14 consejos para una implementación exitosa de CMMS

Si bien la mayoría de las instalaciones pueden beneficiarse del software CMMS , no siempre está claro cómo implementar uno con éxito. De hecho, la implementación de CMMS puede ser una tarea llena de dolores de cabeza, ya que más del 70 % de los nuevos proyectos de CMMS no se lanzan, según una encuesta realizada por UpKeep.

Sin embargo, hay algunos pasos simples que toda organización puede tomar antes, durante y después de la implementación de su CMMS para asegurarse de que su sistema sea un éxito.

Antes de implementar un nuevo CMMS

Los primeros pasos a seguir suceden incluso antes de seleccionar el software CMMS. Si bien puede ser tentador ahorrar tiempo y lanzarse al primer CMMS atractivo que encuentre, un plan sólido creará un producto final más libre de errores. El tiempo y el dinero ahorrados por la falta de solución de problemas valdrán la pena al final.

Hay algunos detalles cruciales para planificar antes de la implementación de CMMS, que incluyen...

1. Alcance del proyecto

Primero, ayuda a determinar los objetivos de su CMMS. ¿Qué quiere rastrear la instalación? ¿Qué áreas necesitan más esta implementación? ¿Qué funciones son necesarias para que la instalación funcione al máximo tiempo de actividad? ¿Cuánto dinero se asigna para este proyecto CMMS? Una organización debe ser realista acerca de sus costos y plazos. Tener un presupuesto inadecuado podría significar gastar mucho dinero sin ningún producto final.

2. Seleccione sabiamente un CMMS

En lugar de salirse de la recomendación de una persona o del primer resultado de la búsqueda, es beneficioso observar una gama de diferentes productos CMMS para descubrir cuáles ofrecen la funcionalidad necesaria. El alcance de un proyecto determinará las necesidades de un CMMS.

3. Involucrar a las partes interesadas

Antes de la implementación de CMMS, todos los involucrados en este proceso de toma de decisiones deben participar. Contar con la aprobación de los gerentes, los equipos de mantenimiento y otras partes interesadas clave es esencial para un lanzamiento sin problemas. Estas partes interesadas deben estar al tanto de los nuevos desarrollos.

Implementación de CMMS

Luego viene la implementación del CMMS. Este proceso no es tan simple como instalar software y configurarlo. De hecho, este puede ser el paso más complejo según el sistema de gestión de activos anterior. Dicho esto, el tiempo justo antes y durante la implementación es un buen momento para recopilar datos y asegurarse de que la transición entre los sistemas antiguo y nuevo se realice de la mejor manera posible.

4. Tener un equipo de migración dedicado

La migración puede ser difícil o fácil según el nivel de esfuerzo inicial. Por ejemplo, una instalación que espera que una migración se realice sin problemas sin filtrar sus datos, limpiarlos y administrar los activos de antemano podría tener un duro despertar el día de la implementación. Es útil tener un equipo dedicado a migrar activos, e incluso existen servicios para ayudar a una instalación a hacer esto si la tarea parece demasiado desalentadora. (En UpKeep, ofrecemos servicios de migración de datos a organizaciones más grandes que desean transferir datos de software de mantenimiento anterior).

5. Reúnase con los equipos regularmente

Planifique una fecha de inicio realista y asegúrese de que todos los equipos involucrados estén al tanto de esa fecha. Durante la implementación, asegúrese de programar reuniones constantes con las partes interesadas clave para asegurarse de que su departamento reciba la atención que necesita. Estos registros son vitales para asegurarse de que siempre haya un dedo en el pulso del CMMS. El registro con el proveedor de CMMS también es importante. Su gerente de cuenta puede ayudarlo a mantenerse encaminado para lograr una implementación exitosa.

6. Implementar gradualmente

No siempre es prudente tratar de implementar todo lo más rápido posible. La adopción de un CMMS tiene una curva de aprendizaje para todos los involucrados, no solo para los empleados que envían órdenes de trabajo. Puede ser útil iniciar el CMMS en un área para demostrar su valor antes de implementarlo en el resto de la empresa.

7. Capacítate

Averigüe qué necesidades de documentación existen y satisfaga esas necesidades (cursos de capacitación, manuales de operación, preguntas frecuentes). Si existen, utilice los servicios de formación del proveedor. De lo contrario, dedique tiempo de los empleados a sentarse con los materiales de capacitación. También puede ser útil que los escritores técnicos desarrollen el material a medida que se implementa para que la documentación esté siempre actualizada.

Post-implementación

El CMMS se ha implementado y el trabajo está completo, ¿verdad? Bueno, un CMMS es como cualquier otro equipo: necesita mantenimiento, supervisión y reparaciones cuando sea necesario. Esto puede significar muchas cosas diferentes para diferentes instalaciones.

8. Utilice los datos del CMMS

Planifique utilizar los datos que recopila con el CMMS para mejorar los esfuerzos de mantenimiento y la productividad en toda la instalación. Los datos se pueden utilizar para diagnosticar la confiabilidad operativa de un activo específico, un área o incluso toda la instalación. Para llegar a estos diagnósticos, puede convertir los datos en informes visuales de mantenimiento .

9. Mejorar la programación de mantenimiento Mejora de PM/PdM

Utilice los datos recopilados para mejorar los programas de mantenimiento preventivo o predictivo . Si esta funcionalidad no existe, trabaje con el proveedor para encontrar una solución.

10. Seguimiento de presupuestos

Utilice el CMMS para averiguar dónde está fallando el presupuesto de la organización mediante el seguimiento de los costos de los proveedores, los costos de las piezas y las horas extra. Esta puede ser una estadística vital para ayudar a una organización a mantener la rentabilidad máxima y reducir los costos generales de mantenimiento.

A lo largo de todo el proceso de implementación de CMMS, apóyese en el proveedor de CMMS para que lo ayude. Durante la implementación previa, pídales que realicen demostraciones del producto para todo su equipo para asegurarse de que el producto sea adecuado para todos. Durante la implementación, obtenga su ayuda con la migración de datos. Y durante la post-implementación, pregúnteles formas de usar los datos que ha recopilado.

Al seguir los pasos anteriores durante la implementación, se preparará para el éxito en el uso de su CMMS. Sin embargo, es importante estar al tanto de las formas comunes en que una implementación puede fallar para evitar repetir los errores de otros.

4 fallas comunes en la implementación de CMMS

Las organizaciones sienten que usar software nuevo es fácil, por lo que renuncian a muchas de las estrategias críticas de planificación y preimplementación que hacen que la adopción de CMMS sea un éxito.

Hay cuatro formas realmente importantes de estropear la implementación de un CMMS, y la mayoría de los proyectos fallidos sufren de una o más de ellas.

1. Falta de planificación

La planificación es un paso vital en el proceso y uno que a menudo se pasa por alto.

Un CMMS por sí solo no solucionará los problemas de mantenimiento que afectan a una instalación. Para implementar correctamente un CMMS (o incluso para elegir el software adecuado), una instalación debe crear un plan de acción que incluya:

Qué tipo de datos quieren rastrear
Qué tipo de funcionalidad necesitan
Que tipo de presupuesto tienen
Aprobaciones y aceptación de las partes interesadas

Invertir inmediatamente en un CMMS sin un plan es un gran error que puede acabar con un proyecto al llegar.

2. Contratiempos de implementación

El paso con la mayor variedad de lugares para fallar es probablemente el paso de implementación.

Hay más en esto que instalar el software y comenzar las órdenes de trabajo . La implementación involucra toneladas de factores críticos:

¿Cómo se migran los datos de sistemas anteriores?
¿Existe un plan PM diseñado y listo para ser programado?
¿Se probó el software en un área antes de implementarlo en toda la instalación?
¿Todos se comunican cuando las cosas se están implementando?
En esta etapa, la comunicación, las pruebas y la planificación siguen siendo partes muy importantes del proceso de implementación de CMMS.

3. Poca o ninguna capacitación en CMMS

Cuando un nuevo activo llega a una instalación, el personal de mantenimiento debe recibir capacitación sobre el uso y las tareas de mantenimiento. Lo mismo ocurre con un CMMS, pero las instalaciones aún continúan revisando este paso.

La capacitación tampoco debe ser algo de una sola vez; la capacitación continua es increíblemente importante, especialmente si un CMMS recibe actualizaciones para nuevas funciones. Cuando una organización escatima en capacitación, el personal de mantenimiento no sabrá cómo usar el sistema que se supone que facilitará su trabajo.

Además, está comprobado que la capacitación aumenta la adopción; no deje que esto elimine una implementación.

4. Ingresar datos de baja calidad en el CMMS

Finalmente, el proceso de recopilación de datos puede acabar con un CMMS con facilidad: si ingresa datos basura, obtiene datos basura.

Los equipos de mantenimiento deben comprender qué tipo de datos deben ingresar. La capacitación práctica puede ayudar con esto: si a los técnicos se les muestra cómo completar las órdenes de trabajo con información útil y de calidad, los datos que obtenga serán procesables.

Siguiendo estos pasos y evitando las fallas de implementación más comunes, se unirá al 30% de las empresas que implementan con éxito un CMMS.