Scholle IPN descubre las ideas de mantenimiento preventivo para lograr el valor completo del equipo.

Desafío

Aunque Scholle IPN tenía otro sistema de gestión de mantenimiento, era lento y difícil de usar en el día a día.

“Ya sea que usáramos la versión de escritorio o móvil de nuestro antiguo sistema, era realmente lento”, dijo Lee Scott, Gerente de ingeniería de Scholle IPN. “Configurar el sistema fue difícil con muchos pasos. Nos llevaría mucho tiempo plantear una tarea de mantenimiento preventivo o reactivo, y era costoso”.

Solución

Durante su búsqueda de un nuevo sistema de administración de mantenimiento de computadoras (CMMS), Lee encontró la primera solución móvil de UpKeep.

“Entré en la búsqueda sabiendo todo lo que quería hacer”, dijo Lee. “Alcanzar los estándares de la Industria 4.0 era una prioridad. También tuve que vender la solución al equipo de administración global, que ha tenido experiencias negativas con soluciones de TI que se salen de control en términos de costos. UpKeep tenía todo lo que quería y su equipo me ayudó a vender la solución internamente”.

Una herramienta móvil más ágil que brinda información de activos al instante

Lee necesitaba un CMMS que ayudara a simplificar el proceso de solicitud de trabajo mediante dispositivos móviles para el equipo.

“Queríamos tener la capacidad de crear órdenes de mantenimiento preventivo , así como almacenar y acceder fácilmente a los datos de inventario”, dijo Lee. “UpKeep nos permite adjuntar instantáneamente imágenes, archivos PDF, manuales y documentación a nuestras órdenes de trabajo”.

El equipo de administración también recibe notificaciones digitales por correo electrónico cada vez que se realiza una solicitud de trabajo, cuándo se realizó el progreso y cuándo se completó.

“Nos encantan las nuevas funciones del tablero de indicadores clave de rendimiento (KPI), que nos permiten profundizar y ejecutar los informes que necesitamos”, dijo Lee. “Hemos implementado códigos QR en nuestro inventario de activos y repuestos, lo que nos permite acceder a una gran cantidad de información con un escaneo rápido desde un iPad o iPhone. Todo está esencialmente al alcance de tu mano. Hemos podido reducir el tiempo que nos toma hacer una gran cantidad de tareas diferentes con UpKeep”.

Configuración rápida y alta adopción del equipo

Insatisfecho con su sistema de software anterior que era voluminoso y no intuitivo de usar, Lee quería un sistema de software que fuera simple, uno que su equipo realmente usara en sus trabajos diarios. Descifrar su sistema de software anterior era costoso y requería mucho tiempo, y les quitaba horas productivas que podían dedicarse a otros lugares.

Treinta días después de la capacitación inicial del equipo con uno de los Gerentes de Éxito del Cliente dedicados de UpKeep, el equipo de mantenimiento de Lee se comprometió por completo y estaba en camino de alcanzar su objetivo del 90 % de inicios de sesión de usuarios constantes. Independientemente de la familiaridad con la tecnología, los técnicos de mantenimiento pudieron aprender rápidamente e incorporar UpKeep en sus PM y tareas diarias.

Hubo una diferencia tangible en solo un mes de usar UpKeep. El equipo trabajó de manera más independiente con una mayor eficiencia de mantenimiento. Mientras que su CMMS anterior tenía un bajo uso y adopción por parte del equipo, UpKeep fue notablemente diferente en poco tiempo. Con UpKeep, Lee y su equipo pudieron obtener información sobre sus actividades de mantenimiento como nunca antes. Pudieron realizar un seguimiento de la finalización de la orden de trabajo por activo y técnico y monitorear los KPI, como la tasa de finalización de la orden de trabajo proactiva frente a la preventiva, así como el tiempo de respuesta de la orden de trabajo en UpKeep.

Descubrimiento de conocimientos de mantenimiento preventivo para lograr el valor total del equipo

Aunque el sistema anterior de Scholle IPN tenía una forma visual de ver las tareas de mantenimiento preventivo, no tenía ninguna capacidad para clasificar, organizar o extraer información útil.

“Queríamos respuestas a preguntas como: ¿Cuántos PM nos hemos perdido este año? ¿Cuántos PM se completaron esta semana? ¿Cuánto tiempo tardaron los PM? Lee dijo. “Queríamos poder adaptar el PM y obtener retroalimentación. Ahora, con UpKeep, uno de nuestros muchachos completa el PM y, si ve un problema, puede marcarlo e instantáneamente, nuestro administrador recibe los comentarios. Luego, el administrador puede corregir el problema agregando un paso o una nueva orden de trabajo. Anteriormente, eso tenía que suceder de boca en boca y barajar el papeleo”.

UpKeep permite que un técnico de mantenimiento o supervisor marque una casilla en el iPad para almacenar datos, lo que permite recuperarlos cuando sea necesario. “Nos ayuda a impulsar el negocio”, dijo Lee.

Las actividades de mantenimiento preventivo hacen que los equipos duren más tiempo hasta alcanzar su máxima capacidad. Las inspecciones periódicas y los controles de mantenimiento garantizan que las empresas como Scholle IPN reciban el retorno total de la inversión en maquinaria costosa, en lugar de las onerosas tarifas de los costos de reemplazo sin un programa de mantenimiento preventivo establecido.

Mejora de la productividad y priorización de la carga de trabajo

El cambio de un sistema CMMS más antiguo a UpKeep ha ayudado a Scholle IPN a aumentar su capacidad de trabajo de mantenimiento, realizar un mejor seguimiento de la mano de obra y alentar a otros dentro de la empresa a enviar solicitudes cuando sea necesario. En general, ha resultado en un nivel mejorado de productividad para la empresa en general y para el equipo de mantenimiento en particular.

“Anteriormente, asignábamos trabajos a los técnicos, y era fácil perder un poco la pista”, dijo Lee. “Ahora, tenemos visibilidad de la carga de trabajo de todos. Nos ayudó a equilibrar las órdenes de trabajo entre ese tipo que tiene 10 trabajos en espera y el que tiene un solo trabajo en espera”.

Además, el sistema de software anterior de Lee no tenía la capacidad de compartir instantáneamente el estado saliente de las órdenes de trabajo. Esto condujo a la confusión de los solicitantes sobre el progreso de sus solicitudes de mantenimiento urgente. Con la herramienta digital de UpKeep, los solicitantes siempre se mantienen informados y saben exactamente cuándo sus solicitudes de trabajo están en progreso, en espera o completadas.

Además, el departamento en su conjunto ha aumentado la productividad porque se ingresan más órdenes de trabajo en el sistema. “El equipo de producción está creando más puestos de trabajo en el taller, e incluso los propios muchachos están creando puestos de trabajo tal como los ven”, dijo Lee.

UpKeep se ha convertido en una parte central de la estructura del equipo. El equipo de Scholle IPN no podía imaginar cómo serían sus vidas sin UpKeep, como explica Lee: “Si nos quitaran UpKeep, tendríamos que volver al papel, tendríamos que volver a asignar manualmente tareas, el seguimiento de la carga de trabajo sería más difícil, el seguimiento del progreso de los trabajos sería más difícil. Los PM tendrían que volver a nuestro antiguo sistema donde ingresamos el papeleo y duplicamos lo que estamos haciendo”.

Con su equipo equipado con la aplicación de orden de trabajo simple UpKeep, Scholle IPN puede empaquetar alimentos y bebidas de manera más rápida y eficiente para que millones los disfruten.