El centro comercial regula el tiempo extra.

Desafío

El gerente sabía por experiencia previa que su tienda minorista necesitaba un buen sistema de administración de mantenimiento computarizado (CMMS) cuando comenzó a operar. En ese momento, estaba usando hojas de cálculo de Excel y documentos de construcción. El gerente quería una solución compatible con dispositivos móviles que fuera lo suficientemente simple para que sus técnicos la entendieran fácilmente, pero lo suficientemente compleja para hacer lo que se necesitaba.

Solución

Después de unos meses de pruebas rigurosas, UpKeep demostró ser la respuesta. Realiza un seguimiento y almacena la información necesaria y ayuda a administrar las órdenes de trabajo y el mantenimiento preventivo, pero sigue siendo lo suficientemente simple para que los técnicos lo utilicen fácilmente.

Resultados

Este centro minorista pudo realizar un mejor seguimiento y abordar de inmediato los problemas de seguridad, que era una alta prioridad para la organización.

Dado que la aplicación móvil era tan fácil de usar, a los técnicos les encantó poder tener toda la información, imágenes, listas de verificación y datos al alcance de la mano mientras estaban en el sitio. Además, sabían exactamente lo que se esperaba de ellos para que cada día fuera un éxito.

El negocio en sí pudo regular mejor las horas extra para emergencias reales, así como medir las necesidades de inventario, especialmente durante todos los problemas de la cadena de suministro resultantes de la pandemia global.

Finalmente, el análisis de datos ha ayudado al equipo de administración a tener visibilidad de todos los aspectos de su negocio, ayudándolos a tomar decisiones mejores y más inteligentes a largo plazo.

Nueva ubicación, nueva solución de mantenimiento

El gerente recibió la tarea de encontrar la solución CMMS perfecta para su sitio en particular. Las soluciones varían de un sitio a otro y de una región a otra dentro de la empresa y, como resultado, el gerente tuvo mucha libertad en términos de opciones de mantenimiento.

Antes de implementar UpKeep en este activo en particular, el equipo utilizaba documentos de construcción y hojas de Excel. No tenían ningún tipo de mantenimiento computarizado centralizado en absoluto.

Aunque la ubicación se encontraba en las primeras etapas del negocio, el gerente sabía que su equipo se vería obligado a enfrentar muchos problemas si no se encontraba una buena solución. Los problemas potenciales incluían la retención de registros, la gestión del conocimiento, el seguimiento, las órdenes de trabajo, el mantenimiento preventivo y el almacenamiento de información.

Además, los archivos de Excel son débiles en términos de seguridad. El equipo es responsable de informar y registrar la información de mantenimiento y tenerla disponible para que los inspectores la auditen.

Por experiencias previas con otras empresas, el gerente sabía que su ubicación no podría sobrevivir sin un buen CMMS. Como parte de la industria minorista, una buena parte del enfoque de la empresa debe estar en sus clientes. La experiencia del cliente y la seguridad es la prioridad número uno del equipo. Ser capaz de realizar un seguimiento de los problemas de seguridad, garantizar que se aborden de manera oportuna y resolverlos rápidamente es fundamental.

Sin embargo, el administrador del sitio también debe administrar las expectativas de su jefe. Tiene que priorizar la experiencia del cliente sin descuidar el mantenimiento preventivo y las demás reparaciones que los clientes no ven. Sin un sistema contiguo que le permita administrar todo, el gerente sabe que nunca podrá mantenerse al día tanto con el mantenimiento como con la experiencia del cliente: uno u otro terminará siendo sacrificado.

Buscando una solución simple y compatible con dispositivos móviles

El gerente quería un programa que tuviera una interfaz simple y limpia para él y una interfaz aún más simple para los trabajadores.

También estaba buscando una solución compatible con dispositivos móviles que no fuera demasiado complicada para los empleados. Durante su búsqueda de un CMMS, el gerente vio muchos programas que funcionan bien en el escritorio, pero cuando se traducen a la plataforma móvil, se vuelven intimidantes para los técnicos que no están familiarizados con la tecnología.

Los técnicos querían una solución limpia, simple y traducible. Tenía que poder rastrear garantías, inventarios y otros datos de información, así como generar informes y proporcionar valor.

Cambiar a UpKeep

Dado que la tienda minorista era completamente nueva, el equipo quería comenzar con el pie derecho eligiendo el sistema de gestión de mantenimiento adecuado. UpKeep resultó ser justo lo que buscaban los técnicos.

Durante unos cuatro o cinco meses habían probado una serie de productos diferentes, observando qué tan escalables eran y qué tan compatibles eran con su ubicación y necesidades. Consideraron si necesitaban un CMMS completo o solo un sistema de órdenes de trabajo basado en tickets. El equipo finalmente decidió que un CMMS completamente reparable era lo más valioso para su activo.

La empresa comenzó a usar UpKeep a principios de 2019.

Aprovechando la movilidad de UpKeep

El gerente aprecia la simplicidad y la movilidad que UpKeep brinda para él y su equipo. En el nivel más bajo, puede entrenar a todo su equipo para acceder a toda la información que tiene en su computadora portátil. No están perdiendo el tiempo con un técnico en el techo y la información siete pisos más abajo en su oficina. Descubrieron que es una gran ventaja tener contraseñas, información sobre diferentes unidades y listas de verificación de mantenimiento preventivo al alcance de la mano.

El mantenimiento puede ser complicado para esta ubicación, ya que utiliza un programa mixto. Un equipo es responsable de los controles mensuales, mientras que un tercero realiza el mantenimiento anual o trimestral, pero los técnicos también deben administrar los tiempos intermedios.

Tener un registro de servicio preciso y accesible con evidencia fotográfica ayuda a integrar todo y brinda información a todos los equipos de mantenimiento. El gerente usa los datos para ayudar a tomar buenas decisiones de mantenimiento. No solo evita el mantenimiento innecesario, sino que también brinda otro nivel de confianza para un gerente de operaciones que simplemente no tiene tiempo para salir y verificar dos veces los PM de todos. Toda la información está en su mano.

El gerente afirmó que uno de los puntos de venta más importantes de UpKeep era la plataforma móvil. Lo vio como una forma de empoderar a sus técnicos dándoles acceso a la información. Regularmente ahorra una enorme cantidad de tiempo.

Aumento de la satisfacción de los trabajadores

A medida que los técnicos han pasado más tiempo con el sistema, han visto cómo se disparaba la satisfacción de los trabajadores. Los técnicos saben lo que tienen que completar y cuáles son los plazos esperados.

UpKeep también ayuda a delegar tareas al equipo y gestionar las expectativas en ambos extremos. El gerente de operaciones puede comprender cuánto tiempo es necesario para cada parte de un PM y cuánto se puede hacer de manera realista en un determinado turno de empleado.

UpKeep ha demostrado ser útil con la programación de tareas para el equipo. Los técnicos no pueden atender ciertas órdenes de trabajo a veces debido a requisitos de seguridad o acceso. Sin embargo, con UpKeep, pueden programar de manera más eficiente. Pueden asignar tareas de dos personas en función de cuándo se supone que los muchachos deben estar allí, en qué momento del mes se encuentran y cuánto tiempo requieren las tareas. También pueden presionar al equipo para que resuelva tareas sensibles al tiempo, como problemas relacionados con la experiencia del cliente, antes de que abra el centro comercial.

Regulación de las horas extraordinarias

La capacidad de realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo y priorizarlas a través de UpKeep ahorra tiempo y estrés al equipo. Los técnicos tienen una tendencia constante a permitir que las horas extraordinarias se vuelvan locas. No estaban realmente seguros de dónde procedía el trabajo extra hasta que vieron cómo estaban priorizando las cosas. Descubrieron que no estaban siendo buenos administradores de sus horas extras y estaban dejando escapar sus prioridades.

UpKeep ayuda a evitar horas extras innecesarias porque pueden rastrear y priorizar el trabajo. Pueden hacer ajustes en función de esas prioridades y el número de técnicos.

Aunque el equipo tiene las mejores intenciones, a veces los técnicos se equivocan acerca de la urgencia de una orden de trabajo. El gerente ahora tiene la visión para poder quitarle prioridad a lo que no es absolutamente crítico.

Seguimiento de KPI

El KPI número uno para la empresa es eliminar posibles incidentes de responsabilidad. Están trabajando para identificar posibles áreas de responsabilidad y resolverlas antes de que se conviertan en un problema. Es similar a asegurarse de que las marcas de pintura en la carretera sean razonablemente visibles. Están evitando accidentes antes de que sucedan.

Los técnicos también realizan un seguimiento del desgaste de los equipos y de las garantías. El objetivo es asegurarse de que aprovechen al máximo sus garantías. Como resultado, el seguimiento del estado de la garantía es imprescindible.

Mejorar el inventario

Antes de la pandemia, la empresa vivía en un mundo justo a tiempo. El gerente no quería gastar mucho dinero, así que mantuvo un inventario muy limitado. La pandemia le está enseñando que un pequeño inventario, al menos, es algo bueno.

La pandemia ha hecho que sea mucho más difícil obtener las piezas necesarias. Para algunos proveedores, pasó de una espera de un día a una espera de seis meses.

Antes de que la pandemia llegara a su punto máximo, la empresa presentó un procedimiento de política para los filtros de aire. Fue bastante fácil conseguirlos en ese momento, y se convirtieron en líderes de la industria en ese sentido.

Sin embargo, a medida que los filtros de aire de mayor calidad se convirtieron en un estándar de la industria, el inventario se agotó. Pero ahora los técnicos pueden rastrear cuántas unidades tienen en inventario, cuántas vueltas deben darles y cuánto tiempo les sacarán.

Es imposible saber exactamente lo que se necesitará en seis meses; por ejemplo, si el cambio del filtro de aire iba a ser permanente. Sin embargo, la información de inventario ayuda a la empresa a mirar hacia el futuro.

Puede ser alarmante cuando alguien dice que un artículo tiene una espera de seis meses y es tentador querer asegurarse de tener todo lo que pueda necesitar. El gerente del centro minorista ya no necesita comprar con esa mentalidad. Como resultado, la empresa ha experimentado muchas mejoras desde la perspectiva de la gestión de efectivo.

Ahorro de tiempo en la gestión de órdenes de trabajo

Completar una orden de trabajo solía implicar muchos pasos para la empresa. Tendrían que llamar para decirle a alguien que necesitaban una orden de trabajo. Alguien llenó un papel que luego fue recogido por otra persona que lo llevó a la oficina, determinó si necesitaba atención y lo envió al equipo técnico real. Luego, la orden de trabajo tenía que ingresarse en una hoja de cálculo, completarse y cerrarse.

Todo eso sucede en menos de un minuto con UpKeep. Los empleados han ahorrado mucho sudor y seguridad. Es un tipo diferente de experiencia.

La gestión mejorada del conocimiento empodera a los futuros empleados

El seguimiento y almacenamiento de información es un gran beneficio para los técnicos. Adoptar la gestión del conocimiento es un enorme multiplicador de fuerzas. Ahorraron una enorme cantidad de tiempo cuando tuvieron sus registros digitalizados y en los bolsillos de los usuarios que más los necesitaban.

Pero el equipo también mira hacia adelante. El objetivo es tener un largo historial de información precisa y accesible para los equipos futuros. Los empleados se dan cuenta de que las tecnologías que tienen hoy no serán necesariamente las que tendrán dentro de cinco a diez años. Ser capaz de registrar el historial, rastrear el trabajo de sus equipos y saber que estará disponible para equipos futuros, es un empoderamiento para los empleados actuales. Reduce el estrés a largo plazo para el presente y el futuro de ambos equipos.

Todos los técnicos saben lo que cuesta reemplazar una unidad de techo HVAC. Pero es muy difícil entender lo que cuesta poseer ese equipo durante su vida útil. Es muy difícil cuantificar lo que cuesta mantener esa pieza durante todo su ciclo de vida.

Comprender ese costo y cómo se compara con otros activos les permite poseer, administrar y mantener activos de una manera que les ayude a ahorrar dinero a largo plazo, tomar buenas decisiones y utilizar la información para su beneficio.

Seguimiento a través de UpKeep Analytics

El gerente prioriza su tablero, asegurándose de que comprende cuánto hay en el plato de su equipo y cuánto están limpiando. Es muy importante para el gerente de operaciones, que trata con el equipo a diario, poder ver cuántas órdenes de trabajo se asignan y cuánto tardan en completarse.

También están constantemente mirando el estado de las órdenes de trabajo. Saben qué trabajo queda, cuándo debe completarse, qué es una prioridad principal y qué están haciendo para cerrar las órdenes de trabajo. Pueden ver el estado de la orden de trabajo por los números.

El gerente revisa la información al final del mes o trimestre con su gerente de operaciones. Pueden ver la productividad de cada técnico y tomar buenas decisiones sobre la gestión del rendimiento.

Los análisis les ayudan, de un vistazo, a administrar lo que no necesitan monitorear constantemente. Podría llevar horas cuantificar lo que hay disponible si solo estuvieran usando una hoja de cálculo. Esencialmente, UpKeep quita la gran mayoría de la carga administrativa de los hombros del gerente.