El Centro de Almacenamiento de Vecindario mantiene a su personal de mantenimiento responsable.

Desafío

Neighborhood Storage Center tenía un sistema que ayudaba a la empresa a registrar casos de mantenimiento, que incluía dos niveles. El primer equipo se encargaba de la limpieza diaria y el mantenimiento básico, mientras que el segundo equipo gestionaba proyectos especializados como pintura, reparación de portones o gestión de problemas eléctricos.

“El principal problema de nuestro antiguo sistema era la falta de un lugar consolidado que reuniera toda nuestra información”, dijo Todd Rudnianyn, Asociado de Ventas de Bienes Raíces. “No teníamos un lugar donde todos pudieran obtener actualizaciones sobre casos de mantenimiento, fotos u otros datos. Teníamos acceso limitado; los gerentes solo tenían copias impresas de los informes más antiguos en cada ubicación. Queríamos una solución que permitiera a todos ver lo que estaba pasando con todos los casos de mantenimiento en tiempo real, en cualquier lugar”.

Solución

Neighborhood Storage Center tomó la decisión de cambiar a la solución móvil primero de UpKeep . La empresa descubrió que el sistema de administración de mantenimiento computarizado (CMMS, por sus siglas en inglés) de UpKeep brindaba exactamente lo que necesitaban: la capacidad de estar al tanto de todas sus solicitudes de mantenimiento en toda la empresa.

“Me encanta”, dijo Ashley Ferraro, directora sénior de operaciones. “Es mucho más fácil de administrar, especialmente con la aplicación móvil. Todd y yo lo descargamos en nuestros teléfonos para que podamos ver fácilmente cuándo las personas crean casos de mantenimiento, actualizan información o los cierran”.

Mantener al personal de mantenimiento responsable

Cuando los técnicos de mantenimiento de Neighborhood Storage Center reciben una solicitud en UpKeep, pueden ver todos los antecedentes e instrucciones de forma inmediata y clara. Una vez que los técnicos llegan a la ubicación, pueden registrar el trabajo realizado, tomar fotografías y registrar toda la información en el sistema en tiempo real.

“Desarrollamos protocolos sobre lo que deben hacer los técnicos, por ejemplo, si abren un caso de alta prioridad”, explicó Todd. “Esos casos significan que deben manejarse de inmediato. Podemos ver si los técnicos cumplieron y hacerlos responsables”.

Un ejemplo es el mantenimiento de puertas de seguridad en los lugares de almacenamiento. Las puertas deben funcionar correctamente en todo momento para permitir que los clientes accedan a sus pertenencias y mantener la seguridad de toda la propiedad.

“Si se rompe una puerta y tenemos que dejarla abierta por la noche, el equipo del administrador del sitio debe tener en cuenta que se trajo una patrulla adicional”, explicó Todd. “Una vez que la puerta esté reparada, las notas y las fotos deberían estar en el sistema para que podamos verificar en línea que la puerta está en buen estado de funcionamiento nuevamente”.

Ashley agregó: “Todo es blanco y negro, justo ahí para que lo veas, así que no hay dudas. He tenido algunos casos que no se realizaron de acuerdo con la solicitud. Rápidamente pude mirar el caso, ver que había que hacer más y agregar una nota de lo que tenía que suceder para que el caso se completara”.

Creación de una base de datos de información

Actualmente, Neighborhood Storage Center está cargando todos sus datos de inventario en UpKeep. “Ya tenemos toda la información de la puerta y las partes de la computadora en el sistema”, dijo Todd. “Para el próximo trimestre, todo nuestro inventario estará en UpKeep, por lo que sabremos exactamente dónde está todo”.

A medida que se completan los casos de mantenimiento, la empresa también construye un historial de su equipo y de cualquier problema que se haya resuelto con el tiempo.

“Dado que los técnicos de mantenimiento ahora agregan fotos, podemos ver exactamente lo que hicieron y cuándo lo hicieron para resolver un problema”, explicó Todd. “En el pasado, podíamos tener una fuga de aire acondicionado en un lugar. Un técnico puede estar pensando: 'Creo que esta unidad se filtró antes, tal vez hace dos o tres años, pero no recuerdo exactamente'. Ahora, tenemos un historial completo de lo que sucede con cada activo en cada ubicación”.

A medida que la empresa construye sus datos, espera poder establecer KPI y objetivos más detallados en el futuro, ayudando al equipo de administración a tomar decisiones comerciales aún más inteligentes.