Puntos de referencia y métricas de KPI de mantenimiento de CMMS: los 11 KPI a seguir

Cuando selecciona los mejores indicadores clave de rendimiento (KPI) para su organización, puede encontrar formas de reducir el tiempo de inactividad y aumentar los ingresos. Al limitarse solo a los KPI más importantes, su objetivo es lograr un rendimiento de clase mundial. Pero eso es más fácil decirlo que hacerlo en el mundo real.

Cuando el gigante de la alimentación McCormick necesitó una forma de realizar un seguimiento de lo que estaba sucediendo, no hubo tiempo para generar indicadores clave de rendimiento: solo hubo tiempo suficiente para realizar las tareas críticas antes de que aparecieran tareas aún más críticas. La Ciudad de Deerfield Beach necesitaba un proceso de higiene y seguridad para el suministro de agua de la ciudad, y lo necesitaban rápidamente. Las métricas y los puntos de referencia de KPI alcanzables se volvieron de suma importancia, y no tenían tiempo para software torpe o registros en papel.

Esta es la guía de UpKeep sobre las métricas clave que son fundamentales para que cualquier instalación las identifique y cómo vincularlas a los objetivos comerciales de su empresa. Descubrirá qué es un KPI de mantenimiento, cómo se eligen, los KPI de mantenimiento clave a considerar y cómo realizar un seguimiento de los KPI con un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) .

¿Qué es un KPI de mantenimiento?

La definición más corta de un KPI de mantenimiento es que es una medida del desempeño de tareas, sistemas, equipos o individuos particulares. Cuando las empresas establecen KPI de mantenimiento alcanzables, pueden aumentar su producción, reducir costos, mejorar la seguridad y aumentar la eficiencia.

Los KPI y las métricas son similares , ya que ambos miden el rendimiento de su empresa frente a objetivos particulares. Ambos analizan el desempeño o las medidas actuales, establecen niveles ideales para el futuro y trabajan para lograr esos objetivos. La principal diferencia es que las métricas son una medida del progreso hacia una meta. Los KPI son números objetivo a alcanzar.

Esta diferencia se puede ver en sus nombres. KPI significa indicadores clave de rendimiento, mientras que una métrica, por definición, significa un sistema o estándar de medición. La distinción es muy importante: no desea confundir la hoja de ruta con el destino.

Finalmente, los KPI de mantenimiento son algunos de los indicadores más importantes de si su empresa puede o no cumplir con su misión general. Las métricas hacen un seguimiento de los datos, pero no son tan críticas como los KPI en el panorama general del rendimiento general.

Ahora que hemos cubierto qué es un KPI y qué ofrece a las empresas, ¿cómo elige los mejores KPI para las necesidades de su empresa? ¿Cómo los separa de las métricas de su empresa? ¿Y cómo se utilizan mejor en el marco general de una empresa ? Esto es lo que necesita saber.

Cómo elegir sus KPI

Quizás el factor más importante en la selección de KPI es el gran número que está disponible para las empresas en la actualidad. Hay muchas formas diferentes de medir el éxito y hay un KPI para cada una de ellas. Esto puede resultar muy confuso, especialmente si los objetivos y la estrategia de la empresa no están bien definidos.

Dado que son las claves para medir el éxito, las empresas deben centrar su atención en cinco KPI o menos si es posible. Todos sus KPI deben estar extremadamente enfocados para ser efectivos y deben girar en torno a los objetivos generales de su empresa.

Es fácil decir que estos puntos de referencia deben estar extremadamente enfocados, pero ¿cómo se ve eso? ¿Dónde deben enfocarse las empresas? ¿Cambia con el tiempo? ¿Y por dónde debería empezar todo este proceso?

Dónde deberías enfocarte

Cuando una empresa crea puntos de referencia de KPI de calidad, debe centrarse en tres áreas principales:

1. Mejoras
2. Estrategia
3. Crecimiento a largo plazo

Para iniciar este proceso, considere los factores que más desea mejorar en su negocio. Esto será exclusivo de su organización. Una empresa puede querer acelerar su línea de producción en un 50 por ciento, mientras que otra empresa puede desear reducir su tiempo de entrega en un tercio. Todas estas son mejoras que se pueden rastrear y trabajar con el tiempo.

Al igual que con cualquier establecimiento de objetivos, siempre debe volver a su estrategia comercial general. Una empresa nueva en su segundo año tendrá objetivos de crecimiento diferentes a los de un fabricante bien establecido. Establezca sus KPI en consecuencia, ya sea respaldando un crecimiento rápido en los próximos cinco años o una trayectoria de crecimiento más constante de un año a otro.

Por último, la velocidad no lo es todo. Además de observar la velocidad de crecimiento de su negocio, también querrá que sus KPI respalden la sostenibilidad a largo plazo de su empresa. Los puntos de referencia que podría considerar incluyen cosas fundamentales como el progreso de la construcción de infraestructura, los planes a largo plazo y la viabilidad a lo largo del tiempo de sus procedimientos operativos estándar.

En general, sus objetivos van a ser muy diferentes de una empresa a otra porque todas las empresas tienen objetivos diferentes. Sus KPI también van a cambiar con el tiempo. Dada esta información, ¿cuáles son algunos puntos de referencia que puede pensar que se centren en estos tres objetivos para su empresa?

Cosas importantes para recordar acerca de la configuración de sus KPI

Durante el proceso de creación, hay dos cosas importantes a recordar que muchas empresas olvidan. Es importante consultar con sus gerentes y mantener el límite de cinco KPI. ¿Por qué?

Consultar con Gerentes

Los gerentes de mantenimiento están en primera línea y tendrán experiencia de la vida real en los problemas más apremiantes de su negocio. Asegúrese de consultar con ellos, escuchar sus puntos débiles, sugerencias y puntos de vista generales antes de decidir un curso de acción.

El límite de cinco KPI

En cualquier momento, querrá tener no más de cinco KPI. Recuerde, estas son sus principales prioridades. Si crea demasiados, simplemente se convertirán en métricas y diluirá sus recursos.

A medida que cumpla con sus KPI, puede reemplazarlos por otros nuevos. Es un proceso de crecimiento y evolución para su empresa y los objetivos de su empresa.

Ahora, echemos un vistazo a los diferentes KPI orientados al mantenimiento y lo que ofrecen a las empresas en la actualidad.

11 KPI de mantenimiento a tener en cuenta

Los mejores KPI para empezar implican minimizar los tiempos de reparación, aumentar la efectividad y reducir los costos. Aquí hay casi una docena de KPI posibles para que su empresa considere y explore.

Recuerde, seleccione no más de cinco a la vez.

1. Tiempo de inactividad del equipo

Hay dos formas básicas de ver el tiempo de inactividad del equipo . La primera es considerar con qué frecuencia sus activos no están disponibles debido a averías de emergencia. El segundo es medir la frecuencia con la que un activo está realmente disponible para realizar el trabajo para el que está destinado.

Medir uno o ambos de estos factores puede servir como KPI valiosos. Considere que el tiempo de inactividad no programado de clase mundial se considera inferior al 10 por ciento, mientras que la disponibilidad de activos es superior al 90 por ciento. Estas estadísticas pueden servir como guías valiosas para el KPI de tiempo de inactividad de su equipo.

2. Trabajo pendiente de mantenimiento

Mire cuántas órdenes de trabajo pendientes tiene disponibles en su sistema. Esto puede ayudarlo a determinar si tiene el personal adecuado. Por un lado, si no tienes atrasos, probablemente tengas demasiados técnicos de mantenimiento. Lo contrario también es cierto: una gran acumulación de mantenimiento puede significar que no tiene suficiente personal.

La métrica de clase mundial recomendada es de aproximadamente dos semanas de trabajo por técnico. ¿Cuál es un KPI con el que puede comprometerse para aprovechar esa métrica?

3. Tiempo medio entre fallos (MTBF)

Este KPI analiza un activo en particular, registra el tiempo entre cada falla del equipo y promedia esas mediciones. Cada empresa debe evaluar un activo crítico de forma independiente y determinar un objetivo razonable para aumentar su MFBF.

4. Tiempo medio de reparación (MTR)

Similar al MTBF, este KPI evalúa el tiempo desde el momento de la falla hasta la reparación real. Tiene en cuenta el diagnóstico, la planificación, la programación y el trabajo real requerido. Al usar esta métrica, una empresa puede identificar ineficiencias en el proceso.

Una vez que se abordan esas ineficiencias, una reducción en el MTR puede ilustrar un resultado inmediato.

5. Eficacia general del equipo (OEE)

Este KPI analiza el rendimiento general de una instalación. OEE se basa en la disponibilidad del equipo, la eficiencia de su desempeño general y el nivel de calidad en los productos finales. A menudo, otras métricas deben jugar en esta medida.

Los niveles de clase mundial se establecen en 77 por ciento OEE o más. ¿Cuál es su OEE?

6. Porcentaje de mantenimiento planificado (PMP)

El mantenimiento planificado siempre es menos costoso y menos disruptivo que el mantenimiento de emergencia. Esta métrica mide cuánto de su mantenimiento total son tareas planificadas. Para calcular esta medida, tome la cantidad de horas de mantenimiento planificadas y divídala por el total de horas de mantenimiento en un período de tiempo específico.

Vea cómo se compara con las instalaciones de clase mundial que tienen un PMP del 85 por ciento o más.

7. Cumplimiento de horarios

Este KPI analiza el porcentaje de tiempo que una organización completa con éxito una orden de trabajo programada. Si garantizar que su proceso de mantenimiento programado se ejecute a un nivel óptimo es clave para la misión de su organización, esta puede ser una buena métrica para emplear.

Los estándares de clase mundial se ubican en un 90 por ciento o más para el cumplimiento del cronograma.

8. Costo de mantenimiento como porcentaje de RAV

RAV significa valor de activo de reemplazo. Esta métrica ilustra la rentabilidad de su programa de mantenimiento. Las empresas de clase mundial pueden mantener este valor en torno al uno por ciento.

Recuerde que las métricas no son KPI. ¿Cuál es un indicador de desempeño que mediría el costo de mantenimiento como un porcentaje del RAV?

9. Promedio de días para completar las órdenes de trabajo

En un nivel básico, cuanto más rápido un equipo de mantenimiento pueda completar las órdenes de trabajo, más eficiente puede parecer. Sin embargo, debe tener cuidado con esta métrica, ya que no desea que los técnicos de mantenimiento sean descuidados por el bien de la velocidad. Considere usar esta métrica con KPI de fallas para protegerse contra este posible problema.

10. Porcentaje de trabajo cubierto por orden de trabajo

Este KPI ayuda a un equipo de mantenimiento a determinar cuánto de su trabajo de mantenimiento se ingresa en su sistema informático. Esto es fundamental ya que los datos recopilados pueden proporcionar la base para futuros esfuerzos importantes de toma de decisiones.

Quieres disparar al 100 por ciento aquí. Sin embargo, los KPI deben ser razonables. Es posible que el cien por ciento no funcione para su empresa en este momento. ¿Qué es un número que lo haría?

11. Horas extra de mantenimiento

Al igual que medir su trabajo pendiente de mantenimiento, un KPI que analiza las horas extra puede ayudarlo a establecer el nivel adecuado de mano de obra para su organización. Incurrir en algunas horas extras, especialmente en situaciones especiales, es aceptable.

Sin embargo, las horas extraordinarias significativas y constantes provocarán el agotamiento de los técnicos y mayores costos. Los niveles de clase mundial rondan el 5 por ciento. ¿Tiene una métrica para su tiempo extra de mantenimiento o registros que muestran una tendencia negativa? ¿Qué puedes hacer para cambiar ese patrón?

Cómo realizar un seguimiento de sus KPI

La tecnología actual permite un seguimiento sencillo de los KPI. Un sistema de seguimiento efectivo lo ayudará a obtener una visión general continua de sus costos, así como a reducir los tiempos de inactividad de los activos. Hay dos formas principales de realizar un seguimiento de los KPI: a lo largo del tiempo y por qué tan bien minimizan el tiempo de inactividad.

Seguimiento a lo largo del tiempo

Cuando usa UpKeep u otro software CMMS gratuito para ayudar a rastrear sus KPI de mantenimiento a lo largo del tiempo, el seguimiento a lo largo del tiempo puede ser tan fácil como 1,2,3. UpKeep, en particular, hace que el proceso sea intuitivo con su interfaz gráfica fácil de usar. Puede seleccionar informes personalizados y ver los indicadores clave de un vistazo en el panel del producto.

Si desea profundizar más, es sencillo configurar informes y gráficos para verificar sus costos continuos. Una vez que defina sus KPI y capacite a su personal para ingresar datos relacionados con los costos en su CMMS , es fácil agregar esta información en informes simples. Eche un vistazo a su progreso con la frecuencia que desee.

Cómo minimizar el tiempo de inactividad de los activos

Una vez que los técnicos de mantenimiento se acostumbren a ingresar todas sus actividades en el nuevo CMMS, tendrá una gran cantidad de información histórica sobre el rendimiento de los activos. Como resultado, es fácil ver el nivel de tiempo de inactividad de un activo en particular, modificar las tareas de mantenimiento y luego verificar si esas tareas tuvieron un efecto positivo a través del panel de KPI.

Cómo vincular sus KPI a los objetivos de la organización

Hablamos mucho sobre la teoría de los KPI, pero ¿cómo los relacionan las empresas con los objetivos organizacionales? ¿Cómo se ve en la práctica?

La respuesta corta es que los objetivos organizacionales pueden interactuar fácilmente con los KPI y viceversa. Los objetivos organizacionales son metas a largo y corto plazo para la empresa en su conjunto. Los KPI son indicadores clave de rendimiento. Esto significa que los KPI pueden mostrar a una empresa cómo se está desempeñando en sus objetivos organizacionales y los objetivos organizacionales pueden mostrar en qué KPI enfocarse.

Sin embargo, esto depende en gran medida de su sistema CMMS. Así es como el CMMS correcto incorpora todos estos números, medidas y datos en un sistema

Uso de un CMMS para realizar un seguimiento de los KPI de mantenimiento

Para ver cómo funciona todo esto, aquí hay dos ejemplos de empresas que rastrearon sus métricas y KPI clave a través del sistema CMMS de UpKeep, por ejemplo. Estas empresas tienen objetivos y necesidades muy diferentes. Sin embargo, un excelente sistema de seguimiento puede lograr todo tipo de objetivos, rastrear muchas métricas diferentes y ayudar a las empresas a alcanzar sus sueños.

Caso de estudio: McCormick reduce el mantenimiento reactivo hasta en un 60 %

El equipo de mantenimiento de McCormick es un gran ejemplo de cómo un grupo de personas se unió para establecer objetivos comunes para abordar los desafíos que enfrenta su negocio. Necesitaban una forma de rastrear lo que estaba pasando y la necesitaban rápido. No hubo tiempo para generar indicadores clave de rendimiento o para ver sus métricas: solo hubo tiempo suficiente para completar tareas críticas antes de que aparecieran más.

El sistema CMMS de UpKeep le permitió a McCormick descargar muchas tareas menores en una base de datos central que las rastreaba automáticamente. El simple cambio redujo significativamente el tiempo de inactividad de la planta de McCormick, ya que los empleados no tenían que hacer un seguimiento de cosas como los ciclos de vida de las piezas. Su auditoría anual se simplificó y pudieron crear KPI y métricas adecuadas para medir su proceso a lo largo del tiempo.

La historia de McCormick es un gran ejemplo de cómo liberar a su empresa de los pequeños detalles puede permitirle ver el panorama general. Al realizar un seguimiento del tiempo de inactividad y aumentar el porcentaje de mantenimiento planificado, el equipo pudo mostrar cómo sus esfuerzos individuales se tradujeron en ahorros de costos para su empresa a largo plazo.

Estudio de caso: la ciudad de Deerfield Beach reduce los costos de mantenimiento correctivo

La Ciudad de Deerfield Beach enfrentó una situación muy diferente. Necesitaban un proceso de higiene y seguridad para el suministro de agua de toda una ciudad y lo necesitaban rápidamente. Las métricas y los puntos de referencia de KPI alcanzables se volvieron de suma importancia. En lugar de un software torpe o documentos en papel, UpKeep ofreció una plataforma optimizada para facilitar el proceso para todos. Al aumentar el cumplimiento del cronograma, el equipo de mantenimiento en Deerfield Beach pudo medir su éxito en el dinero ahorrado para su empresa.

Si bien los objetivos en ambas situaciones eran muy diferentes, sus necesidades eran muy parecidas. Ambas empresas necesitaban una solución optimizada.

¿Cómo se mide su empresa?

Los KPI son las varas de medición críticas para ayudar a mantener sus instalaciones en funcionamiento y operando de manera eficiente. Al seleccionar un puñado de indicadores clave, su equipo de gestión puede realizar cambios y medir su eficacia.

Cuando se enfoca en sus activos y procesos más importantes, hace una gran diferencia positiva en sus resultados. Y eso es lo que toda empresa quiere.

 Esta historia se actualizó por última vez en febrero de 2020 con más detalles y ejemplos.