diferentes en nuestro centro de aprendizaje en línea. Sin embargo, las habilidades, los talentos y las certificaciones que necesitan los gerentes de las instalaciones están en gran medida al descubierto.

Aquí hay una breve descripción de las habilidades más comunes que se necesitan para ser gerente de una instalación y cómo saber si los empleados potenciales las tienen o no. También cubriremos la mejor manera de aprender administración de instalaciones y algunos cursos de fácil acceso que pueden tomar los empleados y candidatos de la empresa.

Habilidades comunes necesarias para ser un gerente de instalaciones

Todos los gerentes de las instalaciones deben tener algunos conocimientos básicos, experiencia y habilidades para mantener todo bajo control. Éstas incluyen:

Fuertes habilidades interpersonales

Quizás la habilidad más importante que puede tener cualquier gerente de una instalación es un enfoque interpersonal de los problemas, situaciones y problemas. Dado que la gran mayoría de la administración de las instalaciones consiste en equilibrar el equipo, el edificio y las necesidades de los empleados, las habilidades interpersonales pueden marcar la diferencia entre una instalación que funcione bien y el caos.

Experiencia o experiencia en gestión de proyectos.

Un gerente de instalaciones se enfrenta a una multitud de proyectos a diario. Cada problema, desafío u oportunidad puede verse como un problema o como un proyecto. Las habilidades de gestión de proyectos allanan el camino y permiten que diferentes departamentos colaboren juntos.

Habilidades de redes cruzadas

Al igual que en la gestión de proyectos, la creación de redes cruzadas es esencial para una instalación. Desde el primer empleado que ficha el lunes por la mañana hasta el equipo de mantenimiento del domingo por la noche, el administrador de la instalación debe saber qué está pasando y cuándo se están realizando las actividades. También deben facilitar la comunicación entre una gama diferente de equipos. Asegúrese de que el equipo de administración de su instalación sea consciente de estos desafíos y esté equipado para superarlos.

experto en TI

Las instalaciones están cada vez más automatizadas. Las instalaciones deben esperar ver el surgimiento de la Industria 4.0 y el Internet de las Cosas . Una comprensión básica de la TI y los sistemas específicos de las instalaciones es importante cuando alguien está tratando de averiguar qué está pasando.

reflejos de emergencia

Muchas cosas pueden salir mal en muy poco tiempo. Los gerentes deben ser capaces de reaccionar con rapidez y calma para que todo y todos se recuperen de una amplia gama de contratiempos.

mentalidad de gestión

Todas las habilidades anteriores son excelentes, pero necesitan algo para unirlas en un todo cohesivo. En una posición gerencial, ese es un cierto tipo de mentalidad. Los mejores gerentes pueden ver toda la situación y tomar decisiones informadas en consecuencia.

Certificación de gestión de instalaciones

Un certificado de administración de instalaciones puede prepararlo y lo preparará para una carrera como administrador de instalaciones en muchos campos, incluidos bienes raíces, administración de propiedades, desarrollo de energía y administración de la construcción. Cubre muchas de las habilidades anteriores y le permite avanzar en su carrera.

Con la finalización exitosa del programa de capacitación adecuado, estará bien encaminado para unirse a una comunidad de profesionales de las instalaciones. Hay muchos caminos a considerar una vez que complete un curso de administración de instalaciones. Ya sea que se trate de gestión de energía o de operaciones de instalaciones, las oportunidades son infinitas.

Pasemos a cómo estos profesionales se inician en la gestión y el mantenimiento de instalaciones.

Cómo aprender gestión de instalaciones

Cada gerente de instalaciones tiene que comenzar en alguna parte. Inscribirse en cursos o programas de grado que conducen al desarrollo profesional es un excelente lugar para comenzar. Para comenzar, estos son los nueve principales programas de certificación que se pueden tomar en línea y desde la comodidad de su hogar.

1. LinkedIn Learning: Gestión de instalaciones de AutoCAD.

Este curso enseña a los técnicos de mantenimiento sobre CAD, dibujo 2D, planificación del sitio y administración de instalaciones asistida por computadora. Es fácil trabajar a su propio ritmo y les enseña a los estudiantes cómo estas herramientas informáticas pueden ayudarlo a mejorar sus habilidades de administración de instalaciones.

2. Fundamentos de IFMA para la gestión de instalaciones  

Si recientemente comenzó su carrera de administración de instalaciones, puede beneficiarse de esta serie de tres talleres de la Asociación Internacional de Administración de Instalaciones (IFMA). Cada taller ofrece 10 módulos, que cubren los conceptos básicos de administración de instalaciones y las habilidades que necesitará en este campo.

3. Vector rojo  

Esta organización tiene cientos de cursos en línea que cubren todos los aspectos de la gestión de instalaciones. Puede obtener información sobre cómo mejorar la seguridad y el cumplimiento, aumentar la productividad y muchos otros temas que lo ayudarán a avanzar en su carrera. Tanto las horas de certificación como las de educación continua están disponibles para los estudiantes, así como para los profesionales que buscan un nuevo comienzo fuera del entorno escolar tradicional.

4. Educación continua de la Universidad Estatal de Arizona  

Como parte de este programa, ASU ofrece programas de certificados sin crédito que se pueden completar en línea. Aprenda sobre temas críticos de gestión de instalaciones de instructores capacitados, así como de expertos de la industria. Los estudiantes tienen la opción de prepararse para el examen de gerente de instalaciones certificado por IFMA tomando este curso.

5. Universidad Estatal de Ferris

Esta es una gran opción para los técnicos de mantenimiento. Los estudiantes pueden obtener un certificado de gestión de instalaciones a través de este programa con sede en Michigan. Los instructores cubren la programación, la planificación de instalaciones, la gestión de proyectos, la gestión de operaciones y la elaboración de presupuestos. Este curso también prepara a los estudiantes para el examen de gerente de instalaciones certificado por IFMA.

6. Universidad de California en Irvine  

Esta división de educación continua ofrece un certificado de programa de administración de instalaciones en línea. Tres cursos cubren los fundamentos de la gestión de instalaciones, el diseño y la planificación del espacio, y el liderazgo. Los cursos individuales también están disponibles sin crédito. Es un comienzo más simple que algunos de los otros cursos, lo cual es excelente para el estudiante principiante.

7. Universidad de Kansas, División de Educación Continua  

Este programa ofrece un certificado online para la gestión del mantenimiento de edificios e instalaciones. Las clases están diseñadas para administradores de instalaciones, propiedades o mantenimiento. Los temas cubiertos incluyen mantenimiento esbelto, proyectos de ahorro de costos y gestión de sistemas de órdenes de trabajo.

8.Entrenamiento 360  

Las licencias y certificaciones en línea en mantenimiento y gestión de edificios cubren el mantenimiento preventivo, el mantenimiento de HVAC y la gestión de instalaciones. Para los técnicos de mantenimiento o de instalaciones que buscan una manera de mejorar sus habilidades comerciales, este es uno de los mejores lugares para comenzar.

9. Universidad Estatal de Nueva York  

SUNY trabaja con Mohawk Valley Community College para ofrecer un título de asociado en ciencias aplicadas en la Escuela de Administración de Instalaciones. El título es equivalente a un título de asociado en el campus o un certificado técnico y se puede completar en línea.

En conclusión

La diferencia entre la gestión de instalaciones y el mantenimiento de instalaciones es la diferencia entre la visión a corto y largo plazo de su instalación como un todo. La administración se hace cargo del panorama general, mientras que el mantenimiento mantiene todo funcionando sin problemas todos los días.

Muchas trayectorias profesionales en estos dos campos pueden conducir al mismo fin: la gestión de instalaciones. Para las personas que buscan dar el siguiente paso en su carrera, existen muchas clases para comenzar.

Y todo comienza con una mirada cuidadosa a sus instalaciones: ¿Qué necesita?

 Este artículo se actualizó con más detalles en mayo de 2020