¿Cómo utilizo códigos de falla y códigos de defectos en un CMMS?

En el nivel más básico, los códigos de fallas y defectos identifican los problemas de una manera estandarizada que los técnicos pueden reconocer fácilmente. Según el programa utilizado para generarlos, pueden ser señales que indiquen el camino hacia una descripción más detallada de lo que está sucediendo, o la información puede estar contenida en una sola línea cifrada. La información debe ser traducida por alguien que entienda los códigos.

Funciones de los códigos de falla y defecto

Hay tres funciones principales de los códigos de falla y defecto. Estos son:

• Mejora de la eficiencia del mantenimiento
• Seguimiento e identificación de problemas a lo largo del tiempo
• Y creando una orden de trabajo detallada

Aquí hay una mirada detallada a cada una de estas funciones y lo que hace por usted y su empresa.

Mejora de la eficiencia del mantenimiento

Los códigos de falla ayudan a que las instalaciones sean más eficientes porque sacan a la luz tendencias problemáticas. Por ejemplo, el mismo código de falla de error del operador se repite varias veces en el transcurso de algunos meses. Un gerente puede corregir al técnico o revisar las instrucciones de la tarea para evitar que ese error vuelva a ocurrir.

Seguimiento e identificación de problemas a lo largo del tiempo

Cuanta más información de calidad recopile, más fuerte se volverá su CMMS. Los códigos de falla se pueden registrar con el tiempo, lo que permite a la gerencia generar informes analíticos. Estos informes pueden servir como base para un programa continuo de mejora continua. Por ejemplo, los elementos de acción se pueden vincular a los elementos de código de falla de mayor prioridad y se pueden volver a medir para mejorar con el tiempo.

Creación de órdenes de trabajo detalladas

La mayoría de las soluciones CMMS permitirán que la administración clasifique por hora, fecha, ubicación o activo. Esta capacidad le brinda una gran flexibilidad para examinar dónde y cuándo se producen los códigos de error. Cuando se configuran y organizan correctamente, estos datos pueden fluir directamente hacia la creación de órdenes de trabajo detalladas que aborden tanto el núcleo como las consecuencias del código de falla.

Ejemplos de códigos de fallas y defectos comunes

Todos los sistemas de administración de mantenimiento computarizados generarán los siguientes 10 códigos de falla y defecto en algún momento. Estos son:

• Códigos de mantenimiento
• Errores de usuario
• Problemas de calibración
• Defectos de activos
• Problemas de contaminación
• Problemas con la computadora
• Códigos de sobrecalentamiento
• Alertas de fugas
• falta de inicio
• y atascos de equipos.

La siguiente sección trata en detalle cada uno de estos códigos de falla y explica su propósito y función en términos generales. Si bien es posible que algunas empresas no utilicen los códigos estandarizados, son la excepción y no la regla.

Códigos de mantenimiento

Los códigos de falla de mantenimiento se activan por cualquier práctica de mantenimiento deficiente. Esto puede incluir procedimientos de mantenimiento mal realizados, sobrelubricación de componentes o falta de atención a los detalles. Los códigos de mantenimiento continuo generalmente apuntan a la negligencia como la causa raíz.

Errores de usuario

Los códigos de falla del usuario ocurren cuando un operador, técnico u otra persona ha hecho algo para dañar el activo o la máquina. Esto puede incluir vandalismo, personal no capacitado o errores de servicio no intencionales.

Problemas de calibración

Si una máquina o un activo se sale de un rango determinado, puede indicar un problema de calibración. Estos incluyen una amplia gama de problemas, como alineación, pesos inadecuados, herramientas dejadas en la maquinaria y más. Los ejemplos incluyen casos en los que una máquina puede estar mal alineada o puede ser necesario calibrar un activo para reducir la vibración.

Defectos de activos

Si su equipo tiene problemas con sus cojinetes, motores, cajas de engranajes u otros componentes, se activará un código de falla de defecto de activo. Si se trata de maquinaria, las máquinas pueden apagarse hasta que se resuelva el problema. Estos códigos permiten que un técnico comprenda y aborde el defecto de manera rápida y eficiente.

Alertas de contaminación

Mantener limpios los equipos y los activos puede ser un desafío, especialmente si operan en entornos hostiles o inusuales. Si la suciedad, los escombros u otra contaminación comienzan a interferir con el rendimiento del activo, se activará este código de falla y es posible que el equipo o las áreas se apaguen.

Problemas con la computadora

Si un equipo en particular requiere un microprocesador para funcionar, este código de falla puede ser útil. Tal vez la máquina esté funcionando bien, pero los controles de la computadora están bloqueados. Este código de falla puede alertar al equipo de mantenimiento que se requiere soporte de TI para seguir adelante.

Códigos de sobrecalentamiento

Ciertos códigos de falla, como el sobrecalentamiento o los desencadenantes de humo, pueden provocar casi emergencias. En casos severos, es posible que sea necesario evacuar partes de la instalación. Cuando un gerente de mantenimiento tiene acceso en tiempo real a estos datos, se pueden prevenir daños significativos de manera oportuna.

Alertas de fugas

Los códigos generales de falla de fugas se pueden incorporar en un CMMS. Los ejemplos incluyen fugas de entrada que son específicas de líquido o aire, fugas de líquido que pueden ser corrosivas o tóxicas, y más. En algunos activos, las fugas pueden ocasionar un mal funcionamiento del equipo, mientras que en otros pueden ser una pérdida del uso de energía.

Error al iniciar el código

Si un activo simplemente no arranca, el problema de mantenimiento puede residir en la alimentación, los componentes de arranque o los interruptores de encendido. Estos códigos de falla pueden dirigir mejor a los técnicos a los componentes apropiados del equipo para resolver el problema.

atascos de equipos

Cuando una máquina o equipo se atasca, puede haber un objeto extraño bloqueando su funcionamiento. Este código de falla ayuda a los técnicos a inspeccionar las áreas donde es más probable que una máquina se atasque y a despejarlas antes de que el trabajo se acumule detrás del equipo en cuestión.

Cómo usar los códigos de falla

Ahora que entendemos lo que hacen los códigos de falla y los códigos de efecto y sus funciones dentro de un sistema de software de gestión de mantenimiento computarizado, podemos profundizar en la mejor manera de utilizar la información contenida en ellos. Hay cinco pasos en este proceso.

• Identificar modos de falla
• Conjunto de códigos de falla apropiados.
• Incluya los componentes del código de falla en las órdenes de trabajo.
• Optimizar las órdenes de trabajo.
• Y pruebe y escale según sea necesario.

Identificar modos de falla

Para identificar los modos de falla, las empresas generalmente usan uno o más de cuatro métodos diferentes. Estos son los siguientes:

• Análisis de modos y efectos de falla, que es un sistema que utiliza números de prioridad de riesgo para priorizar situaciones, eventos y cosas en función del impacto que tienen en las operaciones generales. Esto generalmente se usa en situaciones en las que se está incorporando un nuevo proceso o una nueva pieza de equipo.
• El método de los 5 porqués, que se compone de preguntar “¿por qué?”. Este método utiliza la pregunta simple para llegar a la causa raíz de cualquier problema. Los casos en los que el método de los 5 porqués es más útil suelen implicar la repetición de problemas que deben resolverse lo antes posible.
• Análisis de causa raíz, que es un proceso sistemático para identificar el origen de un incidente . Como su nombre lo indica, el análisis de causa raíz es más útil en situaciones en las que desea saber exactamente qué está causando el incidente y dónde comenzó.
• Análisis de árbol de fallas , que depende de los diagramas de árbol de fallas para descubrir la causa principal de un evento de manera sistemática y ordenada.

Todos estos métodos tienen un mejor momento y lugar para su uso. Esto dependerá del equipo en cuestión, las causas del evento y otros factores que dependen de la situación en cuestión. A veces, las empresas utilizan un enfoque combinado de dos o más métodos para determinar qué modos de falla es más probable que enfrenten.

Configure los códigos de falla apropiados

Una vez que conozca las fallas más comunes que puede enfrentar, es hora de configurar los códigos de falla apropiados que etiquetan y llaman la atención sobre estas fallas. Luego, estos códigos deben cargarse en su sistema CMMS y distribuirse lentamente a sus empleados y técnicos.

La mayoría de los expertos le dirán que es mejor tener 30 códigos de falla o menos. Este es el punto óptimo entre una buena variedad de códigos sin abrumar a sus técnicos con códigos para recordar. Como ellos son los que verán y trabajarán con estos códigos, es importante reducir la confusión.

Algunas cosas a tener en cuenta al crear sus códigos incluyen:

• mantenlos organizados
• Manténgalos lógicos
• Manténgalos consistentes
• Y mantenlos simples

Recuerde: sus técnicos y trabajadores deben poder comprender sus códigos de falla de forma rápida y sencilla.

Incluya los componentes del código de falla en las órdenes de trabajo

No todas las órdenes de trabajo tendrán un código de falla, pero los componentes del código de falla se pueden incluir en muchas órdenes de trabajo diferentes. Por ejemplo, los técnicos pueden ver códigos de falla que son similares a la situación que están manejando en una máquina diferente. Esto mantiene las reparaciones consistentes y coherentes en múltiples piezas de maquinaria.

Si se realiza un seguimiento adecuado, los modos de falla pueden contener información valiosa sobre cómo acortar diferentes trabajos o tareas en cuestión, reduciendo así los costos de mano de obra. También pueden proporcionar una visión general holística de la maquinaria y los activos de la empresa en una forma comprobada y basada en datos.

Su biblioteca de códigos de falla es una guía de referencia rápida para todos los técnicos y empleados. Pueden consultar esa base de datos para averiguar qué se ha hecho en el pasado, qué problemas se han enfrentado y qué situaciones se han corregido. Toda esta información puede fluir hacia el siguiente paso del proceso, es decir, la optimización de sus órdenes de trabajo.

Optimice las órdenes de trabajo con estos datos

Una vez que tenga suficientes datos, puede comenzar a optimizar sus órdenes de trabajo típicas con ellos. Algunos beneficios iniciales de este proceso incluyen reparaciones más precisas del sistema, tareas y trabajo simplificados para sus empleados y datos fácilmente analizados.

Dependiendo de su sistema, las órdenes de trabajo asociadas con códigos de falla pueden generarse automáticamente y agregarse a la carga de trabajo de las personas sin tener que involucrar a un gerente en el proceso.

Probar y escalar según sea necesario

Finalmente, como con todas las prácticas comerciales, es hora de probar y escalar sus códigos de falla. ¿Están funcionando tan bien como esperabas? ¿Cuáles son algunos de los inconvenientes y enredos inesperados que han surgido? ¿Con qué luchan más sus trabajadores? ¿Liberaste todos los códigos a la vez, creando confusión? ¿Cómo maneja su software estos códigos?

Todas estas son preguntas que deben responderse en la fase de prueba y escalado.

¿Qué factores influyen en la precisión de los códigos de fallas y defectos?

Las computadoras solo pueden informar sobre los datos que se les dan o que han recopilado. Si hay fallas en estos datos, las computadoras no necesariamente las detectarán. Depende del técnico humano a cargo del sistema en cuestión descifrar lo que está pasando. ¿Cómo se pueden evitar estas situaciones en sus códigos de falla y defecto?

La respuesta se puede encontrar en las mejores prácticas del código de error. Aquí hay una breve descripción general de las mejores prácticas, con algunas sugerencias específicas para diferentes tipos de software.

Mejores prácticas de código de error

Como con muchas cosas, la primera mejor práctica es configurar su sistema de código de falla con detalle y diligencia, preferiblemente con un profesional experimentado a cargo del proyecto. Los mismos puntos en la creación de estos códigos también se aplican aquí: manténgalos organizados, lógicos, consistentes y simples.

Si una cantidad desproporcionada de códigos regresa mal etiquetados o mal entendidos, es hora de hablar con sus empleados sobre por qué sucede esto. Cuanto antes pueda llevarse a cabo este análisis, mejor. Hable con las personas mismas, no confíe en encuestas u otros métodos impersonales. Invierta el tiempo para descubrir qué está pasando exactamente y cómo resolverlo.

Otras mejores prácticas dependerán de sus códigos de falla y sistema únicos. Si bien lleva mucho tiempo poner en práctica estas pautas, la inversión se amortiza en el futuro. ¡Y no es en un futuro lejano!

Cerrando el ciclo entre el código de falla y la solución

El siguiente factor que interviene en los datos precisos del código de falla son los bucles entre los códigos de falla y las correcciones. Estos dependen de los datos precisos del código de falla, pero también pueden alimentar estos datos en cuestión.

Es importante enfatizar que muchas veces los bucles se cerrarán por sí solos, particularmente y un sistema que funcione bien. Sin embargo, los bucles no pueden cerrarse cuando se han proporcionado datos inexactos al sistema.

La respuesta a este problema es asegurarse de que su sistema obtenga la mejor información posible. Los sistemas como el Internet de las cosas , los sensores inteligentes y otras tecnologías que se conectan a su software de administración de mantenimiento computarizado pueden ser de ayuda en esta parte del proceso.

En resumen, si su sistema está bien configurado, sus bucles se cerrarán. Si su sistema no está configurado adecuadamente, es posible que deba profundizar más para cerrar estos bucles.

Integrando sus códigos de falla dentro de su sistema CMMS

Simplemente generar códigos de falla no es suficiente. Si las empresas no pueden abordar los códigos de falla de manera oportuna, continuarán operando equipos dañados.

Como resultado, desea un CMMS que pueda poner en funcionamiento esos códigos de falla, preferiblemente sin soporte técnico o experto avanzado. Este es el primer paso para cerrar el ciclo. Algunas formas diferentes en que un CMMS puede hacer esto incluyen:

• Creación automática de órdenes de trabajo para lidiar con códigos de falla
• Organizar sus códigos de falla de manera coherente y cohesiva
• Proporcione un punto de fácil acceso al historial de sus códigos de falla
• Registre cuántas veces se han utilizado
• Registre qué códigos de falla son útiles y cuáles no
• ¡Y más!

Más allá de esto, es difícil decir qué puede hacer su sistema. Depende en gran medida del sistema que esté utilizando.

¿Cuáles son las mejores formas de avanzar?

Finalmente, está muy bien estudiar los códigos de falla y todo lo relacionado con ellos. Pero, ¿cómo impulsa esto el negocio hacia adelante? ¿Cómo facilita esto la vida de los empleados? ¿Cómo salva su equipo? La respuesta a todas estas preguntas se puede encontrar en los datos a los que apuntan los códigos de falla.

En conclusión, la mejor manera de utilizar los datos que le brindan los códigos de falla y los códigos de efecto es analizando los problemas de raíz a los que apuntan estos códigos. El análisis de los hallazgos permite a las empresas realizar cambios que no solo solucionan problemas, sino que también implementan medidas preventivas para evitar que surjan problemas en el futuro.

Estos cambios no se limitan al taller, la maquinaria, otros equipos o sus técnicos. Pueden fluir en todos los aspectos de su empresa. Y todo comienza con un pequeño código alfanumérico que señala las causas fundamentales de los inconvenientes, asuntos, problemas y otras tensiones menores y mayores que afectan la vida diaria de su empresa.

Y así es como los códigos de error pueden hacer que usted y su empresa avancen hacia el futuro.