Orangetheory genera más de $100,000 en ahorros.

Fondo

Orangetheory Fitness es una franquicia de estudios boutique de fitness con sede en Boca Raton, Florida. A partir de diciembre de 2019, la cadena incluye más de 1200 estudios en los 50 estados de EE. UU. y en más de 23 países. Los entrenamientos de Orangetheory son una forma de entrenamiento de intervalos de alta intensidad, que alternan períodos cortos de ejercicio intenso y largos períodos de recuperación. Cada estudio tiene una gama de cintas de correr, máquinas de remo de interior y estaciones de entrenamiento con pesas para aumentar la resistencia y la fuerza.

Mark Haas es Gerente de Instalaciones en 37 estudios de Orangetheory en San Diego, Condado de Orange y San Francisco.

Desafío

Además de supervisar las instalaciones y el mantenimiento de cada estudio, Mark tiene una amplia gama de responsabilidades en contabilidad, administración de TI y más. La carga de las llamadas telefónicas y los correos electrónicos impedía que Mark usara sus múltiples funciones a la vez. Mark necesitaba una forma simplificada de atender todas las solicitudes de trabajo de mantenimiento en un solo lugar, para poder organizar y escalar el mantenimiento y las operaciones en todas las ubicaciones de Orangetheory.

Solución

Mark recurrió a la solución de orden de trabajo digital de UpKeep para unificar las solicitudes de mantenimiento en un solo lugar y asegurarse de lograr el máximo ahorro de costos en su equipo de entrenamiento.

“UpKeep para mí fue una elección fácil, una, dado el precio, y dos, dadas las capacidades que ofrece UpKeep. UpKeep definitivamente ha agregado un sentido de organización y comunicación que definitivamente no existía antes. Lo bueno de esto también es que nos ha brindado una ventana de oportunidad para crear un plan de juego para cada ubicación, y ciertamente nos ayudó a lograr más de lo que sucedía anteriormente”.

Resultados

Aprovechar las garantías ha significado que Orangetheory ha podido ahorrar cientos de dólares por pieza de equipo. Para hacerlo, la empresa debe poder demostrar que las piezas individuales se desgastan dentro del período de garantía. UpKeep permite un seguimiento completo de los números de serie, así como imágenes del equipo a medida que se desgastan con el tiempo. Por ejemplo, tener 15 tanques de remo de agua cubiertos por la garantía ahorra $180,000 en equipos nuevos.

Comunicación optimizada entre los estudios de fitness y la alta dirección

Mark sabe exactamente lo que está pasando en cada ubicación de Orangetheory en California, sin necesidad de hacer el viaje y evaluar la situación. Mark confía en UpKeep como un dispositivo de informes para informar sobre todo lo que sucede en cada ubicación de Orangetheory. Mark puede procesar las solicitudes de mantenimiento que llegan de los empleados de todos los estudios y asignar órdenes de trabajo a los proveedores externos apropiados.

Con un flujo optimizado de comunicación en tiempo real dentro de la aplicación UpKeep, Mark pudo organizar y realizar un mejor seguimiento de las solicitudes de mantenimiento que estaban pendientes y las que se completaron. “Antes de UpKeep, podían llegar a las cosas si podían llegar a las cosas. Y la mitad de las veces, simplemente no había una línea de tiempo que dijera: "Oh, sí, hicimos esto el año pasado en este momento" o "Sabes qué, nunca recibí un correo electrónico sobre esto". Ahora , Mark tiene una fuente de verdad y puede informar a la gerencia exactamente cuándo se completan las solicitudes de mantenimiento a tiempo.

Mayor confiabilidad del equipo con mantenimiento preventivo

Cuando un Orangetheory tiene un problema de HVAC, previamente tenía que llamar o enviar un correo electrónico para obtener ayuda de un técnico de mantenimiento. Con UpKeep, cada empleado de la tienda puede enviar una solicitud de trabajo para reactivar los problemas, de modo que se manejen de manera oportuna para brindar la mejor experiencia posible a los clientes. Cuando investigó por primera vez el software de gestión de órdenes de trabajo y mantenimiento, Mark quería una herramienta que fuera la más fácil de usar para los gerentes de estudio. La sencilla aplicación móvil de UpKeep permite que cualquier director de estudio envíe una solicitud de trabajo cuando una máquina no funciona.

La confiabilidad del equipo y el equipo funcional son críticos para cada estudio. Si una cinta de correr no funciona, Orangetheory tendría que limitar potencialmente el tamaño de una clase si está llena. La solución de administración de mantenimiento de UpKeep permite que cada ubicación realice un mantenimiento regular de los equipos para garantizar que cualquier persona que desee asistir a una clase de acondicionamiento físico pueda hacerlo con facilidad y seguridad. Mark puede asignar fácilmente órdenes de trabajo a proveedores en UpKeep. “Incluir a alguien que no es parte de nuestra organización, pero que aún es responsable de estos boletos, fue un cambio de juego. Porque eso, de nuevo, eliminará a alguien como yo, que en realidad es solo un reportero o un intermediario”. Mark redujo su trabajo administrativo y permitió que UpKeep se encargara de la comunicación con los proveedores en segundo plano, mientras se enfoca en optimizar las operaciones de las instalaciones para brindar una experiencia sin igual al cliente.

El seguimiento de la garantía conduce a más de $100,000 en ahorros en costos de reparación

Mark ha implementado el mantenimiento de rutina de los equipos en todos los estudios cada mes por razones de responsabilidad y para mantener las garantías bajo control. Si el trabajo de mantenimiento no se realiza regularmente en el equipo de entrenamiento, la empresa no podrá cubrir los costos de piezas y mano de obra bajo las garantías del fabricante del equipo de entrenamiento.
Mark compartió que UpKeep le ha ahorrado "cientos por pieza de equipo". Durante tres años, cada ubicación de Orangetheory tiene garantizado el reemplazo gratuito de piezas, siempre que puedan demostrar que las piezas mismas están desgastadas. Pueden mostrar en UpKeep los números de serie y las imágenes de los remeros a medida que se desgastan con el tiempo. Por ejemplo, un tanque de remo de agua de reemplazo en una ubicación de Orangetheory cuesta $125. Y ese lugar tiene 15 remeros de agua. “En lugar de gastar $180,000 en nuevos remeros de agua en este lugar en particular, podemos cubrir los costos con la garantía”, compartió Mark.

En las 37 ubicaciones, la capacidad de seguimiento de la garantía de UpKeep le ha ahorrado a Orangetheory $ 83,000 por año solo en ahorros de costos de reemplazo de piezas solo en sus máquinas de remo. “El seguimiento de la garantía es un gran activo para nosotros en 37 ubicaciones. Desde el punto de vista del equipo, estamos buscando decenas de miles de dólares cada año en ahorros. El seguimiento del mantenimiento preventivo con la aplicación UpKeep será aún mayor”.

La priorización perfecta de las órdenes de trabajo conduce a una mayor eficiencia

Con UpKeep, Mark puede indicar fácilmente el nivel de prioridad de una orden de trabajo y ayudar a su equipo a saber qué problemas abordar. “UpKeep es extremadamente valioso porque, como departamento de un solo hombre, no hay forma de que pueda estar en todas partes en todo momento”, dijo Mark. Antes, no había forma de indicar de forma segura en un espacio todas las órdenes de trabajo pendientes y de menor prioridad que debían completarse en el futuro. Esto a veces daría lugar a mantenimiento diferido o trabajo que sería olvidado.

Ahora, Mark ha revitalizado cómo el mantenimiento se lleva a cabo rápidamente y en el mejor interés de su negocio. “Puedo comenzar a categorizar las órdenes de trabajo de menor prioridad por ubicación y agruparlas, para saber cuándo hay tiempo, recursos y/o dinero disponibles, y queremos, digamos, pintar esta pared en una de las ubicaciones, siempre puedo vuelva a él marcando el nivel de prioridad más bajo en UpKeep y agregue fotos, además de mantener notas actualizadas. Ya lo tengo archivado y lo clasifiqué en esa ubicación específica”.

Mayor visibilidad en toda la empresa sobre el estado de las órdenes de trabajo a través de actualizaciones

Mark puede comenzar su día sabiendo exactamente el estado de las órdenes de trabajo de mantenimiento que se realizan en las 37 ubicaciones, sin hacer una sola llamada telefónica. Todo lo que tiene que hacer es abrir su aplicación UpKeep y desplazarse por todas las órdenes de trabajo en curso.

Una vez que Mark consigue un proveedor para que se ocupe de la solicitud de mantenimiento, puede hacer un comentario en la sección de actualizaciones de órdenes de trabajo para notificar al gerente del estudio el estado de su solicitud. “Sobre el boleto de UpKeep, podemos ir y venir con cualquier pregunta. Esto también me brinda una forma y una ventana para poder comunicarme con los gerentes de mi estudio en términos de cuáles son los problemas y brindarles estados actualizados de sus boletos de UpKeep”.

Una asociación duradera basada en el compromiso mutuo con el cliente

Cuando comenzó COVID-19, Orangetheory fue uno de los muchos clientes de UpKeep que experimentaron impactos en su negocio. Con los gimnasios obligados a cerrar, Orangetheory congeló sus cuentas de miembros. De manera similar, UpKeep detuvo la cuenta de Orangetheory, ya que su fuente de ingresos se vio afectada. Los clientes sobre los ingresos son fundamentales para la misión de UpKeep, al igual que Orangetheory prioriza el éxito y el bienestar de sus propios clientes.

A diferencia de otros proveedores de CMMS, UpKeep actuó rápidamente para garantizar que todos los clientes se sintieran respaldados durante tiempos sin precedentes. “Ustedes fueron amables al trabajar con nosotros y poner nuestros servicios en espera mientras nuestras ubicaciones estaban cerradas. Eso definitivamente fue positivo para nosotros, porque si bien nuestros costos con UpKeep no son elevados, sigue siendo un costo para el que no teníamos dinero en ese momento. Y fue muy amable de parte de UpKeep poder posponer nuestros servicios y permitirnos congelar nuestros servicios durante nuestros momentos más desesperados”. Tanto para Orangetheory como para UpKeep, poner a los clientes primero fue una decisión fácil de tomar en tiempos difíciles.

“Y ahora que estamos nuevamente en acción, UpKeep definitivamente se está utilizando. De hecho, me siento un poco culpable porque probablemente tengo siete u ocho solicitudes pendientes en este momento que ni siquiera he visto”, dijo Mark. Incluso cuando el mundo reabre, esto sigue siendo lo mismo: UpKeep y Orangetheory tienen una asociación duradera, una que depende de los clientes al frente.